Лабораторная работа №3 создание шаблона для бланка письма

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документированием называется процесс подготовки и создания документа.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, зафиксированной в документах.

Классификация документов

Документы классифицируются по следующим основаниям:

• по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-, кино-, акустические)

• по содержанию: организационно-распорядительные (ОРД), финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, бух. учета, учета личного состава и т. д.

• по применению - приказы, положения, протоколы, правила, уставы, отчеты, письма, заявления, акты и т. д.

• по видам - типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные

• по степени сложности - простые, сложные

• по месту составления - внешние, внутренние

• по срокам исполнения - срочные, несрочные

• по происхождению - служебные и официально-личные(именные)

• по степени гласности - обычные, секретные, для служебного пользования

• по юридической силе - подлинные и подложные

• по назначению - подлинники (оригиналы), копии, отпуски, выписки, дубликаты

• по сроку хранения - постоянного срока хранения, до 10 лет, свыше 10 лет

• по роду деятельности - плановые, стандарты и технические условия, первичного учета, по ценообразованию, отчетно-статистические, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторские, технологические и т.д.

В 70-80-е годы разработан ОКУД (общесоюзный классификатор управленческой документации), в которой предусмотрена система кодификации документов (7 разрядов)

• класс форм документов (02-ОРД)

• подкласс форм (71 - по личному составу)

• номер формы внутри подкласса (020 - анкета)

• контрольные числа

Процесс документооборота состоит из следующих этапов:

• создание документов,

• прием-передача документов,

• организация движения документов внутри организации,

• регистрация и контроль исполнения,

• организация хранения документов.

В настоящее время, которое характеризуется широким применением компьютеров в сфере управления, для организации документооборота применяются следующие типы программного обеспечения:

• текстовые редакторы

• электронные таблицы

• СУБД

• система электронной почты и т. д.

Создание документа - функция руководителей и специалистов. Оформление документов входит в обязанности секретарей или службы документационного обеспечения. Служебные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Большинство документов организации оформляется на бланке. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Элементы официального документа, наиболее часто используемые при оформлении документов, называются реквизитами. Для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом.

Постоянный реквизит документа - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа. Переменный реквизит документа - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Существуют следующие типы бланков:

• общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа

• бланк конкретного вида документа(кроме письма)

• бланк для письма

• должностной бланк (бланк должностного письма).

Для создания документов на компьютере используются текстовые редакторы.

Рассмотрим работу с текстовым редактором Word для Windows.

В редакторе Word любой документ создается на основе некоторого шаблона.

Шаблон - это файл, хранящийся отдельно от файла документа. Шаблон может содержать:

• определения форматов,

• макрокоманды,

• элементы Автотекста,

• шаблонный текст и т.д.

Шаблонный текст - это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, созданном на основе этого шаблона. Таким образом, шаблон документа является электронным аналогом бланка.

Цель данной лабораторной работы - разработка шаблона бланка для писем и создание документа (т.е. письма) на основе разработанного шаблона.