Внутренняя и внешняя среда
Внутренняя среда – это ситуационные факторы внутри организации. Внутренняя среда является результатом управленческих решений. И должна быть под постоянным контролем руководства. Основными внутренними переменными являются: цели, задачи, структура, технология, люди.
Целями называют конкретные конечные состояния организации или желаемый результат ее деятельности, которого стремится добиться группа людей, работая вместе. Структура представляет собой совокупность и логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей ее деятельности, определяемые в форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Задачи определяют предписанную работу, которая должна быть выполнена в заранее установленные сроки и заранее установленным способом.
Технология представляет собой сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Люди являются центральным фактором любой модели управления. Существует три основных аспекта человеческой переменной: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя. Взаимосвязь внутренних переменных представлена на рисунке.
Структура
Цели
Технология
Люди
Задачи
Рисунок Взаимосвязь внутренних переменных
Внешняя среда организации определяется как совокупность взаимосвязанных факторов ее внешнего окружения, которые имеют непосредственное отношение к функционированию организации. Различают две группы внешних факторов:
- факторы прямого воздействия;
- факторы косвенного воздействия.
К факторам прямого воздействия относятся: поставщики, потребители, конкуренты, учреждения государственного регулирования, законы.
К факторам косвенного воздействия относятся: состояние экономики, научно-технический прогресс, социальные, культурные и политические изменения.
Различают следующие характеристики внешней среды:
- взаимосвязь факторов внешней среды,
-сложность внешней среды,
-подвижность среды, неопределенность внешней среды.
Тема 4 Функции и структура управления
Содержание состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации. А так же в определении порядка и условий ее функционирования.
Взаимосвязь между планированием и реализацией – планирование готовит цель, а реализация это уже люди выполняющие работу.
Концепция организации сводится: К сведению во едино всех специалистов и построить таким образом структуру. Функции организации формирует структурные подразделения исходя из целей задач организации. Любая фирма должна быть структурирована (организована) и для этого необходимо руководствоваться следующими принципами:
определение и детализация цели, которые выявлены при планировании
определение видов деятельности
поручение различных задач индивидуумами и объединение их в управляемые рабочие группы, или же в подразделения
координация различных видов деятельности (поручение каждой группе своих видов задач, у одного подчиненного есть один начальник)
единство целей (этот принцип заключается в выяснении для себя как менеджера – работает ли каждый на цель, никто не должен работать против цели, все должны работать на общую цель)
размах контроля или размах менеджмента ( он заключается отвечает ли каждый менеджер за управляемое им число работников, то есть не легко определить на практике определить это, и по этому высшие руководители управляют 10 подчиненными, а среднего звена гораздо большим количеством, и по этому дадим определение нормам управляемости: Нормы управляемости – это количество сотрудников которыми может эффективно 1 менеджер. Нормы управляемости определяют два фактора: ВРЕМЯ и ЧАСТОТА. )
Выводы относительно содержания и функции организации – Организация это процесс по средством которого создается и сохраняется структура организации. И второй вывод: функции организации это взаимоотношение всех факторов которые имеют место когда люди обледенены совместным трудом.
Структура это один из основных элементов управления организацией между структурными подразделениями. Структура это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.
Организационная структура это есть совокупность управленческих звеньев, находящихся в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющим и управляемыми системами. Для понятия сущности структуры рассмотрим
Элементы структуры: звенья (отделы управления), уровни управления, связи (вертикальные, горизонтальные)
К звеньям относится – структурные подразделения, и специалисты выполняющие функции
Уровень управления – совокупность звеньев управления, которые занимают определенную ступень в управлении организацией, и имеет вертикальную, иерархическую структуру. (президент, вице-президент, директора, начальники служб, бригадиры). Типы оргструктур:
линейная
функциональная
линейно-функциональная
матричная
Линейная структура – это самая простая орг структура, характеризующаяся тем, что во главе каждого подразделения находится единый начальник. У него в подчинении все работники, и он имеет в руках все функции управления. То есть по единовременной команде все отделы получают задания
Определяет меры работ, содержание работ. Существует принцип «единого начале» - это значит подчиненные выполняют задачи только одного начальника. Таким образом линейная структура имеет одного начальника. Эта структура для небольших организаций, на низших уровнях управления, и она там обычно и есть. Преимущества – лин-орг структур – простота управления, ярко выражена ответственность, оперативность в принятии управленческих решений, единство и четкость распорядительства, наблюдается личная ответственность руководителей за конечные результаты деятельности своего структурного подразделения. Недостатки – предъявляются очень высокие требования к руководителю, отсутствие звеньев по планированию и принятию решений, большая перегрузка информацией, концентрация власти в управляющей верхушке.
Функциональная – то есть это структура состоящая из функциональных служб. Управление начинается со среднего звена управления. Вместо универсальных менеджеров появляется штат специалистов которые отвечают каждый за свой отдел.
Преимущества: Высокая компетентность специалистов в целом отвечающих за свои функции (финансисты финансами), исключение дублирования в управлении своих функций, стандартизация и программирование явлений и процессов, уменьшается потребность специалистов широкого профиля.
Недостатки: трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между функциональными службами, длительность процедуры принятия решений, заинтересованность каждого отдела в реализации цели, трудно реагирует на изменения.
Линейно-функциональная – у каждого структурного подразделения есть начальник, и ему в руководстве помогают структурные отделы.
Преимущества: Решение готовится тщательно это связано со специализацией работы, возможность в привлечении консультантов и экспертов, главный менеджер освобождается от глубокого анализа проблем, потому, что этим будут заниматься структурные подразделения
Недостатки: отсутствие тесных связей между подразделениями на горизонтальном уровне, недостаточно четкая ответственность (Ли я Кок)
Матричная структура – Она создается путем совмещения структур двух видов – это линейная и программно-целевая. Суть структуры: вся совокупность работ по реализации заданной конечной цели рассматривается с позиции предусмотренной программы. В этой структуре назначается руководитель программы, который ее составит, и будет нести ответственность за качество исполнения. При этом руководители на высших уровнях не будут принимать решения по текущим вопросам. Руководитель программы работает при этом определяя когда и что должно быть сделано и в какие сроке. Преимущества: возможность быстро адаптироваться к изменяющимся условиям, рациональное использование кадров, увеличение мотиваций деятельности, сокращение нагрузки на руководителей высшего звена за счет делегирования, повышение личной ответственности для выполнения программы. Недостатки – сложная структура соподчинения в результате возникают проблемы во определении приоритетов в направлении, задач, с распределением времени. Присутствие духа нездорового соперничества. Трудности в приобретении навыков, которые нам необходимы по работе в новой программе.
ВЫВОД по структурам: структуры направлены на подъем творческой инициативы, как руководителей, так и специалистов.
Литература
1.Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. — Основы менеджмента: пер.с англ. — М.: “Дело ЛТД”, 1994 — 702 с.
2.Ильин Н. И., Лукманова И.Г. и др. — Управление проектами.—СПб.; “Два-Три”, 1996 - 610 с.