Тема 3. Системы автоматизации офисной деятельности

Практическое занятие № 10 (6 часов)

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА И УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ НА ОСНОВЕ MICROSOFT OUTLOOK

Вопросы занятия: 1. Основные элементы интерфейса Microsoft Outlook.

2. Работа с личными файлами и папками.

3. Запись текущей информации.

4. Планирование личной деятельности.

5. Создание и назначение задач.

6. Ведение дневника.

7. Организация контактов.

8. Электронная почта.

СОДЕРЖАНИЕ ЗАНЯТИЯ

Microsoft Outlook – настольная система управления информацией, позволяющая организовывать данные, разрабатывать задачи и планировать время их выполнения, поддерживать доступ к информационным ресурсам в локальной и глобальной сети на основе различных коммуникаций.

Основные возможности Outlook:

• ведение личного календаря с фиксированием событий различного характера;

• осуществление записи информации по ежедневной текущей деятельности;

• разрабатывать, хранить, и планировать задачи сотрудникам;

• обрабатывать информацию о деловых и личных контактах;

• отправлять и получать информацию по средствам связи (факс, электронная почта);

• осуществлять коллективное планирование мероприятий;

• систематизировать данные различного типа и проводить поиск данных;

• работать с информацией в составе рабочей группы, локальной и глобальной сети.

1. Основные элементы интерфейса Microsoft Outlook

1.1. При загрузке компьютера войти в локальную сеть, введя имя пользователя и пароль, указанные преподавателем.

1.2. Скопировать вспомогательную папку, указанную преподавателем, в папку Мои документы.

1.3. Запустить программу Outlook (Пуск  Программы  Microsoft Outlook), познакомиться с окном программы, основным меню и соответствующими ему контекстными меню.

1.4. Щелкнуть на кнопке группы Ярлыки Outlook, если она свернута.

1.5. Щелкнуть правой кнопкой мыши в свободной области панели инструментов и установить флажки у всех панелей: Стандартная, Web, Дополнительно.

1.6. В Панели Outlook нажать на ярлык Входящие. Познакомиться с основными областями окна программы (см. рис. 10.1). Правой кнопкой мыши последовательно нажать на следующие элементы: Основное меню, Панель инструментов, Строка заголовка папки, Строка представления данных, Рабочее поле, Панель Outlook, Область просмотра. Познакомиться с контекстными меню, соответствующими каждому элементу.

1.7. В строке заголовка папки нажать на значок  (справа от надписи Входящие). Откроется область Список папок. Для ее сохранения нажать на значок в виде кнопки, для сворачивания нажать Х .

1.8. В Панели Outlook последовательно нажать на остальные ярлыки и познакомиться с видами окон и контекстных меню аналогично п.1.5.

1.9. Вызвать справку (F1). В появившемся окне познакомиться с принципом организации справочной системы. Провести поиск справочных данных по словам: Заметка, Календарь, Дневник.

Рис. 10.1

1.10. Щелкнуть на свободном месте панели Outlook правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ярлык для панели Outlook.

1.11. В открывшемся диалоговом окне Добавить к панели Outlook выбрать недостающие элементы по своему усмотрению и щелчком на кнопке ОК закрыть окно.