4. Действующая система сбора, хранения, обработки информации в организации

Организовать работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной является система Fidelio. Эту же систему использует анализируемый мной отель.

К основным функциям системы Fidelio FO (Fidelio front office) относятся:

- заселение и бронирование;

- получение информации о неоплаченных счетах клиента, поступающие из всех точек продаж отеля;

- разного вида начисления за проживание и прочие услуги, оказываемые отелем;

- выставление как промежуточных, так и окончательных счетов для расчета с клиентами;

- получение отчетов финансовых и статистических.

Эта система позволяет осуществлять ведение историй по клиентам. Карточка гостя содержит следующую информацию: фамилия, имя, язык, адрес, страна проживания, телефон, факс, дата рождения, предпочитаемый гостиничный номер и т.д. Ведение архивной базы данных гостей позволяет после ввода в компьютер фамилии и имени постоянного гостя выдавать полную информацию о числе прожитых ранее ночей в отеле, о характеристике номеров, в которых останавливался гость, его паспортные данные, способы платежа и т.д. Получение этой информации позволяет предоставить гостю его любимый номер и т.п. Все это позволяет создать высокий уровень обслуживания гостей обеспечивая получение прибыли.

Система Fidelio FO предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности отеля.

Достоинством системы Fidelio FO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами.

1. Программный интерфейс с ресторанной системой Micros позволяет закрывать счета в ресторане, баре и других точках продажи на номер клиента, если он проживает в отеле. Это приносит огромные удобства как гостям отеля (не нужно носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим счетам один раз и т.д.), так и руководству гостиницы (оперативно получать финансовую информацию).

2. Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции отеля работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах. Такой интерфейс позволяет контролировать телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной сеткой.

3. Интерфейс с бухгалтерскими системами позволяет автоматически делать проводки в бухгалтерской системе. Это сильно облегчает работу бухгалтера.

4. Программный интерфейс с телевизионными системами.

5. Программный интерфейс с инженерной системой Fidelio eng позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

К основным преимуществам систем Fidelio и Micros относятся:

- возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;

- наличие версий программ на русском языке;

- широкая функциональность данных систем;

- удобство и быстрота работы для пользователей;

- удобство и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы выставленных счетов для клиентов;

- конфиденциальность хранения информации.

Данными преимуществами не обладает ни одна из систем, присутствующих на российском рынке.

Система Fidelio FO работает под операционной системой MS DOS и Windows NT, в качестве сетевой оболочки используется Nowell.