Dokumentoved_i_ego_professia

12.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

В федеральном органе исполнительной власти (как в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собственности) должны быть определены особенности документооборота внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

Инструкция по делопроизводству определяет:

222

—процедуру прохождения проектов приказов федерального органа исполнительной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах РФ, другим организациям;

—организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

—процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

—место и способ регистрации внутренних информационносправочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства.

12.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

Вфедеральном органе исполнительной власти (как в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собственности) должны быть определены структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией

идокументами, направляемыми зарубежным корреспондентам.

ВИнструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции, определяется структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа

223

исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.

Вот каким образом определены особенности работы с иностранной корреспонденцией в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».

«Особенности приема, обработки и отправки документов при переписке с зарубежными корреспондентами:

2.31.Документы (корреспонденцию), поступающие в общество от организаций и частных лиц из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, принимает и передает в Департамент международных связей экспедиция.

Департамент международных связей направляет документы, подлежащие рассмотрению президентом и вице-президентами общества, в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада руководству общества в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения руководством общества, — в соответствующие подразделения аппарата управления общества.

Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, может докладывать президенту (вице-президенту) общества начальник (заместитель начальника) Департамента международных связей до регистрации этих документов отделом документационного обеспечения (после доклада документы регистрируются в установленном порядке).

2.32.Письма с пометкой «Лично», адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международных связей направляет непосредственно адресатам (без вскрытия конверта).

2.33.Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотруд-

224

ничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих материалов.

Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

2.34.На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляют номера исходящих документов, другие реквизиты не указывают.

2.35.Корреспонденция общества, направляемая за границу, конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной передается в Департамент международных связей с приложением реестра в четырех экземплярах. Департамент международных связей отправляет корреспонденцию по реестру через экспедицию. При отправлении корреспонденции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись «Недозволенных вложений нет», которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международных связей и печатью».

12.11. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполни-

225

тельной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат федерального органа исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировальномножительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

12.12. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

Документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь поиск документированной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени.

Проблема поиска необходимой информации является весьма актуальной в самых различных сферах человеческой деятельности: в науке, управлении, образовании и т.д.

По некоторым данным разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда

226

вытекает важность и социальная значимость теоретических разработок и обобщения практики поиска необходимой документированной информации.

Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в ее поиске.

Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают все новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.

Поиск информации, прежде всего научной, облегчают действующие в различных странах информационные центры, институты научной информации и другие учреждения, одновременно выполняющие также функции обработки и хранения документированной информации.

Непосредственный поиск документов в том или ином документном массиве представляет собой совокупность логических и технических операций. Он осуществляется в рамках информационнопоисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных и т.п.), содержащих поисковые образы и адреса хранения документов. Для успешного поиска документов необходимо четкое закрепление места каждого документа в документном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документографическая (библиографическая) картина того или иного комплекса документов.

ИПС (информационно-поисковые системы) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными).

В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационно-

227

му номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному либо библиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к примеру, создаются РКК. РКК в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, бук- венно-цифровыми шифрами. Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п.

Вручных ИПС поиск возможен лишь по одному какому-либо признаку (реквизиту), являющемуся основным в данной поисковой системе, — по автору, адресату, содержанию и т.д.

Вотличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документированной информации:

— по поисковому образу документа (осуществляется аналогично ручным карточным системам);

— по полному тексту документа (на основе формализции текста, перевода его в машиночитаемую форму);

— по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логических и ассоциативных взаимосвязей между документами).

Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осуществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке

оконтроле, приложении и другим.

Взависимости от формы представления информации ИПС подразделяют:

— на документографические (производят поиск по поисковым образам документов, т.е. по индивидуальным кодам, которые присваиваются каждому документу и содержат информацию о его местонахождении. В частности, так ведется поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках).

— фактографические (помогают найти отдельные сведения, факты, содержащиеся в текстах документов и относящиеся к какойлибо предметной области);

— документно-фактографические занимают промежуточное положение между предыдущими (позволяют отыскать необходимые

228

сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содержатся).

Поиск документированной информации, как правило, состоит из нескольких последовательных этапов:

—составление поискового запроса;

—анализ и перевод его с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, перечня дескрипторов и т.д.), т.е. выражение на языке запросов используемой информационно-поисковой системы;

—выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так называемых релевантных документов);

—выбор из числа найденных тех документов, которые соответствуют информационным потребностям реципиента (так называемых пертинентных документов).

В зависимости от местонахождения документированной информации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в государственном архиве, в библиотеке и т.п.) поиск ее имеет свои особенности.

К примеру, поиск архивных документов начинается с установления фондообразователей, в деятельности которых могла возникнуть интересующая информация. Затем устанавливаются названия архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться необходимые документы.

На третьем этапе поиск осуществляется уже на уровне конкретного архива, где выявляются названия и номера фондов, в которых отложились нужные документы. Затем он продолжается на уровне отдельного архивного фонда с целью установления номеров единиц хранения. Завершением поиска становится выявление нужного документа в рамках первичного комплекса, т.е. единицы хранения.

Врезультате определяется архивный шифр документа, состоящий из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа.

В отличие от поиска в отдельно взятом документном массиве или в ограниченной совокупности таких ресурсов поиск документов в

229

информационной среде, т.е. в неограниченной совокупности информационных ресурсов, имеет свои особенности.

В частности, в Internet он осуществляется с помощью поисковых машин, а также посредством индексированных каталогов (рубрикаторов), рейтингов и топов, метапоисковых систем и тематических списков ссылок, онлайновых энциклопедий и справочников. Наиболее популярными поисковыми системами в Интернете являются Яндекс и Рамблер. Среди западных поисковых систем выделяется

Google.

Принцип работы поисковой машины заключается в том, что она по внутреннему каталогу (базе данных) ищет по ключевым словам, указанным в поле запроса, и выдает список ссылок, ранжированный по релевантности. С помощью метапоисковых систем можно вести поиск сразу в нескольких поисковых системах.

Скорость поиска и полнота найденной документированной информации с использованием как традиционных, так и автоматизированных технологий зависят от качества и уровня имеющихся классификационных схем документов.

Разработка оптимальных вариантов поиска документов осуществляется в рамках отдельных специальных документоведческих дисциплин, в частности таких научно-практических направлений, как архивная эвристика, библиографическая эвристика. Большое внимание вопросам оптимизации поиска документированной информации уделяется в информатике.

Регистрация и индексация документов. Для обеспечения эф-

фективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система.

Современная ИПС должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в реги-

230