1. Виновное лицо имеется

Д44 К94 на сумму недостачи в пределах норм естественной убыли

Д73.расчеты по возмещению материального ущерба К94 на сумму недостачи сверх норм убыли, отнесенной за счет виновных лиц (т.к. на счете 41 товар числится с учетом торговой наценки, то есть по продажной цене и ранее нами была сделана запись Д94 К41, то сейчас в 73 попадает уже именно продажная стоимость товара)

Д70 К73 – на сумму недостачи, удержанной с з/п виновника

Если взыскание производится на основании исполнительного листа, выданного судебным органом, то отражается запись Д76 К73 на сумму недостачи, принятую судом к взысканию с виновного лица. Такая запись оформляется при получении организацией исполнительного листа.

Возможна ситуация, когда суд примет к взысканию сумму, меньшую, чем сумма недостачи. Тогда разницу надо будет отнести в расходы записью Д91 К73.

Если виновное материально ответственное лицо добровольно возмещает сумму ущерба путем внесения денежных средств в кассу, то делается запись Д50 К73 – поступила в кассу организации сумма по возмещению ущерба, нанесенного недостачей. И в любом случае при погашении ущерба признается доход, скомпенсированный виновным лицом торговой наценки Д98 К91.

2. Виновного лица нет

Д91 К94 – на сумму недостачи сверх норм естественной убыли, отнесенную за счет организации

В организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, часто встречается ситуация, когда по результатам инвентаризации выявляется пересортица товаров. Пересортица – появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образованных в результате пересортицы. Однако такой зачет возможен только при соблюдении следующих условий:

• выявленные излишки и недостача образовались за один и тот же проверяемый период;

• излишки и недостача выявлены у одного и того же материального лица;

• зачет возможен в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.

Если после проведения зачета недостача излишками по пересортице стоимость недостающих товаров все еще превышает излишек, то разница в их стоимости относится на виновное лицо. Если виновные в пересортице лица не установлены, то разницы рассматриваются как сверхнормативные и списываются в Д91.

Пример: В результате инвентаризации на складе организации выявлена недостача 50 кг муки высшего сорта по цене 12 руб. за кг на общую сумму 600 руб. и излишек муки первого сорта 100 кг по цене 8 руб. за кг на общую сумму 800 руб. Руководитель принимает решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек муки первого сорта принимается к учету по рыночной цене 8 руб. 30 коп. за кг. В результате зачета недостачи 500 кг муки высшего сорта по цене 12 руб. излишками муки первого сорта по цене 8 руб. получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 200 руб. (= 50 × (12 – 8)), которое отнесено на виновное лицо. Окончательный излишек муки первого сорта в количестве 50 кг принимается к учету на сумму 415 руб. (50 × 8,3).

Д94 К41 200 – отражено превышение недостачи над излишком

Д94 К68 20 – восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишком

Д41 К91 415 000 – приняты к учету излишки муки первого сорта после зачета

Д73 К94 220 – недостача отнесена на виновное лицо

Д70 К73 220 – удержано из з/п работника

В налоговом учете выявленные при инвентаризации излишки приходуются по рыночной цене (п.20 ст. 250 НК). Что касается недостач, то их стоимость уменьшает налогооблагаемую прибыль в двух случаях:

1. недостача находится в пределах норм естественной убыли, утвержденных правительством;

2. причина недостачи – хищение, виновное лицо которого не установлено. При этом фактическое отсутствие виновных лиц должно быть документально подтверждено. А по мнению Минфина для этого нужно получить заверенную копию постановления о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечения в качестве обвиняемого. Тогда в расходах можно будет признать недостачу на полную стоимость.

НК не содержит такого понятия, как пересортица. Не предусмотрена в нем и возможность зачета между излишками и недостачами. Между тем имеются прецеденты решения арбитражных судов, допускающих такой зачет. Их несколько, запишем саамый свежий. Постановление ФАС Московского округа от 11 марта 2009 года № КА-А40/1255-09. В соответствии с п. 5 ПБУ 5 материальные запасы, которые материально устарели, полностью или частично потеряли свои первоначальные качества, либо текущая первоначальная стоимость которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного периода за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Резерв под снижение стоимости образуется за счет финансовых результатов на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью МПЗ, если последняя выше. Резервы под снижение стоимости учитываются на счете 14. Инструкция по применению Плана счетов устанавливает, что счет 14 используется в том числе и при создании резервов под снижение стоимости товаров и ГП. Образование резерва Д91 К14.