9. Первинне спостереження і його документальне відображення в обліку

 

Документ – це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя існує або здійснюється.

Під бухгалтерським документом розуміють належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реально здійснену господарську операцію, містить її ознаки і показники, що підлягають відображенню в обліку.

Кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бути попередньо документально оформлена. В кожному документі повинні бути визначені показники, які називаються реквізитами. Кількість і зміст реквізитів в різних документах різні. Єдиний підхід до первинних документів є основою формування загальних вимог до них, які не залежать від виду та призначення документу і передбачають застосування обов’язкових реквізитів: назва документу; номер документу; дата складання; місце складання або видачі документу; зміст оформленої господарської операції (розкривається об’єкт документування); вимірники господарської операції (вони можуть бути натуральними: в одиницях маси, ваги; трудовими: в людино-годинах; грошовими); підписи відповідальних осіб; назви, а в деяких випадках адреси і поточні рахунки в банках сторін, що беруть участь в господарській операції, яка відображена в даному документі.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документу. За достовірність даних, що містить документ, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підписали документ.

Заповнення в документі всіх його показників (реквізитів) називається складанням документу, а одержання всіх необхідних дозволених надписів, резолюцій, віз, печаток і штампів на цьому документі – оформленням. Документ повинен бути правильно складений і оформлений, тобто містити точно, ясно, без будь-яких виправлень та викривлень повністю записані всі необхідні показники і мати всі необхідні санкціоновані дані – підписи, печатки, штампи тощо. Ця вимога обов’язкова як для бухгалтерського обліку, так і для використання документації в управлінні бізнесом.

Отже, бухгалтерський документ – це письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Сукупність бухгалтерських документів, що складаються на всі господарські операції, називається документацією. Вона служить способом первинного спостереження за господарськими операціями і є обов’язковою умовою для відображення їх в обліку.

Бухгалтерські документи виконують наступні функції: 1) доказова – бухгалтерські документи підтверджують факт здійснення господарської операції; 2) інформаційна – дані, які містить документ, використовуються для отримання інформації, формування показників, здійснення різних облікових процедур; 3) контрольна – бухгалтерські документи дають змогу контролювати господарські і технологічні процеси, роботу окремих осіб, фінансові операції; 4) накопичення і зберігання даних – завдяки бухгалтерським документам існує можливість отримувати дані  в майбутньому, це дає змогу порівнювати їх, аналізувати тощо.

Бухгалтерські документи класифікують за такими ознаками:

1.  За призначенням: а) розпорядчі (містять розпорядження на право здійснення операції – накази, розпорядження); б) виправдовуючі (підтверджують фактичне здійснення операції – статути, договори, кошториси, квитанції, рахунки); в) бухгалтерського оформлення (працівники бухгалтерії складають на підставі даних розпорядчих і виправдовуючих документів – меморіальні ордери, відомості, розрахунки); г) комбіновані (поєднують ознаки розпорядчих, виправдовуючих і бухгалтерського оформлення).

2.  За порядком складання: первинні і зведені.

3.  За місцем складання: внутрішні (внутрішні звіти); зовнішні (рахунки-фактури, виписки банку).

4.  За способом оформлення (кількістю охоплених операцій): а) одноразові (на одну операцію); б) нагромаджувальні (записують однорідні операції за певний проміжок часу).

5.  За змістом: грошові, розрахункові, обліку основних засобів, обліку матеріальних запасів, обліку особового складу тощо.