7.3. Адміністративний етикет

Психологами встановлено, що більшість конфліктних ситу­ацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністра­тивного етикету. Якщо робітнику спокійно і доказово пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то не піде по інстанціях доповідна з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не ви­никне "інформаційний шум".

Найчастіше про адміністративний етикет забувають і при складанні ділових листів. Хіба не викликає роздратування таке звертання: "Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мені в письмовому вигляді роз'яснення на нижче розглянуте питання..." ?

Іноді очікуваний результат як би нав'язує адресату: "Направ­ляємо Вам відкорегований варіант проекту нового положення... просимо розглянути і затвердити". Порушення адміністративного етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник не вра­ховує варіанту, при якому положення може бути і не затверджено.

Явно недоречний елемент сумніву має місце в наступному ре­ченні з листа: "Інститут просить надіслати методичні вказівки, що, очевидно, будуть корисні в роботі...".

Окремі помилки обумовлені тим, що укладачі документів прагнуть досягти наукового стилю викладення у простих докумен­тах, наприклад: "Через отриману робочу травму Фоміним залишко­ву працездатність використовувати для вивчення правил техніки безпеки..."

Важливий документ - характеристика. Вона представляється в різні установи. Проте, немає державного стандарту виробничої ха­рактеристики. А такий стандарт потрібний. І цілком очевидно, що характеристика, видана науковцеві, повинна відрізнятися за скла­дом від характеристики, виданої технічному працівнику, а характе­ристика, що направляється у ВНЗ, - від характеристики, що адре­сується до суду.

"Не викладайте у листі того, що ви не сказали б усно", - ра­дять Е. Крижан і Ю. Орлик, автори книги "Як поводитися", виданої в Братиславі російською мовою.

Часом окремі фрази нагадують ребус, розшифрувати який мо­же тільки працівник, що знає професійний жаргон свого відомства: "... Чи може заочник після закінчення інституту поїхати на роботу з розподілу, як це роблять денники?".

Слід відзначити, що змістовна і коректна усна ділова мова мо­же служити зразком для офіційної письмової мови. На жаль, усне мовлення рідко записують і ще рідше аналізують як зразок простої, завжди зрозумілої співрозмовнику ділової інформації, що, як пра­вило, приводить до взаєморозуміння і позбавлення надмірної науко­вості і канцеляризмів.

У мові офіційного переписування існують закономірності, знання яких полегшує процес складання ділового листа. Це, наприк­лад, стандартизація виразів і цілих фраз, моделі пропозицій і т.д. '

Помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документації можна уникнути, якщо у своїй роботі керуватися державними стандартами на управлінську документацію, посібниками по службовій кореспонденції і довідниками по літературному редагуванню.

При цьому головне у діловому листуванні - писати просто і зрозуміло.

[Вверх] [Вниз]

Резюме

Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформ­люється на папері або іншому носії.

Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види до­кументації: нормативно-технічна - комплекси міжнародних стан­дартів; проектна - документи, які використовують при проектуванні підприємства; конструкторська (технічна) у вигляді графічних і текстових документів; виробнича (технологічна) - технологічні кар­ти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку викорис­товують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління. Цей вид документації передбачає організаційні доку­менти (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (нака­зи, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створю­ють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити. Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін.

Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однознач­но сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Логічному та оперативному сприйняттю тексту документа сприяє його раціональна структура. Структура тексту документа - послідовне розміщення складових частин, що розкривають зміст до­кумента відповідно до його функціонального призначення.