Dokumentoved_i_ego_professia
.pdf
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ (МИИТ)
Ю Р И Д И Ч Е С К И Й И Н С Т И Т У Т
В. П. ЕГОРОВ, А. В. СЛИНЬКОВ Е. В. КАРПЫЧЕВА
ДОКУМЕНТОВЕД И ЕГО ПРОФЕССИЯ
Учебное пособие
МОСКВА—2012
УДК 651
ББК 63.2
Е-50
Егоров, В. П. Документовед и его специальность : учеб. пособие / В. П. Егоров, А. В. Слиньков, Е. В. Карпычева. – М. : Юридический ин-т МИИТа, 2012. – 336 с.
Авторский коллектив:
В.П. Егоров, доктор военных наук, профессор — Главы 1, 39, введение, заключение, рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по дисциплине «Документоведение и документационное обеспечение управления».
А.В. Слиньков, методист Учебно-методического центра «Наследие Митрополита Питирима» МИИТа — Главы 1017, приложения.
Е.В. Карпычева — кандидат исторических наук, доцент кафедры «ДОУ» МИИТа — Глава 2.
Рецензенты:
Воробъѐв В.П. — доктор исторических наук, проректор МГИМО.
Кузнецова Т.В. — кандидат исторических наук, профессор, зав. кафедрой «Документоведение» РГГУ.
Малинский С.В. — кандидат технических наук, доцент МИИ-
Та.
В учебном пособии приведено современное состояние документоведения и документационного обеспечения управления. Раскрываются их значение и место в обществе. Особое внимание уделено содержанию документов и использованию электронных документов в системе управления.
Учебное пособие рекомендуется студентам высших профессиональных образовательных учреждений, обучающихся по направлениям «Документоведение и архивоведение», «Менеджмент организации», «Управление персоналом», а также руководителям и специалистам сферы управления и производства, поставивших для себя цель — организовать работу учреждений, предприятий любой формы собственности, их документооборот и на этой основе управлять ими.
© Юридический институт МИИТа, 2012
2
|
ОГЛАВЛЕНИЕ |
|
ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................ |
8 |
|
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ |
|
|
И АРХИВОВЕДЕНИЕ |
|
|
Глава 1. История развития профессии ............................................ |
13 |
|
1.1. От древнего Египта к Древней Руси.............................................. |
13 |
|
1.2. Делопроизводство в Древней Руси................................................ |
14 |
|
1.3. |
Приказное делопроизводство......................................................... |
15 |
1.4. Коллежское делопроизводство ...................................................... |
17 |
|
1.5. Министерское делопроизводство .................................................. |
25 |
|
1.6. Делопроизводство в СССР в ХХ в. ............................................... |
31 |
|
Глава 2. Федеральный государственный образовательный |
|
|
стандарт высшего профессионального образования |
|
|
по направлению 034700 «Документоведение и |
|
|
архивоведение» ................................................................................... |
41 |
|
2.1. Общие положения ........................................................................... |
41 |
|
2.2. Федеральный государственный образовательный стандарт |
|
|
высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) ................. |
43 |
|
2.3. Циклы государственных образовательных программ ................. |
47 |
|
2.4. Требования к результатам освоения основных |
|
|
образовательных программ бакалавриата .......................................... |
48 |
|
2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении |
|
|
программой ............................................................................................ |
55 |
|
Глава 3. Документ и его место в системе управления .................. |
59 |
|
3.1. Понятия «документ», «информация»............................................ |
59 |
|
3.2. Способы документирования .......................................................... |
61 |
|
3.3. Система документации и управление ........................................... |
64 |
|
РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ |
|
|
Глава 4. Документоведение как научная дисциплина ................ |
68 |
|
|
3 |
|
4
4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, |
|
объект и предмет документоведения .................................................. |
68 |
4.2. Основные этапы развития документоведения.............................. |
78 |
4.3. Структура документоведения ........................................................ |
72 |
4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками ................... |
74 |
4.5. Источники в документоведении .................................................... |
79 |
Глава 5. Системный подход к документу как объекту |
|
исследования ........................................................................................ |
88 |
5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ».................... |
88 |
5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и |
|
«материальный носитель»..................................................................... |
93 |
5.3. Свойства, признаки и функции документа ................................... |
96 |
Глава 6. Методы и способы документирования ......................... |
102 |
6.1. Общие положения и понятия документирования ...................... |
102 |
6.2. Понятие о языках .......................................................................... |
104 |
6.3. Знаковый метод фиксирования информации ............................. |
106 |
6.4. Способы и средства записи информации ................................... |
112 |
Глава 7. Классификация документов ........................................... |
117 |
7.1. Понятие о классификации документов ....................................... |
117 |
7.2. Классификация по информационной составляющей |
|
документа.............................................................................................. |
119 |
7.3. Классификация по материальной составляющей документа.... |
125 |
7.4. Классификация документов по обстоятельствам |
|
их функционирования во внешней среде .......................................... |
127 |
Глава 8. Системы документации .................................................. |
133 |
8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие |
|
систем документации........................................................................... |
133 |
8.2. Основные функциональные системы документации |
|
в Российской Федерации ..................................................................... |
138 |
8.3. Унифицированные системы документации................................ |
145 |
Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих |
|
документов в документационном обеспечении управления ..... |
148 |
5 |
|
9.1. Унифицированные системы документации................................ |
148 |
9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической |
|
и социальной информации .................................................................. |
154 |
9.3. Основы стандартизации ............................................................... |
156 |
9.3.1. Общие положения ...................................................................... |
156 |
9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации |
....157 |
9.3.3. Государственная система стандартизации (ГСС) ................... |
161 |
9.3.4. Задачи стандартизации .............................................................. |
162 |
9.3.5. Основные понятия и определения в системе |
|
стандартизации..................................................................................... |
163 |
9.3.6. Органы и службы стандартизации ........................................... |
166 |
9.3.7. Нормативные документы по стандартизации ......................... |
168 |
РАЗДЕЛ 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
|
УПРАВЛЕНИЯ (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА) |
....176 |
Глава 10. Информационно-документационное обеспечение |
|
работы аппарата управления ....................................................... |
176 |
10.1. Основные виды документной деятельности............................. |
176 |
10.2. Информация в управленческой деятельности......................... |
178 |
10.3. Управление документацией ....................................................... |
186 |
Глава 11. Современное делопроизводство: цели, задачи |
|
и основные принципы ...................................................................... |
190 |
11.1. Документационное обеспечение управления .......................... |
190 |
11.2. Понятие «делопроизводство»: цели и задачи........................... |
191 |
11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого |
|
труда. Организационно-штатное построение ДОУ .......................... |
195 |
11.4. Культура труда делопроизводственного персонала ................ |
202 |
Глава 12. Организация документооборота ................................. |
204 |
12.1. Принципы организации документооборота ............................. |
204 |
12.2. Прием и первичная обработка поступающих документов...... |
207 |
12.3. Предварительное рассмотрение документов............................ |
209 |
12.4. Регистрация поступающих документов.................................... |
209 |
12.5. Порядок рассмотрения документов руководством .................. |
211 |
6 |
|
12.6. Организация работы с отправляемыми документами ............ |
214 |
12.7. Регистрация отправляемых документов ................................... |
215 |
12.8. Отправка документов ................................................................. |
216 |
12.9. Регистрация и прохождение внутренних документов ............ |
219 |
12.10. Порядок обработки и учета иностранной |
|
корреспонденции.................................................................................. |
220 |
12.11. Учет и анализ объемов документооборота ............................. |
222 |
12.12. Организация информационно-поисковых систем по |
|
документам учреждения ..................................................................... |
223 |
12.13. Контроль за исполнением документов.................................... |
233 |
Глава 13. Формирование дел и организация их хранения......... |
243 |
13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.................................. |
243 |
13.2. Формирование дел и их текущее хранение .............................. |
254 |
13.3. Подготовка документов и дел к передаче |
|
на архивное хранение ......................................................................... |
259 |
13.3.1. Экспертиза ценности документов .......................................... |
260 |
13.3.2. Составление описей дел .......................................................... |
260 |
13.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками |
|
хранения................................................................................................ |
276 |
13.5. Передача дел на архивное хранение.......................................... |
278 |
Глава 14. Особенности работы с электронными |
|
документами ....................................................................................... |
281 |
14.1. Порядок создания, получения, обработки электронных |
|
документов............................................................................................ |
281 |
14.2. Обязательные сведения об электронном документе................ |
284 |
14.3. Систематизация дел электронных документов ........................ |
286 |
Глава 15. Изготовление, учет, использование и хранение |
|
печатей, штампов и бланков документов ................................... |
288 |
15.1. Учет печатей и штампов............................................................. |
288 |
15.2. Учет бланков документов........................................................... |
291 |
Глава 16. Международная переписка ........................................... |
293 |
16.1. Международные стандарты по оформлению документов ...... |
293 |
16.2. Форматы бумаги.......................................................................... |
297 |
7 |
|
16.3. Бланки .......................................................................................... |
299 |
16.4. Реквизиты международного письма.......................................... |
301 |
Глава 17. Конфиденциальность информации |
|
и конфиденциальность документов .............................................. |
312 |
17.1. Понятия конфиденциальности информации и |
|
конфиденциальности документов ...................................................... |
312 |
17.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну ......... |
318 |
17.3. Организация работы с документами, содержащими |
|
конфиденциальные сведения ............................................................. |
320 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................. |
328 |
Нормативно-правовые источники, научная и учебная |
|
литература............................................................................................. |
329 |
8
ВВЕДЕНИЕ
В последнее время в различных слоях российского общества не утихают разговоры о необходимости политической и экономической модернизации страны. Так что само время определило задачу совершенствования организационной структуры и методов управления как важного звена в улучшении руководства экономикой. Значительное место в успешном решении этой задачи занимает документоведение и документационное обеспечение управления (далее — «делопроизводство»).
Документоведение и документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это один из инструментов управления (менеджмента).
Подготовка по направлению 034700 «Документоведение и архивоведение» сегодня открыта во многих вузах России, получаемая выпускниками квалификация — документовед.
Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед — т.е. все ведающий, знающий о документе. Чтобы много знать о документе, необходимо учиться в высшем профессиональном образовательном учреждении.
Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в профессиональном цикле, а дисциплины «Введение в документоведение и архивоведение» и «Документоведение» открывают профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации.
Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют традиционные, рукописные, типографские документы, документы на магнитных носителях, электронные документы и др.
Велик удельный вес делопроизводственных операций в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени.
9
Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных им операций, повышается производительность и эффективность их труда и сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.
Вправильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления — доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации — может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.
Всовременном мире, когда прямо или косвенно затрагиваются вопросы управления, неминуемо присутствует понятие «система» или система управления.
Под системой следует понимать некое целостное образование, состоящее из отдельных элементов. Эти элементы связаны между собой энергетическими или информационными (а чаще и теми и другими) связями.
Каждый руководитель, предприниматель (деловой человек) выступает за порядок, базирующийся на экономической и организационной основах, а не на эмоциях. А это может дать система, где каждому нормальному здоровому человеку были бы предоставлены возможности приложить свои способности за достойную плату. Формы управления слепо копироваться не должны, но основы управления (системы управления) должны быть заложены в организационноштатные структуры и функциональные обязанности должностных лиц (должностные инструкции).
10