Публикация плана.

После создания плана проекта и в процессе управления может потребоваться предоставить сведения о проекте другим пользователям, например заинтересованным сторонам или лицам, назначенным для выполнения работы. Для предоставления сведений могут быть использованы следующие средства:

печать и создание отчета для предоставления другим пользователям сведений о проекте на бумаге;

публикация в формате HTML или сохранение плана проекта на веб-сервере для предоставления другим пользователям доступа к сведениям о проекте на веб-узле.

Совместная работа в группе

Можно упростить и автоматизировать отслеживание загрузки ресурсов и их взаимодействие с помощью средств интерактивной совместной работы в группе, основанных на электронной связи. Кроме того, можно включить в проект обновляемые сведения, т. е. учитывать в текущем плане последние данные. Предусмотрено два средства для интерактивной совместной работы в Microsoft Project.

Сервер Microsoft Project Server и его компонент веб-интерфейс Microsoft Project Web Access - дополнительные программные продукты, которые могут быть использованы для организации интерактивного взаимодействия между членами группы, руководителями проекта и другими заинтересованными сторонами.

Просмотр необходимых сведений.

Все сведения о задачах содержатся в базе данных проекта. Для доступа к определенным сведениям, используются следующие средства:

• представления, показывающие часть сведений о проекте в формате, простом для восприятия, например диаграмма Ганта, где основные сведения представляются столбцами и отрезками на графике;

• таблицы - набор столбцов, содержащих конкретные сведения о задачах, ресурсах и назначениях;

• фильтры, предназначенные для отбора определенных задач или ресурсов.

Для просмотра распределенных или упорядоченных сведений их можно нужным образом группировать и сортировать.

Получение справки.

Вызов справки. Чтобы просмотреть оглавление и указатель всех разделов справки, в меню «Справка» необходимо выбрать команду «Вызов справки».

В дополнение к интерактивной справке, в боковой области всегда доступен консультант по проектам, который поможет управлять проектом, а также изучать и искать имеющиеся возможности. Следуя предоставленным инструкциям и мастерам, можно быстро выполнить такие задачи, как определение проекта, ввод задач и назначение ресурсов. В учебнике и интерактивной справке имеются ссылки на разделы, описывающие выполнение конкретных действий с помощью консультанта.

2. Основные элементы интерфейса Microsoft Project

2.1. Запустить программу Microsoft Project (Пуск  Программы  Microsoft Project), познакомиться с окном программы, основным меню и соответствующими ему контекстными меню.

2.2. Познакомиться с основными областями окна программы. Правой кнопкой мыши последовательно нажать на элементы окна (Приложение 11.1) и познакомиться с контекстными меню, соответствующими каждому элементу.

2.3. Открыть (если она не открыта) боковую область (консультант) Создание проекта: Файл  Создать. С помощью шаблона создать проект: Общие шаблоны  окно Шаблоны  Новое предприятие  Ок. Последовательно просмотреть представления режимов окна (панель Вид основного меню). Закрыть созданный шаблон проекта без сохранения.

2.4. Войти в представление Диаграмма Ганта. Настроить шкалу времени, масштаб, рабочее время (контекстное меню 4 см. Приложение 11.1). Рабочее время установить с 9.00 до 17.30 с перерывом на обед на 30 мин.

Изменить день недели для всего календаря, для этого выбрать сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.

Последовательно выбрать параметры стандартное время, нерабочее время или нестандартное рабочее время.

Если выбран параметр стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project, т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00.

Если выбран параметр нестандартное рабочее время, необходимо ввести время начала работы в поле С и время окончания в поле По.

2.5. Войти в контекстное меню 5 (см. Приложение 11.1) и установить режимы Стандартная и Форматирование.

2.6. Настроить стили отрезков (выделить разным цветом и символами начало и конец задачи), макет, нерабочее время, стиль линий хода выполнения (контекстное меню 7).

2.7. В ячейку столбца Название задачи ввести любые две задачи с сроком выполнения 2-3 дня, посмотреть соответствие стиля и макета их отображения на диаграмме. Разнести сроки начала и окончания задач так, чтобы вторая задача начала выполняться после окончания первой задачи. Связать задачи (удерживая левую кнопку мыши на первой задаче, переместить ее на вторую задачу до появления связи и знака сцепки). Удалить задачи.

2.8. Вставить дополнительный столбец % завершения (контекстное меню 3). Поменять место столбца в таблице, удалить столбец.