16. Коммуникации и их разновидности. Управленческая информация

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией.

Коммуникация - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (посредством языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.).

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.

Виды коммуникаций:

1. Коммуникации между организацией и ее средой

Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации.

2. Коммуникации между уровнями управления и подразделениями

Это коммуникация руководитель-подчиненный и коммуникация между руководителем и группой; Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень и это - вертикальная коммуникация. Она может идти сверху вниз и являться нисходящей. Примеры такой коммуникации - распоряжения вышестоящего руководства, цели для подразделений, информация об изменениях в деятельности (например, будет производиться выход на новый рынок).

3. Неформальные коммуникации

Вся организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Каналом неформальной коммуникации являются слухи, один из самых быстрых способов распространения информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией.

16. Деловое совещание и его задачи. Вопросы, классификация, подготовка и проведение деловых совещаний.

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания. Это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Одна из основных задач ведущего делового совещания- вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Каждый участник имеет право на свою точку зрения и отстаивает её. Поведение деловых совещаний: 1) решается вопрос о необходимости совещания, 2) затем – состав совещания- сколько человек и кто, 3) Наилучший день для совещания — среда или четверг (наилучшая работоспособность) 4)Совещания лучше проводить во второй половине дня (так же лучшая работоспособность – в 11 часов утра и 16 часов дня, 5) заблаговременное оповещение участников совещания, 6)Проведение совещания. 40-45 минут, затем перерыв 30-40 минут, 7) ведётся протокол совещания 8) подведение итогов