3. Запись текущей информации

Заметки - это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы. Заметки можно оставлять открытыми на экране. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически. Работа с заметками осуществляется через элементы основного меню и контекстное меню рабочем поле (нажать в рабочем поле правой кнопки мыши).

3.1. В панели Outlook нажать на ярлык Заметки. Просмотреть последовательно представления данной папки (режима) (Вид  Текущие представления  выбрать представление).

3.2. Создать заметки: «Связаться с юристом», «Поговорить о поставках», «Позвонить в Москву», «Звонок директору OVD», «Менеджер фирмы NTT». Если заметки в рабочем поле не появляются, то необходимо удалить фильтр: контекстное меню  Фильтр  Другие условия  Категории  удалить выделенные категории.

3.3. Установить для всех заметок категорию Телефонные звонки.

3.4. Установить также для первой заметки категорию Дела, для второй Важные персоны для третьей - Поздравления, для четвертой и пятой - Поставщики.

3.5. Установить для первых трех соответственно следующие цвета фона: синий, зеленый, лиловый, желтый, белый.

3.6. Последовательно установить для заметок следующие форматы представлений: «крупные значки», «мелкие значки», «список значков».

3.7. Последовательно установить различные виды упорядочивания значков (контекстное меню  Сортировка  выбрать требуемые значения):

Произвести сортировку значков по цвету (по возрастанию и убыванию);

произвести сортировку значков по теме (по возрастанию и убыванию);

произвести сортировку значков по цвету (по возрастанию) и по теме (по убыванию).

3.8. Произвести последовательно фильтрацию заметок по категориям Дела, Важные персоны, Поздравления, Поставщики (контекстное меню  Фильтр  Другие условия  Категории  выбрать категории).

4. Планирование личной деятельности

Режим Календарь используется для работы с информацией, относящейся к определенным датам. Используя Календарь, сотрудник (пользователь) составляет расписание предстоящей деятельности.

Планируемые мероприятия можно разделить на встречи, собрания и события.

Встречи - это мероприятия, для которых в календаре полностью планируется определенное время. На встречу никто не приглашается и не привлекаются ресурсы. Встречи могут планироваться повторяющимися. При организации встречи имеется возможность установить выдачу напоминания о встрече, а также можно установить вид календаря для его просмотра другими пользователями. Время, отведенное для встречи, определяется как занятое, свободное, под вопросом или время отсутствия на работе и обозначается различным цветом.

Собрание - это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов (средств, необходимых для проведения собрания). Собрание согласуется через средства Outlook с его участниками. При этом могут создаваться и рассылаться приглашения на собрания обычные или сетевые, а также резервироваться ресурсы. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание на другой срок.

Событие - это мероприятие, происходящее в определенный день без резервирования времени (с продолжительностью больше 24 часов). События могут быть ежегодными (например, день рождения или выставка), т.е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т.е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются в виде шапки в верхней части элементов Списка встреч. Для других пользователей, просматривающих календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события - как свободное.

4.1. Войти в папку Календарь. Просмотреть последовательно представления (Вид  Текущие представления:. День/Неделя/Месяц, Активные встречи, События, Ежегодные события, Повторяющиеся встречи, По категориям.

4.2. Установить представление День/Неделя/Месяц. Просмотреть организацию интерфейса областей: Список встреч, Календарик, Панель задач.

4.3. Изменить размеры вышеуказанных областей. Обеспечить последовательно наличие в рабочей области представления только Списка встреч, только Календарика, только Панели задач.

4.4. Снова сделать видимыми все области данного представления.

4.5. Установить последовательно следующие интервалы времени в области списка встреч: 15 мин, 30 мин, 1 час (нажать правой кнопкой мыши на линейке времени в области Списка встреч).

4.6. С помощью Календарика установить последовательно даты: январь 2002, июль 2002, декабрь 2002, текущий месяц.

4.7. Используя команды меню Календарика, перейти последовательно к датам 1 января 2002 г., 20 августа 2002, 1 января 2003 г., текущая дата.

4.8. Используя пиктограммы панели инструментов, установить в области Списка встреч последовательно представление Неделя, Месяц, День.

4.9. Используя Календарик, последовательно сделать активной третью неделю мая 2002 г., вторую неделю января 2003 г., третью неделю текущего месяца (при этом в области Список встреч сразу должно формироваться представление Неделя)

4.10. Используя Календарик, обеспечить в области расписания (область списка встреч) двухнедельное и трехнедельное отображение информации текущего месяца.

4.11. Установить следующие параметры рабочей недели: рабочий день с 12.00 до 17.00, рабочие дни Ср., Чт., Пт., первый день недели- воскресенье (СервисПараметры  Параметры календаря). (Диапазон рабочего времени в области Список встреч выделен другим цветом).

4.12. Восстановить исходные параметры рабочей недели. Выбрать цвет фона календаря.

4.13. С помощью команды основного меню Действия  Новая встреча запланировать новую встречу «Окончание расчетов по маркетингу», которая должна состояться в 210 ауд., через месяц, в 12.00 и продолжаться 3 часа. В поле примечаний внести следующую информацию: «Подготовить материалы по отделу продаж. Провести совещание с торговыми агентами». Установить для встречи категорию «Дела».

4.14. Сохранить и закрыть созданную встречу. Перейти к дате встречи. Обратить внимание на то, как выделен интервал времени, запланированный для ранее созданной встречи.

4.15. Выполнить действия непосредственно в области расписания:

• переместить начало встречи с 12.00 на 15.00;

• уменьшить продолжительность встречи до 2 часов;

• изменить категорию встречи на «Планы на будущее»;

• удалить созданную встречу непосредственно в области расписания;

• используя контекстное меню снова создать встречу с параметрами, указанными в пункте 4.13.

4.16. Используя команду меню создать встречу «Планерка», которая проводится еженедельно по понедельникам с 8.00 до 8.30 в кабинете начальника отдела. Для этого необходимо использовать в окне Встреча команду Повторение. Просмотреть в Календарике выделение дат данного мероприятия.

4.17. Используя контекстное меню создать встречу «Совещание», которая проводится в первый понедельник каждого месяца с 8.00 до 8.30 в кабинете начальника управления. (При возникновении конфликта перенесите встречу «Совещание» на время с 9.00 до 9.30)

4.18. Для созданных повторяющихся встреч установить категорию Дела.

4.19. Создать событие «День рождения друга», которое должно произойти через неделю. Просмотреть вид шапки для отображения данного события в различных режимах: день, неделя, месяц.

4.20. Создать встречу «Прием по случаю дня рождения директора фирмы», которая тоже должна состояться через неделю с 17.00 до 20.00.

4.21. Перейти с помощью контекстного меню на неделю вперед и просмотреть, как отобразились в расписании созданные событие и встреча в режимах: день, неделя, месяц.

4.22. Внести в расписание мероприятие: выставка «Средства информационных технологий», которая будет проходить в выставочном зале по адресу Машерова 10 в следующем месяце в период с 15 по 20 число с 10.00 до 17.00. Просмотреть вид шапки для отображения данного события в различных режимах: день, неделя, месяц.

4.23. Используя процедуру поиска (Сервис  Найти или Найти в панели инструментов) найти мероприятия, тема которых начинается со слова «прием».

4.24. Используя расширенный поиск (Сервис  Найти или Найти в панели инструментов  Расширенный поиск) найти мероприятия, имеющие категорию «Дела».

4.25. Перейти в представление Активные встречи (Вид  Текущие представления  Активные встречи) и удалить все введенные мероприятия.

4.26. Аналогично перейти в представление События и удалить все введенные мероприятия.

4.27. В Панели задач создать задачи «Разработка бизнес - проекта», «Подготовка бизнес - плана», «Разработка презентации проекта». Для этого правой кнопкой мыши нажать на области Панели задач  Новая задача  ввести параметры задачи. Если задачи не появляются в Панели задач, необходимо правой кнопкой мыши нажать на области Панели задач  Представление панели задач  Все задачи.

4.28. Установить для первой задачи срок выполнения 1 неделя, для второй- 1 месяц, для третьей- 2 месяца.

4.29. Установить для первой и второй задачи важность «Обычная», а для третьей- важность «Высокая».

4.30. Используя флажки на Панели задач, отметить введенные задачи как выполненные.