5.3 Оценивание, анализ и улучшение программы

5.3.1 Служба качества при участии представителя высшего руко­водства ГОУ ВПО ИГХТУ — первого проректора — периодически и по результатам выполнения годовой программы аудита осуществляет мониторинг и анализ программы аудита, для чего:

• оценивает результативность выполнения плана-графика вну­тренних аудитов (п. 5.2.3; 5.2.4);

• определяет достаточность компетентности аудиторов по результатам оценивания их работы (п. 5.2.4);

• обобщает сведения, полученные от кафедр ГОУ ВПО ИГХТУ, о динамике изме­нений показателей после реализации мероприятий, осуществленных по результатам аудитов;

— оценивает положительные и отрицательные стороны в организации аудитов, методах проверок и других процедурах программы аудита.

5.3.2 По результатам анализа программы аудита (п. 5.3.1) могут быть предприняты действия по улучшению подготовки аудиторов, корректировке методов, улучшению документации, по мотивации и стимулированию службы качества и усилению ее состава, а также другие корректирующие и предупреждающие действия.

ДП-ИГХТУ-8.2.2-05-2010

Решения по улучшению программы аудита должны быть при­няты на уровне высшего руководства ГОУ ВПО ИГХТУ (ректората).

6. Аудит на кафедре

6.1 Общие положения

6.1.1 В соответствии со сроками, указанными в плане-графике внутренних аудитов (п. 5.2.1), служба качества организует, а ауди­торская группа реализует план аудита соответствующей кафедры ГОУ ВПО ИГХТУ.

Последовательность и содержание действий при аудите кафедры приведены на рисунке 2.

ДП-ИГХТУ-8.2.2-05-2010

Рисунок 2. Последовательность действий при аудите.

6.2 Подготовительная работа

6.2.1 В соответствии с п. 5.2.2 руководитель службы качества формирует аудиторскую группу с учетом специфики проверяемой кафедры.

ДП-ИГХТУ-8.2.2-05-2010

Состав аудиторской группы, ее цели и задачи утверждает первый проректор ГОУ ВПО ИГХТУ своим распоряжением.

2. Аудиторская группа анализирует имеющуюся в службе качества информацию (документы) о деятельности проверяемой кафедры и при необходимости запрашивает дополнительные све­дения.

3. На основании анализа документов по п. 6.2.2 и в со­ответствии с общими целями программы внутреннего аудита (п. 4.2, 5.1.2) руководитель аудиторской группы составляет перечень проверяемых объектов. Пример оформления перечня представлен в приложении 1.

6.3 Предварительное взаимодействие

1. Утвержденный перечень проверяемых объектов (п. 6.2.3) заблаговременно доводят до сведения заведующего кафедрой ГОУ ВПО ИГХТУ. При необходимости руководитель аудиторской группы дает пояснения.

2. Время проведения проверки и проверяемые участки ру­ководитель аудиторской группы при необходимости уточняет с заведующим кафедрой ГОУ ВПО ИГХТУ.

6.4 Проведение проверки

6.4.1 Непосредственной проверке «на месте» должно предше­ствовать вступительное совещание, которое проводит руководитель аудиторской группы и на котором должны присутствовать члены аудиторской группы, руководящий состав кафедры ГОУ ВПО ИГХТУ, ответственные за процессы СМК.

На совещании должны быть рассмотрены следующие вопро­сы:

• представление участников и изложение их роли;

• подтверждение целей и плана проведения аудита, перечня проверяемых объектов;

• методы и процедуры проверок;

• принципы взаимоотношений проверяющей и проверяемой сторон;

• уточнение времени работы;

• критерии, по которым принимается заключение.

6.4.2 Члены аудиторской группы собирают информацию непосредственно на рабочих местах, используя следующие методы:

- опрос руководителей и исполнителей работ;

- наблюдение за работой, производственной средой и усло­виями;

- анализ документации, включая записи, сводных и других данных.

При опросе должны соблюдаться принципы аудита (п. 4.4.), а также учитываться следующие рекомендации, например:

- опрашивать следует тех лиц, которые отвечают за объекты, внесенные в утвержденный перечень (п. 6.2.3);

- опрос следует начинать с просьбы к собеседнику описать его работу в соответствии с должностной инструкцией;

- во время опроса собеседник не должен чувствовать себя скованно;

- собеседник должен быть уверен, что аудитор своими вопро­сами помогает решать проблемы кафедры ГОУ ВПО ИГХТУ;

ДП-ИГХТУ-8.2.2-05-2010

- собеседник должен быть уверен, что задача аудита — поиск слабых и сильных сторон системы, а не поиск «виновных лиц», хотя высокие достижения конкретных лиц должны быть отмечены.

Во время сбора информации аудиторы ведут записи (свидетель­ства аудита), содержащие изложение качественных и количествен­ных фактов, связанных с критериями аудита.

Аудиторы рекомендуют представителям кафедры записывать основные моменты и результаты опроса.

6.4.3 Члены аудиторской группы после сбора информации должны коллективно обсудить и оценить зафиксированные сви­детельства аудита, сформулировать наблюдения, которые должны указывать на степень соответствия критериям.

Каждый объект проверки целесообразно оценивать, например, по результативности управления и результативности в достижении целей подразделения (приложение 1).

Наблюдения заносят в графу «Результаты проверки» утвержден­ного перечня проверяемых объектов (приложение 1).

Аудиторская группа оценивает результативность процессов СМК, в которых участвует кафедра ГОУ ВПО ИГХТУ, динамику показателей, возможности улучшения и дает рекомендации по дальнейшему совершенство­ванию деятельности.

6.4.4 Руководитель аудиторской группы проводит заключительное совещание, на котором, как правило, присутствуют все участники вступительного совещания (п. 6.4.1).

На совещании должны быть представлены наблюдения аудита и заключение как выходные данные аудита. Заключение должно быть изложено в форме, понятной для последующей разработки мероприятий по результатам аудита.

Возникшие разногласия должны быть обсуждены. Если разно­гласия остаются, то они должны быть зарегистрированы в отчете (п. 6.5.1).