6. Ведение дневника

Дневник – аналог блокнота, в котором делаются подробные записи всех событий. Он автоматически ведет запись деятельности пользователя за компьютером. Все записи в дневнике хранятся в папке Дневник.

6.1. Выбрать виды деятельности, заносимые в Дневник: Сервис  Параметры  Контакты (Параметры дневника)  Автозапись элементов  выбрать Запрос задачи, Ответ задачи, Сообщение электронной почты  Записывать также файлы  выбрать Microsoft Excel, Microsoft Word.

6.2. Открыть и закрыть любые два файла из вспомогательной папки.

6.3. В Панели Outlook открыть папку Дневник, просмотреть все представления этой папки. Убедиться, что в дневнике появились записи, отражающие действия, произведенные в предыдущем пункте.

6.4. Установить представление По типу. Последовательно установить цену деления временной шкалы День, Неделя, Месяц, Текущую дату. Просмотреть изменение временной шкалы.

6.5. Используя форматирование представления (правая кнопка мыши на рабочем поле  Другие настройки  Формат представления), установить размеры шрифта для верхней шкалы-10 пт, шрифт нижней шкалы-16, шрифт элемента – 14, тип шрифта Times New Roman. Просмотреть действие сделанных установок и восстановить исходные размеры шрифтов: соответственно 16, 8, 8 и шрифт Tahoma.

6.6. Обеспечить показ номера недели на временной шкале и метки в представлении по месяцам.

6.7. Установить ширину метки равную 5 символам. Просмотреть результат сделанной настройки. Установить максимальную ширину метки равную 80 символам и просмотреть результат сделанной настройки.

6.8. Устранить показ номера недели и меток и просмотреть результат данной настройки.

6.9. Удалить все записи дневника.

6.10. Создать вручную новую запись в дневнике, установить тип записи Заметка и ввести произвольный текст заметки в примечании. Присвоить этой заметке категорию Дела.

6.11. Закрыть программу Outlook.

7. Организация контактов

Контакты - папка, которая является адресной книгой для электронной почты, а также хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь. В папке «Контакты» могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, день рождения и годовщина какого-либо события.

7.1. Для создания контактов необходимо под руководством преподавателя настроить службы, обеспечивающие контакт. Настройка служб производится:

Пуск  Настройка  Панель управления  Почта  далее последовательно установить требуемые значения. Примерный вид основных настроек приведен в Приложении 10.1.

Под именем UserN_m в представленных окнах следует понимать: User - имя,

N - номер компьютерного класса, m - номер рабочего места.

7.2. В Панели Outlook открыть папку Контакты, просмотреть все представления этой папки.

7.3. Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля (или одним щелчком правой кнопки мыши  Создать контакт) открыть форму Контакт.

7.4. Заполнить три формы на сотрудников: на Иванова (руководитель предприятия), Петрова (бухгалтера) и Сидорова (менеджера).

7.5. После этого в рабочем поле папки Контакты должны присутствовать три адрес­ные карточки: Иванова, Петрова и Сидорова. Установить курсор на границу столбца в рабочем поле и протягиванием сдвинуть ее так, чтобы поместились все данные, отображаемые на карточках.

7.6. Щелкнуть на ярлыках вкладки алфавитного указателя (в рабочем поле справа) «И», «П», «С». Адресные карточки должны изменять цвет в соответствии с выбором ярлыка.

7.7. Щелкнуть правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Иванов и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Новая встреча с контактом.

7.8. В открывшейся форме Встреча заполнить поля согласно указанию преподавателя. Даты и время поставьте так, чтобы они приходились на будущий период. Щелкнуть на кнопке Сохранить и закрыть.

7.9. Щелкнуть правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Петров  в контекстном меню выбрать пункт Создать задачу для контакта  заполнить форму Задача согласно указанию преподавателя  Сохранить и закрыть.

7.10. Щелкнуть правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Сидоров  в контекстном меню выбрать пункт Создать сообщение контакту  заполнить форму Сообщение по указанию преподавателя  Отправить.

7.11. Выбрать адресную карточку контакта Иванов. Щелкнуть правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Петров  в контекстном меню выбрать пункт Переслать  заполнить форму Сообщение (даты и время поставьте по указанию преподавателя)  Отправить. Тем самым адресная карточка Иванова отправлена своему сотруднику Петрову - он получит первичные данные.