Dokumentoved_i_ego_professia

Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами

5.7. В Департаменте управления делами контроль осуществ-

ляют:

—отдел инспекции и контроля — за исполнением поручений, предусмотренных решениями высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества (включая резолюции президента общества по исполнению этих решений), решениями правления общества и решениями, принятыми на совещаниях, проводимых президентом общества, планами исполнения документов, имеющих особо важное значение для деятельности и развития общества, за исполнением заданий, предусмотренных приказами общества, а также распоряжениями и поручениями, подписанными президентом общества;

—секретариат (помощники) президента общества и другие работники Департамента управления делами, подготавливающие проекты резолюций, — за исполнением резолюций (указаний) президента общества по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками «внести предложения», «доложить», «информировать», «подготовить проект документа», а также резолюций вицепрезидентов общества, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента общества;

—секретариаты (советники) вице-президентов общества — за исполнением заданий, предусмотренных распоряжениями и поручениями, подписанными вице-президентами общества, и резолюций (указаний) по рассмотренным ими документам. Руководители секретариатов (советники) также докладывают соответствующим вицепрезидентам общества о ходе исполнения резолюций (указаний), данных им президентом общества, и информируют о результатах контроля отдел инспекции и контроля;

—отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема — за исполнением резолюций (указаний) по обращениям граждан.

5.8. В случае, если решения или поручения, предусмотренные документами высших органов государственной власти, федеральных

241

органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества, приказами общества и подписанными президентом общества распоряжениями, протоколами и резолюциями, не выполняются в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у руководителя подразделения аппарата управления общества — ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах их неисполнения и о принимаемых мерах.

Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку вице-президенту общества, курирующему указанное подразделение аппарата управления общества.

5.9. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на совещаниях у президента общества о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения подразделениями аппарата управления общества данных президентом общества поручений, а также о мерах, принимаемых по улучшению исполнительской дисциплины, и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.

Информацию начальнику Департамента управления делами для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и предложения) еженедельно подготавливает отдел инспекции и контроля.

Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества

5.10.В подразделениях аппарата управления общества контроль за исполнением документов (решений) работниками этого подразделения осуществляет служба делопроизводства подразделения.

Руководители подразделений аппарата управления общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и персонально отвечают за состояние исполнительской дисциплины в соответствующем подразделении.

5.11.Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и работника службы дело-

242

производства подразделения сведения о ходе исполнения документа для внесения их в АС «Документооборот».

Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверяет перечень документов, поставленных на контроль в АС «Документооборот», и для принятия оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе исполнения документов (решений), представляемые руководителю подразделения.

5.12. Руководители подразделений аппарата управления общества обязаны лично рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и незамедлительно принимать меры к их исполнению и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует заместитель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа.

5.13. Контроль за исполнением обособленными структурными подразделениями общества документов (решений), а также за ходом рассмотрения другими организациями направленных им документов общества осуществляется подразделениями аппарата управления общества, которые эти документы подготовили.

Автоматизированная система контроля исполнения

5.14. Контроль за исполнением документов (решений) осуществляется с применением АС «Документооборот» (программный комплекс АСКИД). Данные о поставленных на контроль документах (решениях) вводят в АС «Документооборот» работники отдела инспекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества, осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (решений). Данные о документах (решениях), контролируемых секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в

243

АС «Документооборот» работники отдела документационного обеспечения. Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления общества на контроль документах (решениях) вводят в АС «Документооборот» работники службы делопроизводства соответствующего подразделения.

5.15.Контрольная база данных АС «Документооборот» систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям

ипо группам документов.

5.16.Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов (решений), изменении сроков исполнения и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС «Документооборот» работниками Департамента управления делами, а также работниками подразделений аппарата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно.

5.17.Исполненный документ (решение) подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на контроль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу данных АС «Документооборот».

Контрольные вопросы:

1.Какие положения должны быть установлены Инструкцией по делопроизводству в организации документооборота?

2.Принципы при установлении требований к организации документооборота.

3.Какие документопотоки в документообороте федерального органа исполнительной власти?

4.Какие документы входящей и исходящей документации могут выделяться в документообороте федерального органа исполнительной власти?

5.Какие документы не подлежат регистрации?

244

6.Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству по приему и обработке поступающих документов?

7.Что является результатом предварительного рассмотрения документов?

8.Что должно быть установлено в Инструкции по делопроизводству, касающееся регистрации поступающих документов?

9.Что должно быть отмечено в Инструкции по делопроизводству по вопросам регистрации документов?

10.Где и в каком виде проставляется регистрационный но-

мер?

11.Виды классификаторов в федеральных органах исполнительной власти.

12.Что должно быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству по вопросам рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти?

13.Что должно быть отражено в инструкции по делопроизводству по организации работы с отправляемыми документами?

14.Что должно быть отражено в Инструкции по делопроизводству по вопросам регистрации документов?

15.Что должно быть отражено в Инструкции по делопроизводству по отправке документов?

16.Что необходимо помнить и отразить в Инструкции по делопроизводству по регистрации и прохождению внутренних документов?

17.Порядок обработки и учета иностранной корреспонден-

ции.

18.Что включает в себя контроль за исполнением докумен-

тов?

19.На чем строится контроль исполнения документов?

20.Нормативы времени на работу с документами.

21.В чем заключается алгоритм поиска необходимой документированной информации?

22.Что представляет собой непосредственный поиск доку-

ментов?

23.По каким признакам осуществляется поиск документов в ручных ИПС?

245

24.Каковы возможные варианты поиска документов в автоматизированных компьютерных ИПС?

25.Из каких этапов состоит поиск документированной ин-

формации?

26.Что является основой для построения поисковых систем?

27.Назовите классификаторы, получившие наибольшее распространение в ИПС.

28.Содержание контрольно-справочной картотеки.

29.В чьей компетенции находится выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы?

Глава 13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ

13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Основным источником, определяющим порядок создания документального фонда федерального органа исполнительной власти и работе с ним, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел V (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477).

Условия, определяющие порядок создания документального фонда и работе с ним, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.

Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций с указанием сроков хранения.

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

246

Номенклатура дел федерального органа исполнительной вла-

сти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертнопроверочной комиссией федерального государственного архива.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти.

Документальный фонд федерального органа исполнительной власти — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранно-

247

сти, организация передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти.

Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяет:

—порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти устанавливает:

—назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею

функции;

—форму номенклатуры дел;

—порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

—порядок ведения номенклатуры дел.

В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти отмечается, что:

—номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы

идокументов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти;

—в федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 1) и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение2):

248