XIII. За ступенем гласності розрізняють:

1) секретні документи (містять інформацію, що є держав­ною таємницею);

2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства мо­же завдати йому шкоди);

Керівники підприємств самостійно визначають види інфор­мації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.

3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін.).

[Вверх] [Вниз]

7.2. СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ В УПРАВЛІННІ.

ПРОЦЕСИ ДОКУМЕНУВАННЯ

Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види до­кументації:

• нормативно-технічна - комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);

• проектна - документи, які використовують при проектуванні підприємства - будівельні норми і правила, норми техно­логічного проектування та ін.;

• конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, пра­вила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;

• виробнича (технологічна) - технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, роз­порядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів ви­користовують спеціальні бланки.

Бланк - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлю­ють на бланках.

На чистих аркушах паперу можна складати другорядні доку­менти, які не виходять за межі підприємства.

Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.

На кожному підприємстві або в установі використовують два види бланків - для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих документів.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать:

• Державний герб України;

• емблема організації або підприємства;

• зображення нагород;

• код підприємства, установи;

• код документа;

• назва міністерства або відомства;

• назва установи, організації або підприємства;

• назва структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, но­мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• посилання на індекс і дату документа, що надходить;

• місце складання або видання;

• гриф обмеження доступу до документа;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція;

• заголовок до тексту;

• позначення про контроль;

• текст;

• позначення про наявність додатку;

• підпис;

• гриф погодження;

• печатка;

• позначення про завірення копій;

• прізвище виконавця і номер його телефону;

• позначення про виконання документа і направлення його у справу;

• позначення про перенесення даних на машинний носій;

• позначення про надходження.

Слід розрізняти поняття "реквізити документа" і "реквізити установи". Реквізити установи - дані про автора документа, його ад­реса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку.

Частину реквізитів (постійні) наносять на бланки при їх виго­товленні (Державний герб України, емблема, назви міністерства, відомства, підприємства, установи або організації). Змінні реквізити (адреса, індекс, дата, текст, підпис та ін.) записують у бланк в про­цесі його заповнення, тобто при складанні та оформленні документу.

Бланки, характерною ознакою яких є додатковий реквізит "назва посади", використовують в установах при оформленні листів, вказівок, службових записок та інших документів, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту.

Склад і розміщення реквізитів на посадовому бланку повинні відповідати складу і розміщенню реквізитів на бланку для листів. Реквізит "назва посади" розміщують нижче від реквізиту "назва ус­танови, організації або підприємства".

Як правило, друкарським способом документи готують спеціальні технічні працівники, які керуються відповідними прави­лами і рекомендаціями. Розглянемо правила оформлення реквізитів, які наносять на документи, виготовлені безпосередньо керівником рукописним або друкарським способом, за допомогою комп'ютера.

Код форми документа за Класифікатором управлінської доку­ментації (КУД) ставлять на основі розділу цього класифікатора "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації" (клас 0200000), де подано назви форм документів, що використову­ються при вирішенні ряду управлінських завдань, і їхні коди. Вихо­дячи з цього розділу складено класифікатор уніфікованих форм ор­ганізаційно-розпорядчих документів, згідно з яким кодують назву форми конкретного документа.

Структура коду форми організаційно-розпорядчого документа складається з кодів системи (два знаки), підсистеми (один знак), уп­равлінського завдання, для розв'язання якого створюється документ (один знак), а також коду форми документа, що складається з коду назви документа (два знаки) і порядкового номера форми у межах конкретної назви документа (один знак). Код складається з восьми знаків, з яких сім позначають код форми документа, а восьмий - за­хисний, і проставляють його на основі спеціальної методики.

Наприклад, у кодовому полі документа проставлено код 028311IX:

02 - код системи документації (організаційно-розпорядча до­кументація);

8 - код підсистеми документації (документація з оцінки тру­дової діяльності);

3 - код управлінського завдання (оформлення заохочень);

11 - код назви документа (наказ);

І - порядковий номер форми (зведений наказ) у межах однієї назви документа (наказ); ^;

X - замість цього знака проставляють захисний код.

Код підприємства, установи або організації за Класифікато­ром підприємств і організацій (КПО) є постійним реквізитом і най­частіше його ставлять на бланку при виготовленні його, проте, як виняток, його можна ставити на бланку і при складанні документа.

Назва виду документа має відповідати назвам, встановленим діючими нормативними актами. Цей реквізит позначають тільки на загальному бланку.

Поширеною помилкою при оформленні зазначеного реквізиту є застосування різних словосполучень, наприклад, "Наказ по міністер­ству", "Наказ міністерства", "Наказ міністра", "Розпорядження зас­тупника директора з виробництва" та ін. На місці бланку, передбачено­му стандартом, слід зазначати у називному відмінку назву виду доку­мента (наказ, розпорядження, вказівка) незалежно від того, хто його підписав - керівник або інша уповноважена посадова особа. Назва виду документа має відповідати діючому класифікатору управлінських до­кументів. Назву посади вказують відповідно до реквізиту "підпис".

Дата - один з обов'язкових реквізитів, що забезпечують юри­дичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата підписання їх; постанови і рішення - дата прийняття їх колегіаль­ним органом; статуту, звіту, інструкції, плану - дата затвердження; акта, протоколу - дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.

Усі дати в документі оформлюють цифровим способом, у тому числі використовувані у тексті, резолюції, грифах погодження і зат­вердження, візах, позначеннях про надходження, засвідчення копій та ін.

Елементи дати позначають арабськими цифрами на одному рядку у такій послідовності: день, місяць, рік (05.01.2003). Допус­кається при оформленні дати спочатку зазначати рік, потім місяць і день місяця (2003.01.05). Дату проставляє особа, що підписує (зат­верджує) або реєструє документ.

Посилання на індекс і дату вхідного документа використо­вується на бланках для листів і складається з постійної частини "на № __ від _____", що включає номер і дату, зазначені в доку­менті, на яких дають відповідь.

Якщо вихідний лист є відповіддю на ряд листів однієї ор­ганізації, необхідно посилатися на усі їхні номери і дати. _Е

Якщо один вихідний лист є відповіддю на листи різних ор­ганізацій, то посилання на їхні номери і дати розміщують одне під одним у послідовності, у якій у реквізиті "адресат" зазначено назви цих організацій.

Гриф "Обмеження доступу до документа" оформлюють згідно з відповідним спеціальним положенням і розміщують у заголовковій частині документа вище від реквізитів "адресат" або "гриф затвердження" на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:

Міністерство зв'язку України