Практические рекомендации по организации пресс-центра

(Журнал «Советник»,март 1008 г.,№3,с.4-9)

Хотя назначение и общие принципы работы пресс-центра традиционны, его концепция и функциональные задачи могут существенно различаться в зависимости от статуса, формата, продолжительности и иных качеств мероприятия. Он может иметь сугубо техническое назначение и представлять собой соответствующим образом оснащённое помещение, где журналисты готовят материалы и откуда отправляют их в редакции. А может быть местом, где творится чуть ли не основная интрига мероприятия: где вип-персоны делают сенсационные сообщения, встречаются с журналистами для приватных бесед и интервью, происходит неформальный обмен мнениями по животрепещущим вопросам и затеваются открытые дискуссии с участием самых компетентных лиц и даже рождаются новые события.

Но в любом случае пресс-центр создаётся прежде всего для СМИ, для журналистов и не только помогает им отражать атмосферу мероприятия, но и сам демонстрирует отношение организаторов к прессе.

По уровню технических и логистических решений пресс-центр – самый сложный объект мероприятия: обеспечение прямых трансляций, работы сети из нескольких сотен компьютеров,3-5 залов для пресс-конференций и т.д.

Что включает в себя современный функциональный пресс-центр?

Зал для пресс-конференций. Если их предусмотрено несколько, самый большой должен вмещать в себя минимум треть аккредитованных представителей СМИ. Для журналистов необходимо предусмотреть свои отдельные линии (теле и радио),если есть синхронный перевод, следует вывести несколько звуковых каналов: для языка оригинала и тех, на которых идёт перевод. Подиумы для телекамер (райзеры) и микрофоны – места для них следует определять после консультаций с техническими специалистами. Кабины для конкретных телекомпаний и радиостанций бронируются на всё время мероприятия.

Stand –up –позиция – конструкция, которая используется во время выхода телекорреспондентов в прямой эфир. Обычно устанавливается в живописных местах с таким расчётом, чтобы ничего не мешало оператору и репортёру. Её наличие облегчает работу, особенно если она оснащена всем необходимым. Эксплуатируется она время от времени и может использоваться в режиме временного использования.

Территория для отдыха и питания. Это пространство оборудуется так, чтобы отдыхая, можно было оставаться в курсе всего происходящего: видеть изображения на мониторах, слышать информацию по громкой связи. Здесь же кстати будет свежая пресса и Wi-Fi-доступ в Интенет.

Общая рабочая зона – это зал, где располагаются оборудованные компьютерами и другой оргтехникой места для непосредственной работы журналистов. Тут обязательны телефоны и точки для подзарядки мобильников, для подключения ноутбуков. Репортёры предпочитают не менять занятого однажды места.

Комнаты для интервью и переговоров – тихие помещения для комфортного общения журналистов с ньюсмейкерами.

Стоянка для спецавтотранспорта СМИ должна быть расположена недалеко от пресс-центра с таким расчётом, чтобы ничто не мешало прохождению теле-радиосигналов с передатчиков, установленных в автомобилях. Место это лучше выбирать после консультации со специалистами теле-радиокомпаний.

Помещение организаторов. По сути, это штаб и база материально-технического снабжения мероприятия.

Говоря о работе пресс-центра следует упомянуть внутреннее телевидение, которое обеспечивает вещание на территории пресс-центра. На экраны в прямом эфире или в записи транслируется ход мероприятия и программы новостных каналов. Внутреннее телевидение может сопровождаться оригинальным дикторским текстом, использоваться для объявлений общего и частного характера (которые могут иметь срочный характер).С этой целью могут использоваться громкая связь, бегущая строка, лента новостей на сайте для прессы, сообщения на информационных стойках, рассылка СМС на мобильники журналистов.

Некоторые организационные функции можно доверить хост-бродкастеру (главной телевещательной компании мероприятия). Хост –бродкастер отвечает за график работы телевизионных групп на stand-up-позициях, перед началом форума консультирует организаторов по техническому обустройству залов.

Важно помнить о роли сервера пресс-центра. Компьютеры здесь объединены в сеть и имеют доступ в Интернет, а также к общим внутренним документам (к папкам с фотографиями и информационными материалами). Следует предусмотреть резервный сервер и источник энергоснабжения.

Иногда пресс-центр может иметь национальный или географически-климатический акцент (юрта, шатёр, палатка).То же относится к планированию зон отдыха и работы – вместо кресел и стульев можно предложить ковры или подушки. Главное, чтобы антураж соответствовал концепции мероприятия.

Состав команды пресс-центра до, во время и после мероприятия различается.

Событие началось – число сотрудников определяется из расчёта как минимум 1 сотрудник на 100 человек, включая участников, журналистов и гостей. Увеличение числа сотрудников по мере развития событий обусловлено логикой процесса, ведь в ходе подготовки к мероприятию основная задача пресс-центра – планирование и составление технических заданий, информационных материалов, а также аккредитация прессы(этот процесс можно максимально автоматизировать).

Непосредственно в дни события функции и задачи персонала становятся шире и не всегда поддаются жёсткому регламентированию. Поэтому стоит организовать специальные тренинги, в ходе которых отрабатываются штатные и нештатные ситуации. Все сотрудники должны иметь пакет документов, включающий в себя сценарии и график запланированных мероприятий, перечень прямых обязанностей и вариантов действий в прогнозируемых нештатных ситуациях.

Иногда нелишне бывает поделить сотрудников на группу «встречающих» и «менеджеров зала». Первые обеспечивают своевременное появление спикеров у двери в пресс-зал, вторые помогают им разместиться и координируют вопросы технического обслуживания.

Одна из групп постоянно работает с информацией: обрабатывает записи пресс-конференций, заявлений участников, протоколы заседаний рабочих комитетов мероприятия, готовит и рассылает пресс-релизы.

Стоит позаботиться о предварительных экскурсиях по пресс-центру представителей некоторых спикеров с целью презентации возможностей площадок. На этих экскурсиях менеджеры, которые отвечают за сопровождение, могут лично оговорить с представителями будущих клиентов регламент работы с ними. Сами экскурсии выполняют функцию пиара самого пресс-центра.

Близки к пресс-центрам по своему функциональному назначению государственные и коммерческие структуры, ориентированные на связи с общественностью, на поддержание оптимальных связей не только со СМИ, но и со всеми социальными институтами, с общественностью в целом. Управления информации министерств и ведомств, поддерживая контакты со СМИ, снабжая их материалами по запросам редакций, в то же время способны и самостоятельно провести информационную акцию в поддержку собственной позиции. Например, Департамент информации и печати МИД РФ самостоятельно поддерживает плодотворную работу иностранных журналистов, обеспечивает информацией российские СМИ, проводит пресс-конференции, участвует в международных мероприятиях (информационные форумы, симпозиумы, конференции).

На региональном уровне контакты с журналистами весьма разнообразны по форме и содержанию.

Основные направления деятельности пресс-службы – 1)мониторинг СМИ и 2)проведение мероприятий и взаимодействие со СМИ.Общая численность сотрудников пресс-службы может быть не более пяти человек,а её руководитель по своему статусу будет соответствовать уровню начальника отдела.При работе по системе аутсорсинга (работа с ПР-агентством),в составе П – С оставляют руководителя и секретаря.Для повышения паблисити,отдачи и сохранения информации желательно иметь профессионального фотографа и оператора,с каждым заключается договор о сохранении ха компанией авторских прав на фото-видеодокументы.

Пресс-бюро может быть открыто в государственном учреждении, общественно – политической организации, коммерческой структуре. Пресс-бюро готовит пресс-релизы, корреспонденцию для прямой почтовой рассылки, выходит на связь с редакциями СМИ.

Пресс-клуб – профессиональное объединение журналистов, регулярно устраивающее встречи с популярными политиками, коммерсантами, деятелями культуры. Московский пресс-клуб был создан в 1991 г.

Деловая встреча бизнесменов с представителями СМИ проходит обычно в рамках крупных мероприятий международного или всероссийского уровня

«Круглый стол» организуют редакции газет, приглашая специалистов (экспертов) для обсуждения очередных проблем

Неформальные встречи с журналистами принимают форму «званого обеда для журналистов».

Пресс-секретарь – ключевая фигура пресс-службы.. Его деятельность воплощает стиль отношений руководства с общественностью (со СМИ и с журналистами).

Функции пресс-секретаря определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности вашей организации. В работе пресс-секретаря со СМИ можно выделить ряд направлений

*освещение мероприятий, проводимых организацией, в СМИ

*постоянное информирование СМИ о деятельности организации

*организация совместно со СМИ общественных акций

*подготовка программ на ТВ и радио

*сотрудничество со специализированными изданиями (полоса или рубрика в газете –журнале)

*организация брифингов, пресс-конференций

*формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий

*формирование круга «доверенных журналистов», которые постоянно будут сотрудничать с вашей организацией

*подготовка информационных материалов и имиджевых статей, касающихся деятельности организации

*организация интервью руководства организации

*мониторинг всех материалов, вышедших в СМИ, создание архива

*формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ

*сотрудничество с другими пресс-службами, департаментами по связям с общественностью

*сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций

*написание статей в газетах и журналах

*выпуск собственного печатного издания.

Типология мероприятий, направленных на установление отношений со СМИ.

Пресс-конференция – заранее спланированная акция в сфере связей с общественностью, основанная на тщательно выбранном информационном поводе. Цель П-К – способствовать адресному распространению информации среди редакций СМИ.

Виртуальная п-к в Интернете – новый вид классической п-к. Выигрышные черты –

*высокая степень демократичности – итоговыми материалами могут воспользоваться любые аккредитованные журналисты.

*глобальность – вопросы могут задавать участники, находящиеся в любой точке

*есть возможность задавать уточняющие вопросы и менять направление дискуссии

*постоянство, доступность и долгосрочность – информация и фотографии доступны круглосуточно, их легко обрабатывать и использовать при подготовке журналистских материалов.

Брифинг – ПР-мероприятие, отличающееся от пресс-конференции меньшим масштабом и посвящённое промежуточным итогам эпохальных новостных событий. Пресс-секретарь выступает одновременно в роли модератора (ведущего) и поставщика информации. Функции – представить информацию, дать комментарий и прогноз.

Пресс-тур – мероприятие на месте события с предоставлением подробного репортажа. Позволяет осуществить фото-и видеосъёмку в соответствии со стандартами и фирменным стилем каждого СМИ.

Пресс-завтрак – неформальная встреча корпоративных экспертов с журналистами. Цель – конфиденциальное или кулуарное обсуждение сложных проблем бизнеса или зондирование мнений журналистского сообщества по деликатным корпоративным проблемам.

Интервью – активно используется в индивидуальной работе с особо значимыми СМИ. Виды: очное (при личной встрече),заочное(в письменном виде и растянутое во времени), виртуальное (Интернет).

Пресс-пул – форма взаимодействия с журналистами из специализированных, профессиональных или отраслевых изданий. Цели пресс-клуба или пресс-пула – установление личных дружеских отношений с журналистами, которые задают тон в освещении ключевых проблем, к мнению которых прислушиваются целевые аудитории.

Встреча с журналистами без галстуков – ПР-мероприятие, которое проводится менее регулярно, тематика его менее структурирована и детализирована.. В случае выявления негативного отношения прессы к поступившей информации всегда можно «отыграть назад», заявив, что информация носила конфиденциальный и предварительный характер.

Встречи с главными редакторами – проводятся для руководителей корпоративных ПР-департаментов и пр-агентств с целью выявления специфики изданий или редакционной политики.

День прессы организуется корпоративной пр-службой с целью предоставления журналистам возможности лично познакомиться с системой менеджмента в компании, её производственной базой, выпускаемой продукцией, корпоративной культурой и т.д.

Конкурс среди журналистов на лучший материал о бизнес-структуре или её продукции используется корпоративными ПР-службами для дополнительного стимулирования и более глубоко освещения необходимой проблематики. Критерии оценки победителей конкурсов могут быть различными и зависят от задач, которые решают организаторы. Выделяются следующие показатели, которые учитываются при определении победителей

*общее количество материалов, содержащих позитивную оценку деятельности бизнес-структуры на рынке

*тираж изданий, в которых выходили публикации

*рейтинг и степень охвата данным СМИ целевых аудиторий

*статус СМИ (общенациональный, региональный, местный)

*степень использования в материалах исходной информации, подготовленной корпоративной ПР-службой

*объём и статус материала

*рекламные расценки

*наличие фотографий с изображением логотипа бренда или бизнес-структуры.

Совместные конференции и семинары со СМИ организуются специализированным ПР-агентством совместно с влиятельным печатным СМИ, заинтересованным в освещении крупной проблемы на эксклюзивной основе. Агентство при поддержке одного из своих клиентов берёт на себя все организационные расходы (приглашения ньюсмейкеров, предоставление ведущего, аренда помещений, техническое обеспечение, оплата фуршета и полиграфии). Средство массовой информации же гарантирует широкое освещение ПР-мероприятия на страницах своего издания. Обоюдная выгода такого мероприятия очевидна – СМИ получает право на эксклюзивную информацию, которой нет у конкурентов, ПР-агентство и его клиент получают гарантированные позитивные публикации.

Информационное спонсорство – эффективный инструмент современных СО, поскольку гарантирует позитивное широкое освещение значимых ПР-мероприятий в целевых СМИ. Искусство ПР-специалиста состоит в том, чтобы под каждую акцию грамотно подобрать одно или несколько целевых СМИ, которым оно было бы интересно в силу различных причин: высокая общественная значимость темы, участие широких слоёв общественности, уникальность, присутствие лидеров общественного мнения, профессиональный интерес читателей. В обмен на предоставление площадей на страницах печатных изданий или минут дорогостоящего теле-радиоэфира информационный спонсор получает целый пакет важных услуг: логотип издания размещается на всех ключевых документах (пригласительный билет, программа мероприятия, информационный буклет, постер, уличный щит),ему объявляется специальная благодарность организаторов, информационно-рекламные брошюры и специальный тираж печатного издания-спонсора распространятся на всех мероприятиях акции. Большую популярность в этом плане имеют проводящиеся в период подписных кампаний ежегодные праздники газет.

Тематический образовательный семинар – активно используется в том случае, когда коммерческая структура предполагает вывод на рынок новой, малоизвестной продукции/услуги, которая требует квалифицированного освещения в СМИ и подготовленной соответствующим образом целевой аудитории. Грамотная и оригинальная журналистская подача новинок вызывает гарантированно высокий интерес читательской. зрительской аудитории.

Видеоконференции и телемосты дали возможность общественности различных стран наладить двусторонний или многосторонний диалог с целевыми аудиториями с целью обсуждения глобальных проблем современности. Но в силу высокой стоимости (связь осуществляется с помощью спутникового телевидения) видеоконференции и телемосты получили наибольшее распространение в межгосударственных проектах и в гораздо меньшей степени – в бизнес-секторе. Проведение такого рода акции могут себе позволить лишь крупные транснациональные компании с широко разбросанной по всему миру филиальной сетью.

Структура пресс-службы в органах госуправления

(источники – президентский сайт www. kremlin.ru ,а также работа В.В.Ворошилова «Современная пресс-служба»,см.также Приложения.)

Управление пресс-службы Президента Российской Федерации

обеспечивает связь Президента Российской Федерации со средствами массовой информации.В функции Управления пресс-службы Президента России входит:

*предоставление СМИ сведений о деятельности Президента РФ, об издаваемых им актах,о заявлениях,выступлениях,встречах главы государства и других мероприятиях с его участием;

*организация пресс-конференций,интервью Президента РФ,его встреч с представителями средств массовой информации.иных мероприятиях с участием главы государства;

*обеспечение выступлений Президента РФ в средствах массовой информации; *подготовка и распространение в СМИ видео-,фото – и аудиоматериалов,связанных с деятельностью Президента РФ; *распространение заявлений и сообщений для СМИ; *проведение брифингов по различным вопросам деятельности Президента РФ.

Структура пресс-службы Президента РФ,в которой работает около 40 человек,такова

*отдел аккредитации и брифингов – отдел оперативной информации (занимается среди прочего мониторингом и анализом оперативной информации СМИ о деятельности Президента и его администрации – итогом такой работы становятся обширные отчёты по разным направлениям,как ежедневные,так и еженедельные); *отдел по связям со СМИ – обеспечивает работу официального Интернет – представительства Президента РФ; *отдел аудиовизуальных материалов.

Пресс-служба российского Президента лействует по модели,согласно которой её зона ответственности ограничена лишь медиа-рилейшнз.Делами общего «ПР-обеспечения» занимается Управление по связям с общественностью Администрации ПрезидентаПресс-служба ,в отличие от ПР-службы занимается только информированием,но не интерпретирует события и не управляет журналистской работой.

Пресс-служба Государственной Думы РФ

В отличие от президентских структур функции пресс-службы и связей с общественностью в ГД РФ были объединены в одном подразделении – Пресс-службе (2000 г – около 70 сотрудников).В неё входили

- отдел средств массовой информации

- информационного взаимодействия

- по связям с центральной и региональной прессой

- общественных связей и информационного обеспечения

- телерадиослужбы (с разбивкой на подотделы)

(Чумиков и Бочаров,2003 г,с.428)

Центр общественных связей Федеральной службы налоговой полиции (ЦОС ФСНП)

ЦОС изначально создавался как подразделение,способное вести продуктивную информационно-профилактическую деятельность,развивать и поддерживать цивилизованные отношения между государством (в лице ФСНП) и налогоплательщиками,формировать в обществе лояльное отношение к налогообложению.Центр сочетал функции ПР-службы и пресс-службы и включал в себя следующие подразделения

- 1 отдел,в задачи которого входило взаимодействие со СМИ и общественностью

- отделение,занимающееся культурно-массовой и воспитательной работой,связью с общественными организациями и Музеем налоговой полиции

- 2 отдел – редакционно-издательский

- 3 отдел представлял слбой телевизионную студию ФСНП

(подробно – Чумиков и Бочаров,с.430).

Информационно-аналитический отдел по связям с прессой и общественностью при Министерстве общего и профессионального образования РФ

Подразделения

- сектор связей с прессой и общественностью и сектор «Пресс-экспресс»

- журнал «Вестник образования» и приложение – журнал «Образование»

- структура,координирующая деятельность Содружества негосударственных издательств,выпускающих детскую и педагогическую литературу

- оргкомитет выездных выставок учебного оборудования и учебной книги.

(Чумиков,Бочаров,с.431)

Управление по взаимодействию с законодательными,исполнительными и общественными организациями Министерства финансов РФ

Обеспечивало координацию деятельности подразднлений Минфина с ГД,Федеральным Собранием,президентскими и правительственными структурами,общественными организациями и прессой для достижения согласованности в законотворчестве,упорядочения контроля за ранее принятыми решениями и объективного освещения деятельности Минфина РФ в СМИ.Состояло из отделов

- по взаимодействию с законодательными и исполнительными органами

- по взаимодействию с общественными организациями и средствами массовой информации

- внешнеэкономических связей.

(Подробно – Чумиков,Бочаров,с.432)

Организационные основы деятельности госслужб по СО(структура и функции)

Чаще всего структуры, которые занимаются СО, состоят из

*информационно-аналитического отдела,(выполняет *информационно-аналитическая функцию) – направлена на выработку информационной политики по конкретным напарвлениям гос деятельности,её стратегии и тактики,которые фиксируют движение событий .Она включает тщательное изучение внешних и внутрениих контрагентов,анализ конкретных ситуаций при осуществлении госполитики,оценку общественного мнения,настроений,реакции населения,подготовку массива аналитических данных для принятия наиболее эффективных государственных решений.

Задачи и-а отдела:

1.Сбор и анализ информации социально-полтитического характера,связанной с осуществлением политической и экономической деятельности Правительства и Госдумы Российской Федерации,региональных органов исполнительной и законодательной власти.

2.Мониторинг,анализ состояния и динамики общественного мнения в процессе осуществления экономических,политических и социальных программ и акций.

3.Анализ деятельности региональных СМИ по освещению и интерпретации деятельности федеральных и региональных органов госуправления.

4.Прогнозирование социально-политической ситуации и возможных сценариев развития событий в стране,регионе,субъекте РФ в связи с реализацией инициатив,политических акций,расходов в экономической и социальной политике как федеральных,так и региональных органов власти.

5.Экспертиза материалов,информирующих о деятельности органов госвласти.

6.Выработка методических рекомендаций по информационному обеспечению деятельности органа власти,распространению информации и осуществлению информационного обмена в интересах формирования полной и достоверно положительной оценки населением органа власти.

*Отдела по информационным коммуникациям,( *информационно-коммуникативная функция) предусматривает продуцирование,тиражирование информации при выполнении информационной работы с населением,поддержание социально-психологического климата внутри госучреждения,соблюдения служебной этики,фирменного стиля.

Задачи:

1.Формирование объективного общественного мнения о деятельности органа госвласти.

2.Информирование о деятельности и разъяснение принимаемых решений и практических действий органов власти.

3.Аккредитация и обеспечение журналистов при госучреждении в порядке.предусмотренном действующим законодательством.