Тема 4. Управление информационными ресурсами на предприятии, фирме

План

1. Основные задачи по управлению информационными ресурсами в фирме, организации.

2. Информационные потребности при планировании деятельности предприятия

3. . Бизнес-план и выявление требований к информационному обеспечению.

4. Внешнеэкономическая деятельность и требования к информационному обеспечению.

1. Основные задачи по управлению информационными ресурсами в фирме, организации

Физические и юридические лица являются собственниками тех массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования. Эти ресурсы называются негосударственными.

В области управления в фирме, организации в мировой практике в 1981 г. были выделены два направления: управление информационными ресурсами (информационный менеджмент) и управление информационными системами.

Основными задачами по управлению информационными ресурсами в фирме, организации являются:

• выявление потребностей в информации в соответствии со спецификой фирмы, организации;

• выявление параметров внешней среды, изменение которых может повлиять на деятельность фирмы, и организация мониторинга значений этих параметров;

• выявление ресурсов мирового рынка информации, которые удовлетворяют потребностям фирмы на основе метаинформации;

• заключение контрактов с информационными агентствами на возможность доступа к их ресурсам. Получение и изучение документации, раскрывающей особенности доступа к информационным ресурсам агентства. Освоение специалистами фирмы технологий работы с ресурсами агентства;

• управление организацией поиска информации в выделенных ресурсах при появлении конкретных требований к информации и при организации мониторинга отдельных параметров внешней среды с целью снижения затрат на получение необходимой фирме информации;

• управление оценкой достоверности полученной информации;

• участие в использовании полученной информации при обосновании принимаемых решений в фирме;

• анализ затрат на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта в деятельности фирмы.

Важность и актуальность вопросов совершенствования этой работы подтверждается тем, что в Федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002—2010 годы)" в качестве первоочередной определена задача подготовки специалистов в области управления информационными ресурсами и информационными технологиями.

Россия имеет недостаточный опыт в работе с мировыми информационными ресурсами. В связи с этим в ряде публикаций с названиями "Информационный менеджмент", "Основы информационного менеджмента" ошибочно излагаются вопросы построения информационных систем или вопросы управления проектированием информационных систем.

Задача российских специалистов при переходе к информационному обществу — выйти в информационной работе на уровень передовых стран мира.

2. Информационные потребности при планировании деятельности предприятия

В данном подразделе исследуются информационные потребности предприятия при планировании и проведении внешнеэкономической деятельности, а также информационные потребности банка при кредитовании.

Основная концептуальная цель деятельности предприятия — достигать максимальной прибыли, производя то, что пользуется спросом. Для реализации этой цели требуется разработать стратегию развития предприятия, которая должна отвечать на вопрос: как в максимальной степени использовать возможности предприятия в конкретных условиях внешней среды?

Возможности предприятия - это его ресурсы. К основным из них относят следующие:

• финансовые;

• технико-технологические;

• кадровые;

• правовые;

• интеллектуальные;

• информационные;

• силовые.

Глубокие знания и объективная оценка своих возможностей — важные факторы, используемые при разработке стратегии развития предприятия, фирмы. Информацией о ресурсах предприятия обычно располагает сама фирма. Это внутренняя информация. Однако для оценки имеющихся собственных ресурсов: технико-технологической базы, стоимости недвижимости и других составляющих корпоративных ресурсов часто привлекаются внешние эксперты. Аудиторская проверка, по существу, является оценкой финансового состояния предприятия, фирмы.

Основой при разработке стратегии развития предприятия является объективный анализ внешней среды. К важнейшим составляющим внешней среды относятся:

• общее состояние мировой экономики;

• общее состояние российской экономики;

• состояние отраслевых рынков;

• состояние рынков отдельных видов продукции и услуг.

Первые три составляющие необходимы для того, чтобы определить, какие элементы мирового, отечественного и отраслевых рынков оказывают существенное влияние на ведение бизнеса данной конкретной фирмой. При этом особое внимание уделяется изучению спроса, предложения и условий работы на выбранном рынке.

Изучение и анализ этих элементов внешней среды проводятся как маркетинговое исследование аналитическими структурами фирмы или консалтинговыми агентствами.

Документальным отображением предлагаемой или выбранной стратегии развития деятельности предприятия является бизнес-план или технико-экономическое обоснование.

Бизнес-план выполняет ряд важнейших функций:

• предоставляет обоснование для руководства фирмы, предприятия правильности выбранной стратегии. Принятая руководством стратегия, а следовательно, и утвержденный бизнес-план позволяют фирме осуществлять краткосрочное, тактическое планирование, т.е. реализовывать выполнение конкретных задач, направленных на осуществление общего замысла бизнес-стратегии развития предприятия;

• является одним из ключевых документов, на основе которого банки рассматривают возможности выдачи кредита фирме;

• позволяет фирме, предприятию привлечь потенциальных партнеров, которые могут внести вклад в реализацию стратегии фирмы, предприятия.