25. Основы планирования и контроля хода реализации строительного проекта

Под планированием проекта понимается разработка и сопровождение плана выполнения работ по проекту. План проекта – это документ, используемый для руководства выполнением работ по проекту и для контроля проекта.

Календарный план строительства – документ, устанавливающий очередность и сроки выполнения СМР, а также потребности в различных видах ресурсов по периодам времени

Основная цель планирования заключается в формировании модели осуществления проекта, необходимой для координации деятельности участников проекта.

Сущность планирования состоит в задании целей проекта и обеспечение их достижения на основе формирования комплекса работ и структуры ресурсов с последующим распределением ресурсов по работам при учете поставленных ограничений по продолжительности, стоимости и качеству проекта.

Планирование обеспечивает основу для сравнения плановых и фактических параметров работ, осуществляемого в процессе контроля выполнения работ по проекту.

Процесс планирования должен отвечать требованиям непрерывности и преемственности, т.е. осуществляться на всех стадиях жизненного цикла проекта с детализацией при появлении новых исходных данных и корректировкой при изменении результатов.

План проекта должен быть напряженным, но выполнимым, обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной стоимостью, с удовлетворяющим заказчика качеством, а также с учетом требований нормативной базы и действующего законодательства.

К основным процессам планирования относятся:

1. Планирование содержания проекта  разработка документального представления и подтверждения содержания, включающее обоснование, цели, задачи и основные результаты проекта.

2. Планирование этапов жизненного цикла проекта.

3. Определение номенклатуры и объемов работ по проекту.

4. Планирование ресурсов, в том числе оценка ограничений по ресурсам.

5. Формирование последовательности работ, выявление взаимозависимостей между работами и временных ограничений на выполнение работ.

6. Определение продолжительностей, трудоемкостей работ и потребностей в ресурсах.

7. Составление сметы проекта, расчет стоимости ресурсов по работам.

8. Разработка расписания выполнения работ по проекту.

9. Формирование бюджета проекта .

10. Разработка или уточнение плана проекта и его анализ.

К вспомогательным процессам планирования относят:

1. Планирование качества проекта – определение требований к качеству результатов проекта и действий по их обеспечению.

2. Планирование коммуникаций проекта – определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта и способов их удовлетворения.

3. Планирование рисков – разработка плана управления рисками проекта.

Планом управления рисками называется документ, определяющий мероприятия, реализуемые для управления рисками на протяжении всего жизненного цикла проекта, а также распределение ответственности за различные области рисков. План включает процессы идентификации (выявления) и оценки рисков, планирование действий по реагированию на риски, порядок использования резервов на непредвиденные расходы, а также документирование полученных результатов.

4. Организационное планирование – определение, документирование и распределение функций, задач, обязанностей, ответственности и порядка отчетности между различными участниками проекта.

5. Подбор команды проекта.

6. Планирование контрактов и поставок  разработка документального плана, определяющего номенклатуру, количество и сроки поставок материалов и оборудования организациями-поставщиками, а также виды, объемы и сроки выполняемых работ (предоставляемых услуг) субподрядными организациями.

7. Планирование предложений (Solicitation Planning) – определение требований, предъявляемых к товарам и услугам, и выявление потенциальных фирм-поставщиков.

Основные процессы планирования реализуются постоянно на протяжении выполнения проекта, в то время как вспомогательные процессы осуществляются по мере необходимости.

Уровни планирования проекта

Концептуальное планирование выполняется на этапе разработки концепции проекта и представляет собой процесс формирования основной документации по проекту, технических требований, оценок, укрупненных календарных планов, стандартов управления и контроля. Результатом планирования данного уровня является концептуальный план проекта.

Укрупненное планирование, называемое также стратегическим, выполняется на стадии разработки стратегии проекта и представляет собой процесс формирования укрупненных и долгосрочных календарных планов выполнения комплексов работ (а также организационных мероприятий) по проекту с последующей их увязкой в единый укрупненный (стратегический) план проекта.

Тактическое планирование, называемое также детальным, осуществляется для детализации решений, принятых на верхних уровнях, и обеспечения возможности организации и контроля работ на уровне ответственных исполнителей. Рекомендуется разрабатывать отдельные детальные календарные планы для каждой фазы строительного проекта.

Оперативное планирование требуется для краткосрочного (недельно-суточного) планирования, вплоть до ежедневного выполнения работ непосредственными исполнителями в соответствии с детальным планом производства работ, но с учетом фактически достигнутого выполнения работ. Решения, принятые в оперативном (недельно-суточном) плане, должны приводить к полному или частичному устранению негативных отклонений от утвержденного детального календарного плана.

Основные понятия контроля проекта

Под контролем проекта понимаются процессы сравнения фактических параметров выполнения работ по проекту с плановыми, анализа выявленных отклонений, оценки возможных действий и принятие в случае необходимости решений, позволяющих уменьшить отклонения от плана.

Основная цель контроля проекта заключается в обеспечении достижения плановых показателей проекта в ходе его осуществления. Отсутствие эффективного контроля за ходом работ по проекту резко снижает эффективность планирования.

Мониторинг (Monitoring) проекта – совокупность процессов сбора, анализа и учета данных по фактическому выполнению проекта, включая составление отчетов, в которых фактические параметры хода работ сравниваются с плановыми.

Сущность контроля заключается в выработке механизмов, обеспечивающих формирование ответных воздействий, возникающих при любом отклонении от плана выполнения работ и направленных на уменьшение данного отклонения с учетом изменений в окружающей среде. В теории управления одним из основополагающих понятий является управление с обратной связью: параметры на выходе системы контролируются, сравниваются с соответствующими плановыми параметрами и при условии их отличий по цепи обратной связи формируются корректирующие воздействия, которые попадают на вход системы и либо устраняют произошедшие отклонения, либо изменяют входные параметры.

В рамках процесса контроля и оперативного управления осуществлением проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся ситуации по достижению заданных результатов, затратам времени и ресурсов (в том числе финансовых), анализу и устранению причин отклонения от базисного плана, корректировки плана.

Пороговой датой или датой отчета о состоянии называется момент времени, по состоянию на который собирается информация о фактических показателях выполнения работ по проекту и осуществляется сравнение плановых (базовых) и фактических параметров. Разработанная процедура контроля проекта должна включать сведения о периодичности сбора информации (например, еженедельно по пятницам), а также о продолжительности ее обработки и представления в виде отчетов руководству (например, к следующему вторнику).

К основным процессам контроля проекта относят:

1. Общий контроль изменений – координация изменений по проекту в целом.

2. Ведение отчетности по проекту – сбор, обработка и передача информации о ходе реализации проекта в виде отчетов, составление прогнозов на основе имеющейся информации.

К вспомогательным процессам контроля проекта относят:

1. Контроль изменений содержания проекта – контроль за изменениями содержания проекта, зафиксированными в моделях структуризации проекта.

2. Контроль расписания проекта – контроль изменений временных параметров, зафиксированных в базовом плане проекта.

3. Контроль затрат – контроль изменений стоимостных параметров, зафиксированных в бюджете проекта.

4. Контроль качества – контроль качества результатов проекта, зафиксированных в стандартах качества, а также принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к ухудшению качества продукта проекта.

5. Контроль риска – реагирование на изменение уровня риска в ходе осуществления проекта.

Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть объединены в интегрированный процесс контроля, который подразделяется на этапы:

1. Отслеживание  сбор и документирование фактических показателей выполнения работ, определение степени соответствия плановых и фактических параметров, оформление полученной информации в утвержденной форме в виде отчетов и представление отчетов ответственным за принятие управленческих решений.

2. Анализ  оценка текущего состояния работ и сравнение полученных результатов с запланированными, определение причин отклонений, выработка возможных действий по устранению негативных последствий отклонений.

3. Корректировка  планирование и реализация действий, направленных на устранение отклонений параметров работ от плана, снижение последствий неблагоприятных отклонений и увеличение эффективности использования преимуществ от благоприятных отклонений.

Известны несколько вариантов действий, применяемых при отклонении показателей выполнения работ от плана:

• поиск альтернативных решений, прежде всего в области технологии и организации работ;

• пересмотр стоимости проекта  увеличение трудозатрат на выполнение работ, привлечение дополнительных ресурсов и т.д. (если жестко заданы ограничения по времени);

• пересмотр продолжительности проекта (если жестко заданы ограничения по стоимости);

• пересмотр содержания проекта, в том числе объемов работ;

• прекращение проекта, если выясняется, что совокупные затраты по проекту превысят ожидаемый доход.

Используются следующие основные типы отчетов о ходе проекта:

отчет о ходе работ (Progress Report) – регулярно составляемая отчетность о ходе выполнения работ, представляемая высшему руководству, финансирующим организациям или участникам проекта. Включает краткую характеристику показателей выполнения работ по проекту, в том числе ключевых, контрольных событий, сроков, затрат и др.;

• отчет о затратах на выполнение работ (Cost Performance Report)  регулярно составляемый отчет, включающий информацию о состоянии затрат и фактических сроках отдельных работ;

• отчет о состоянии проекта (Project Status Report) – отчет о фактическом состоянии выполнения проекта и отклонениях от базисных показателей, в том числе от плановых затрат и сроков;

• отчет по отклонениям (Exception Report) – документ, включающий основные отклонения от плана, для устранения которых необходимы корректирующие воздействия;

• журнал проекта (Project Log) – хронологический отчет о значительных событиях, произошедших в ходе реализации проекта.