6. Облік розрахунків із дебіторами

 

Будь-яка дебіторська заборгованість передбачає отримання грошових коштів або товарів (у випадку бартерної угоди), тому вона визнається активом.

Дебітори – це юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів. Відповіднодебіторська заборгованість – це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату.

За терміном погашення розрізняють довгострокову та поточну дебіторську заборгованість. Поточна дебіторська заборгованість – це сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом 12 місяців з дати балансу. У балансі поточна дебіторська заборгованість поділяється на заборгованість покупців і замовників та іншу поточну дебіторську заборгованість. Покупці – це фізичні або юридичні особи, які придбають товари (роботи, послуги). Замовники – це учасники договору, на підставі замовлення яких виготовляється конкретна продукція, надаються послуги, виконуються роботи іншим учасником договору. Довгострокова дебіторська заборгованість – це сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після 12 місяців з дати балансу.

Дебіторська заборгованість буває забезпечена (векселями) та незабезпечена.

За можливістю погашення дебіторська заборгованість поділяється на: безнадійну; сумнівну; нормальну. Безнадійна дебіторська заборгованість – поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позивної давності. Сумнівний борг – поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує невпевненість її погашення боржником. Нормальна дебіторська заборгованість – дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість у погашенні її боржником.

Залежно від виникнення дебіторська заборгованість поділяється на: 1) дебіторську заборгованість за товари, роботи, послуги; 2) векселі отримані; 3) дебіторську заборгованість за розрахунками; 4) іншу поточну дебіторську заборгованість.

Дебіторська заборгованість за товари, роботи та послуги виникає, коли підприємство реалізує товари в кредит, тобто з відстроченням платежу.

На рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками” ведеться узагальнення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселем, а також узагальнюється інформація про розрахунки з учасниками промислово-фінансової групи. За дебетом рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками” відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг (у тому числі на виконання бартерних контрактів), яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов’язкові платежі), що підлягають перерахуванню до бюджетів та позабюджетних фондів та включені у вартість реалізації, за кредитом — сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу, та інші види розрахунків. Сальдо рахунку відображає заборгованість покупців та замовників за одержані продукцію (роботи, послуги).

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред’явленим до сплати рахунком. З цією метою підприємство може вести картки аналітичного обліку на кожного дебітора або накопичувальну відомість довільної форми.

На суму оплати за відвантажену продукцію, виконані роботи та надані послуги покупцям і замовникам та на суму нарахованого ПДВ на виручку здійснюють наступні записи: Д-т 36 К-т 70

-    на суму ПДВ: Д-т 70 К-т 641

-    одночасно відображається собівартість реалізованих товарів, робіт, послуг:

Д-т 90 К-т 26, 28

Дебіторська заборгованість погашається грошовими коштами, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах або в касу, запис: Д-т 30, 31 К-т 36

Погашення заборгованості покупцями та замовниками векселем: Д-т 16  34.

Поточна дебіторська заборгованість покупців та замовників за надані їм продукцію, товари, роботи або послуги (крім заборгованості, яка забезпечена векселем) відображається в статті балансу “Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги” (рядки 161-162 активу балансу). До підсумку балансу включається чиста реалізаційна вартість дебіторської заборгованості. Чиста реалізаційна вартість дебіторської заборгованості – сума поточної дебіторської заборгованості за вирахуванням резерву сумнівних боргів.

Синтетичний облік за рахунком 36 ведеться в журналі 3 (І розділ) і відомості 3.1.

Резерв сумнівних боргів нараховується з метою покриття не повернутих дебіторами з різних причин сум заборгованості (банкрутство, форс-мажорні обставини). Причому резерв нараховується тільки для сумнівної дебіторської заборгованості. Критеріями сумнівності та письмовими підтвердженнями визнання дебіторської заборгованості сумнівною можуть бути: при простроченні терміну оплати – договори або рахунки, при порушенні справи про визнання боржника банкрутом – постанови суду.

На рахунку 38 “Резерв сумнівних боргів” ведеться облік резервів за сумнівною дебіторською заборгованістю, щодо якої є ризик неповернення. Цей рахунок є контррахунком до рах. 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”. За кредитом рахунку 38 “Резерв сумнівних боргів” відображається створення резерву сумнівних боргів у кореспонденції з рахунками обліку витрат, за дебетом – списання сумнівної заборгованості в кореспонденції з рахунками обліку дебіторської заборгованості або зменшення нарахованих резервів у кореспонденції з рахунком обліку доходів.

Аналітичний облік за рахунком 38 ведеться в розрізі боржника або за строками непогашення дебіторської заборгованості залежно від того, за яким методом здійснюється нарахування резерву сумнівних боргів.

Нарахування суми резерву сумнівних боргів за звітний період відображається у складі інших операційних витрат у кінці звітного періоду наступним записом: Дт 944 Кт 38. Списано частину дебіторської заборгованості, яка визнана безнадійною, за рахунок створеного резерву: Дт 38 Кт 36. Списано частину визнаної безнадійної дебіторської заборгованості, що залишилася, на інші операційні витрати: Дт 944 Кт 36

Облік іншої поточної дебіторської заборгованості. На рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами” ведеться облік розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами за авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями. За дебетом рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами” відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом — її погашення чи списання.

Облік розрахунків за авансами виданими. У ряді випадків підприємства під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт (послуг), а також при оплаті продукції і робіт, прийнятих від замовників за частковою готовністю, можуть видавати аванси. Аванс є грошовою сумою або іншою майновою цінністю, яка передається в рахунок виконання договірного зобов’язання (наприклад, у рахунок наступних поставок). Це повний або частковий платіж. Здійснюючи авансовий платіж, покупець фінансує продаж за деякий час до надходження товару. Авансові платежі постачальникам та іншим підприємствам оформляють платіжними дорученнями, в яких міститься посилання на укладений договір. Підтвердженням проведених платежів є виписка банку. Зарахування оформляється розрахунком (довідкою) бухгалтерії.

На субрахунку 371 “Розрахунки за виданими авансами” ведеться облік авансів, наданих іншим підприємствам.  За дебетом субрахунку 371 облічуються суми виданих авансів, а також суми, сплачені за рахунками за виконані роботи по проміжних рахунках.

Аналітичний облік за рахунком 371 ведеться в розрізі окремих одержувачів грошових коштів у вигляді авансових платежів (за кожним дебітором).

Сплата постачальникам авансових платежів відображається наступними записами: Дт 371 Кт 30, 31, 33. Одночасно відображається сума податкового кредиту з ПДВ записом: Дт 641 Кт 644.

При відвантаженні цінностей, прийманні робіт, послуг покупець (замовник) отримує від постачальника розрахункові документи на повну вартість цінностей (робіт, послуг). На вартість отриманих цінностей, робіт, послуг за вирахуванням ПДВ запис: Дт 20, 28 Кт 63. На суму податкового кредиту: Дт 644 Кт 63. Одночасно зарахована сума авансів відображається у покупця записом: Дт 63 Кт 371.

За кредитом субрахунку 371 облічуються суми, погашені зарахуванням при розрахунках за поставлені матеріали, товари, роботи, суми авансів, які повернені постачальниками як невикористані: Дт 63, 30, 31 Кт 371. 

Дебетовий і кредитовий обороти відображаються у відомості 3.1. (Дт 371 з кредиту інших рах.) та в журналі 3 (кредит 371 у дебет інших).

Облік розрахунків з підзвітними особами. У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами. Підзвітні особи – це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Цим наказом затверджується список осіб, що мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів в межах України, за кордон – 60 календарних днів.

Для праців­ників, які відряджаються в межах України, розмір добових у роз­рахунку на добу становить:

— 30 грн. — якщо працівник є держслужбовцем або працівником підприємства, що повністю або частково фінансується за рахунок бюджетних коштів;

— не більше 0,2 розміру мінімальної зарплати, що діяв станом на 1 січня звітного року (у 2015 році — 243,60 грн.) — для працівників го­спрозрахункових (небюджетних) підприємств.

Добові можна виплатити працівникам тільки за наявності наказу про відря­дження та відповідних первинних документів. Якщо наказу про від­рядження немає, добові не випла­чуються.

Працівники, які одержали готівку під звіт, зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи (чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки). Авансовий звіт – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки. Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо перевитрати авансової суми – кошти відшкодовуються працівнику з каси. Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати згідно чинного законодавства (аванси у національній валюті на господарські потреби або витрати на відрядження).

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного відзвітування конкретної підзвітної особи за раніше виданий їй аванс. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в наступні строки: 1) за відрядженням – до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи; 2) на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крмі металобрухту, – протягом 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт; 3) на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

На субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо — в складі оборотних активів, кредитове сальдо — в складі зобов’язань балансу підприємства. Субрахунок призначений для відображення операцій, пов’язаних із наданням готівки фізичним особам даного підприємства для виконання завдань під час відрядження, а також із видачею грошей на господарські потреби. За дебетом субрахунку облічують суми, видані під звіт, за кредитом – суми, які підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми:

1.        Видача грошових коштів з каси підзвітній особі: Д-т 372 К-т 30

2.        Придбання ОЗ, інших необоротних матеріальних активів,  виробничих запасів, МШП, товарів  за рахунок підзвітних сум: Д-т 20 К-т 372 

3.        Відображено податковий кредит з ПДВ за придбаними ТМЦ: Д-т 64 К-т 372

4.        Утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати: Д-т 66  К-т 372

5.        Повернуто в касу залишки невикористаних підзвітних сум: Д-т 30 К-т 372

6.        Списано витрати в межах норм, оплачені з підзвітних сум і затверджені керівником, на відповідні рахунки витрат: Д-т 23, 91, 92, 93 К-т 372

7.        Відображено суми витрат, понесені підзвітною особою понад встановлені норми (на відшкодування цієї суми є згода керівника): Д-т 949 К-т 372

Аналітичний облік на субрахунку 372 ведеться по кожній підзвітній особі та кожному отриманому авансу окремо. Синтетичний облік ведеться в журналі 3 і відомості 3.2.

Облік розрахунків за нарахованими доходами. Для відображення розрахунків підприємства за належними до отримання відсотками, дивідендами, роялті й іншими доходами від вкладень (інвестицій) в інші підприємства (у т.ч. в спільну діяльність без створення юридичної особи), а також доходів від передачі в оренду майна призначений рахунок 373 “Розрахунки за нарахованими доходами”. Тобто на субрахунку 373 “Розрахунки за нарахованими доходами” ведеться облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо, які підлягають отриманню. Роялті – платежі за використання НМА підприємства (патентів, торгових марок, авторського права, програмних продуктів тощо). Відсотки – платежі за використання гршовоих коштів, їх еквівалентів або сум, які заборговані підприємству. Дивіденд – платіж, який здійснюється юридичною особою-емітентом корпоративних прав чи інвестиційних сертифікатів на користь власника таких корпоративних прав (інвестиційних сертифікатів) у зв’язку з розподілом частини прибутку такого емітента, розрахованого за правилами бухгалтерського обліку. Документами, якими оформляються операції з розрахунків за нарахованими доходами, є довідки та розрахунки бухгалтерії, договори тощо.

Нараховано доходи від передачі активів в операційну оренду, дивіденди від підприємств відображається: Д-т 373 К-т 713, 731. Отримано нараховані доходи (відсотки, дивіденди тощо) у вигляді виробничих запасів, МШП, товарів, у готівковій та безготівковій формі: Д-т 20, 22, 28, 30, 31 К-т 373. Отримано доходи у вигляді векселя, короткострокових боргових цінних паперів: Д-т 34, 35 К-т 373.

Облік розрахунків за претензіями. У процесі придбання ТМЦ і взаємодії з контрагентами підприємство може виявити порушення договірних умов (невідповідність цін, арифметичні помилки в розрахункових документах, інші порушення умов договору про асортимент, упаковку тощо). На субрахунку 374 “Розрахунки за претензіями” ведеться облік розрахунків за претензіями, які пред’явлені постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред’явленими їм та визнаними штрафами, пенею, неустойками. Субрахунок служить для контролю за договірною дисципліною та відшкодуванням витрат при доставці вантажів й порушенні умов договорів поставок. Підставою для запису операцій на рахунку 374 є акти приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмова згода постачальників на пред’явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій. Аналітичний облік ведеться в розрізі постачальників, транспортних організацій та інших юридичних осіб і пред’явлених до них претензій.

За дебетом рахунку 374 обліковуються суми предявлених підприємством претензій: 1) при вияленні перевіркою в рахунках постачальників невідповідностей цін і тарифів, передбачених договорами, арифметичних помилок, невілповідності якості ТМЦ у кореспонденції з рахунком 63; 2) за брак або простій, що виник з вини постачальників, у сумі, визнаній платниками або присулджених арбітражем, у окреспонденції з рахунками 24, 92. Рахунок 374 кредитується на суми платежів, що надійшли, в кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів: Д-т 30, 31 К-т 374.

Облік розрахунків за відшкодуванням завданих збитків. На субрахунку 375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено. Підстава записів сум за дебетом рахунку є наказ керівника або відповідне рішення суду, а їх списання з кредиту – документи, що підтверджують погашення заборгованості (ПКО, виписка банку, накладна тощо) або утримання сум із заробітної плати (розрахунково-платіжна відомість, платіжна відомість тощо). Аналітичний облік на рахунку ведеться за кожною винною особою.

Віднесено на винну особу фактичну недостачу, що підлягає відшкодуванню: Д-т 375 К-т 716. Погашено заборгованість винною особою грошовими коштами, матеріальними цінностями: Д-т 30, 31, 20, 22 К-т 375. Утримано суму недостачі із заробітної плати: Д-т 66 К-т 375.

На субрахунку 376 “Розрахунки за позиками членам кредитних спілок” ведеться облік розрахунків за позиками членам кредитних спілок у кредитних спілках.

Облік розрахунків з іншими дебіторами. На субрахунку 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” ведеться облік розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами”, зокрема розрахунки за операціями, пов’язаними із здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи), усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), інші розрахунки: за операціями некомерційного характеру (за роботи та послуги, виконані установами зв’язку, навчальними закладами, науково-дослідними організаціями тощо); згідно з виконавчими документами судових органів; згідно виконавчих документів судових органів; за наданими безвідсотковими позиками; за товари, продані в кредит; із оплати за житлово-комунальні послуги.

Видача короткострокових позик працівникам проводиться, як правило, з каси підприємства: Д-т 377 К-т 30. Погашення позики (залежно від умов договору) грошовими коштами, утриманням із заробітної плати: Д-т 30, 31, 66 К-т 377.

Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, видами заборгованості, термінами її виникнення та погашення. Відомості про розрахунки з різними дебіторами відображаються в журналі 3 і відомості 3.2. У балансі інша дебіторська заборгованість відображається в рядках 180-210 ІІ розділу активу.