8. Электронная почта

Outlook можно использовать для получения и отправки факсимильных сообщений и электронной почты. При этом следует учитывать, что получение и отправка сообщений внутри рабочей группы Windows возможны после выполнения следующих действий:

компьютер подключен к рабочей группе локальной сети;

определен редактор электронной почты;

настроены требуемые параметры электронной почты;

получен доступ к почтовому отделению рабочей группы;

настроена и добавлена в конфигурацию информационная служба.

В качестве информационной службы данного занятия использована информационная служба Microsoft Exchange Server, для которой Microsoft Outlook является клиентским приложением. Главные настройки службы выполнены системным администратором сети, настройки пользователя определены в п. 7.1.

8.1. В Панели Outlook открыть папку Входящие, просмотреть все представления этой папки. Перейти в представление Сообщения. Удалить в папке Входящие все сообщения.

8.2. Создать и отправить Сообщение 1 (для USERa, указанного преподавателем): со следующими установками: Тема - Приветствие, Содержание - Вас приветствует USER №…. Для этого выполнить действия: Создать (в панели инструментов)  окно сообщения  Кому  выбрать имя  Кому  Ок  окно сообщения  Копия  Кому  выбрать имя  Кому  Ок  ввести тему и текст сообщения  Отправить.

8.3. Дождаться сообщения, посланного Вам в ответ и прочесть его.

8.4. Создать и отправить Сообщение 2 с нижеследующими установками: Тема - подготовка к экзамену, Содержание - произвольное, Важность - обычная, Пометка - для служебного пользования, после отправки сохранить в папке Отправленные, сообщить о доставке и прочтении данного сообщения, установить категорию Планы на будущее. Для выполнения этих установок необходимо использовать команду Параметры в окне сообщения.

8.5. Создать и отправить Сообщение 3 с нижеследующими установками: Тема - Обсуждение рефератов к научной студенческой конференции, Содержание - Просмотр тезисов моего доклада (В качестве доклада использовать (вставить) вспомогательный файл Word.

8.6. При получении такого же сообщения от другого пользователя открыть файл непосредственно из полученного сообщения. Затем закрыть Word и удалить из полученного сообщения значок файла.

8.7. Создать и отправить Сообщение 4 с нижеследующими установками: Тема - Пересылка таблицы и фигурного текста, Содержание - Заголовок таблицы, оформленный средствами WordArt и таблица 3х4.

8.8. Создать и отправить Сообщение 5 с нижеследующими установками: Тема- Пересылка сообщения с рисунком. (Содержание и рисунок произвольное).

8.9. Создать и отправить Сообщение 6 с нижеследующими установками: Тема - Пересылка анимации (Содержание произвольное).

8.10. Последовательно открыть папку Отправленные, Удаленные, Исходящие и просмотреть их содержимое. Воспользоваться установкой Автопросмотр (правая кнопка мыши в рабочем поле) в папке Отправленные. Очистить папку Удаленные.

8.11. Переместить в папку Дневник сообщения 4 и 5. Открыть эти сообщения из папки Дневник.

8.12. Создать и отправить Сообщение 7 с нижеследующими установками: Тема - пересылка копий, Содержимое - Скоро экзамен по КИТ!, шрифт - 20, цвет - красный, Копию – всем представителям подгруппы, указанной преподавателем, Важность - высокая, Пометка - обычная, Сообщить о прочтении этого сообщения, Категория - международные контакты.

8.13. Создать и отправить Сообщение 8 с нижеследующими установками: Тема - Пересылка с ответом, Содержание - Произвольное поздравление с 1 апреля, Оформить, используя разные цвета шрифтов для сообщения и ответа на сообщение, Важность – высокая.

8.14. Произвести сортировку сообщений по Важности.

8.15. Произвести фильтрацию сообщений по категории Дела.

Практическое занятие № 11 (6 часов)

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫМИ ПРОЕКТАМИ

MICROSOFT PROJECT

Вопросы занятия: 1. Общие сведения о Microsoft Project.

2. Основные элементы интерфейса Microsoft Project.

3. Разработка проекта.

СОДЕРЖАНИЕ ЗАНЯТИЯ

1. Общие сведения о Microsoft Project

1.1. Основные термины и определения

Познакомиться с основными атрибутами программы.

Microsoft Project 2002 - пакет прикладного программного обеспечения для управления проектами. Имеется два выпуска Microsoft Project 2002: Microsoft Project Standard, предназначенный для руководства проектом в рамках рабочей группы, и Microsoft Project Professional, предназначенный для руководства проектом на уровне предприятия.

Проекты состоят из задач.

Задача - действие, имеющее начало и конец.

Ресурсы - исполнители, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач проекта.

Цель - условие, допускающее количественную формулировку, при удовлетворении которого проект считается успешным. В число целей должны входить, по крайней мере, количественные критерии затрат, соответствия календарному плану и качества. Цели, не допускающие количественной формулировки (например, «удовлетворение заказчика») затрудняют оценку успешности выполнения проекта.

Ограничение проекта - фактор, ограничивающий возможности группы руководства проектом. Например, заданный бюджет может ограничить область охвата, подбор персонала и параметры календарного плана.

Треугольник проекта - время, деньги и область охвата.

Время - время на выполнение проекта, которое отражено в календарном плане проекта.

Деньги – бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т. е. персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач.

Область охвата - цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения.

Корректировка каждого из этих элементов влияет на два других. Хотя важны все эти три элемента, обычно один из них оказывает на проект большее влияние, чем остальные два.

Зависимость между этими тремя элементами разная для каждого проекта. Она определяет и возможные проблемы, и допустимые решения. Знание узких мест и возможностей для маневрирования облегчает планирование и управление проектами.

Стратегия любой организации - взаимосвязанный комплекс долгосрочных мер или подходов во имя укрепления жизнеспособности и мощи организации по отношению к ее конкурентам, по существу это набор правил для принятия решений, которыми организация руководствуется в своей деятельности.

Стратегия проекта определяется перед рассмотрением задач проекта или необходимых ресурсов и раскрывает общую картину проекта. При разработке стратегии учитываются все заинтересованные стороны проекта и четко определяются:

• цели и результаты проекта;

• предположения, способствующие успешному достижению цели проекта, эти предположения должны быть зафиксированы заблаговременно;

• ограничения (ограничивающие или принудительные факторы);

• область охвата - комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.