18. Основные принципы эффективной коммуникации.

Коммуникации - это передача информации от одного объекта к другому, причем субъектами могут быть отдельные личности, группы или организации.

Эффективная коммуникация - обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления.

Основная цель коммуникационного процесса обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

Выделяют 4 базовых эл-та в процессе обмена информацией: ·отправитель - лицо, которое собирается или отбирает информацию и передает ее ·сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов ·канал - средство передачи информации ·получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

При обмене информацией отравитель и получатель проходят через несколько взаимосвязанных этапов: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование.

Для совершенствования информационного обмена в организации используют: 1,Регулирование информационных потоков. Руководитель должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.

2,Управленческие действия. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. 3,Системы обратной связи. Обратная связь составляет часть контрольно-управленческой информационной системы в организации. Опросы работников - вариант системы обратной связи. 4,Система сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Например, анонимные предложения, которые работники опускают в специальные ящики. 5,Информационные бюллетени, публикации. Печатные материалы могут дополняться видеолентами о работе организации. 6,Современная информационная технология. Применение компьютеров (электронная почта).

19. Рекомендации по оборудованию рабочего места менеджера.

В комплексе мероприятий, способствующих совершенствованию организации труда и повышению работоспособности человека, занятого умственным трудом, большое значение имеет хорошее проектирование служебных помещений и рабочих мест, создание благоприятных условий труда. Рабочим местом менеджера является служебный кабинет. Площадь помещения, в котором работают несколько служащих, в расчете на одного работника должна быть не менее 3,5 - 5 м², кабинета главного специалиста - 8 - 12 м².

При планировке служ. помещений рекомендуется соблюдать правила: • связанные друг с другом отделы должны располагаться рядом, чтобы обеспечить нормальный рабочий ритм • сотрудников, занятых одной работой (например, бухгалтеров), лучше размещать в одной большой комнате • отдел, куда периодически приходит большое кол-во людей (касса, отдел кадров), следует располагать на первом этаже, наиболее доступном для посетителей • работники, к которым приходит много посетителей, должны иметь отдельный кабинет или, в крайнем случае, размещаться ближе к выходу, чтобы посетители не мешали другим.

Письменные столы следует размещать таким образом, чтобы обеспечивать беспрепятственную передачу необходимых материалов; они должны быть ориентированы в одном направлении. Столы не должны стоять лицом друг к другу, кроме тех случаев, когда два сотрудника работают вместе. Кроме того, столы не должны быть обращены к стене. Любое оборудование, издающее шум, следует располагать, если возможно, в помещениях со звукоизоляцией. Шум в конторе снижает эффективность работы и вызывает быструю утомляемость. Нормальным считается уровень шума до 40дб, приемлемым - от 40 до 60дб. Рекомендуется использовать ковровые покрытия, точнее регулировать телефонные аппараты и другую оргтехнику, воздерживаться от громких разговоров в помещении, в том числе по телефону. .Помещения должны быть хорошо и равномерно освещены (порядка 300 лк). Источник света должен быть прикрыт, чтобы не возникал блеск, утомляющий глаза. Наилучшим всегда является естественное дневное освещение.

Температура воздуха, его циркуляция и влажность существенно влияют на работоспособность человека. Обычно рекомендуется, чтобы температура воздуха в конторе была около 21^оС, относительная влажность - от 40 до 60 %. ..Окраска помещений, представляя собой важный элемент дизайна, воздействует на психологическое состояние человека. Для работы, требующей повышенного внимания, подходят яркие оттенки теплых тонов. Для конторы лучше подбирать цвета светлые и теплые, но менее интенсивные. В рабочих помещениях с окнами на север используют светлые цвета, в выходящих на юг - различные оттенки холодных цветов. Подбор цветов зависит также от мебели, внешнего убранства, предпочтений руководителей и специалистов.

Мебель должна быть максимально удобной. Например, рекомендуется использовать столы высотой от 68 до 75 см, без суконного покрытия и стекла (сукно собирает пыль, стекло переохлаждает руки и портит зрение). ..Нельзя хранить документы и справочную литературу в ящиках навалом; в этом случае для их розыска требуется немало времени. Удобнее использовать папки для вертикального хранения документов, особенно бухгалтерам и экономистам. Вся информация должна храниться так, чтобы обеспечить быстрый и свободный доступ к ней. В левой части стола рекомендуется укладывать входящую корреспонденцию, справа - отработанную для передачи, если нужно, другим сотрудникам. Желательно, чтобы все, чем пользуется специалист, размещалось на постоянных местах. Следует шире использовать ПК, диктофон, закладки в справочной литературе и т.д.; все это поможет сберечь время, которого всегда не хватает. Нельзя стремиться держать все под рукой; стол должен быть чистым, особенно во время беседы с посетителями. При работе с документами следует начинать с наиболее важных. Никогда не надо возвращаться дважды к одной и той же бумаге, если только это не требуется по ходу дела.