Контрольні питання

1. У чому полягає сутність організації робочого місця менеджера?

2. Назвіть та охарактеризуйте вимоги, що пред'являються до робочого місця менеджера.

3. Розкрийте сутність планування робочого місця менеджера.

4. За якими напрямками можуть використовуватися технічні засоби управління в організації?

5. Обґрунтуйте необхідність створення автоматизованого ро­бочого місця менеджера.

[До змісту] [Попереднє] [Наступне]

РОЗДІЛ 7

ДОКУМЕНТУВАННЯ В

УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

 

7.1. Сутність і види управлінських документів.

7.2. Системи документації в управлінні. Процеси документування.

7.3. Адміністративний етикет.

 

Навчальні цілі:

• ознайомити із сутністю та видами управлінських документів;

• розкрити зміст систем документації в управлінні;

• висвітлити процеси документування в управлінні;

• ознайомити з адміністративним етикетом.

 

7.1. СУТНІСТЬ І ВИДИ

УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов’язковим еле­ментом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, переда­вати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інфор­мації є документи.

В історичному аспекті документи виникли разом із пи­семністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації.

Тепер документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Управлінський документ - це документ, який містить відо­мості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформ­люється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис.1):

І. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1) документи на паперовій основі;

2) документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці. Документи на паперовій основі бувають:

а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом).

У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадсь­кого харчування вони становлять близько 95% усіх документів.

б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін.). Перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця. II. За походженням документи поділяють на:

1) офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встанов­леному порядку;

2) особисті, (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

Рис. 7.1 - Схема класифікації управлінських документів

III. За видами діяльності розрізняють:

1) організаційно-розпорядчі документи;

2) документи з фінансово-розрахункових питань;

3) документи з постачально-збутових питань;

4) документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об’єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з ос­новної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:

1) прості (звичайно містять одне питання);

2) складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання документи поділяють на:

1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

а) вихідні - відправлені з підприємства;

б) вхідні - адресовані підприємству. і

2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За місцем складання документи поділяють на:

1) внутрішні вхідні;

2) зовнішні вихідні.

VIII. За строками виконання розрізняють:

1) термінові документи;

2) нетермінові документи.

IХ. За формою документи бувають:

1) індивідуальні;

2) типові;

3) трафаретні.

Х. За засобами інформації документи поділяють на:

1) рукописно-друковані;

2) графічні;

3) фотокінодокументи;

4) звукові.

ХI. За строками розрізняють документи:

1) постійного зберігання;

2) довгострокового зберігання;

3) тимчасового зберігання.

XII. За стадією утворення розрізняють:

1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2) чернетки;

3) копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково).

Існують три різновиди копій:

а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка зали­шається у справі замість відправленого адресатові);

б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);

в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридич­ну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.