Dokumentoved_i_ego_professia
.pdfВразработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.3872 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 г. стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ
6.38-90).
С 1 июля 1998 г. в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.
Внастоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система органи- зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческосбытовой и др.).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД,
атакже их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов техникоэкономической информации, отражающих специфику отрасли.
151
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов являются:
—унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе перечня реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
—единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
—комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
—информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
—сокращение видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
152
—стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
—сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
—экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует три способа унификации текстов: трафарет, ан-
кета и таблица.
Трафарет— это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления
вправую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно-распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.
В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда, а следовательно, и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
153
Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
—безопасности продукции, работ и услуг;
—жизни и здоровья;
—технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемой продукцией;
—экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны, объединены в единую государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
Различают следующие виды документов:
—по назначению (средства фиксации фактов (автопротоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма);
—по происхождению (служебные и личные документы);
—по форме (индивидуальные, типовые, трафаретные);
—по срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные);
—по месту составления (внутренние и внешние);
—по наименованию (приказы, указы, отчеты);
—по стадиям создания (выписки, дубликаты, оригиналы).
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно разрабатываются классификаторы техникоэкономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
154
В настоящее время действует девять УСД:
•организационно-распорядительной документации;
•первичной учетной документации по труду;
•банковской документации;
•финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
•отчетно-статистической документации;
•учетной и отчетной бухгалтерской документации предприя-
тий;
•документации по труду;
•документации Пенсионного фонда РФ;
•внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов — это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.
На основании Табеля создается Альбом форм документов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.
Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:
—бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
—электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.
155
И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.
9.2.Общероссийские классификаторы технико-экономической
исоциальной информации
Важными средствами информационного обеспечения (прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность) являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
Внастоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать «общесоюзных» классификаторов.
Взависимости от области применения классификаторы подразделяются:
•на общероссийские;
•отраслевые;
•классификаторы предприятий.
Документами, которые определяют порядок разработки и ведения общероссийских классификаторов, являются:
ПР 50-733-93. «Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации»;
ПР 50-734-93. «Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации»;
ПР 50-735-93. «Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России» (С 1999 г. Роскомстат).
156
Объектами классификации и кодирования в ЕСКК выступают: статистическая информация, макроэкономическая финансовая и правоохранительная деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции, предоставление услуг, таможенное дело, торговля и внешнеэкономическая деятельность.
Общее руководство и координацию работ по созданию ЕСКК осуществляют Ростехрегулирование и Росстат. Научная часть этой работы ведется Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ). Действующие общероссийские классификаторы:
1.Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
2.Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
3.Общероссийский классификатор экономических районов
(ОКЭР).
4.Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП).
5.Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
6.Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ).
7.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
8.Общероссийский классификатор продукции (ОКП).
9.Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН).
10.Общероссийский классификатор услуг населению
(ОКУН).
11.Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
12.Общероссийский классификатор основных фондов
(ОКОФ).
13.Общероссийский классификатор валют (ОКВ).
14.Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (классификатор ЕСКД).
157
15. Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ).
16. Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК).
Основные потоки информации, используемой в управлении хозяйством, связаны с промышленной и сельскохозяйственной продукцией. Общероссийский классификатор ОКП включает 98 классов промышленной и сельскохозяйственной продукции. В связи с тем, что в России выпускается более 200 млн. наименований различной продукции, в производстве и распределении которой задействовано более 500 тыс. субъектов хозяйственной деятельности, планирование, учет и распределение продукции ведется с использованием автоматической системы управления.
9.3.Основы стандартизации
9.3.1.Общие положения
Стандартизация как практическая деятельность заключается в установлении нормативных документов по стандартизации и применению правил, норм и требований, обеспечивающих оптимальное решение повторяющихся задач в сферах общественного производства и социальной жизни.
Эта деятельность направлена:
—на комплексное нормативно-техническое обеспечение всестороннего совершенствования управления народным хозяйством;
—интенсификацию общественного производства и повышение его эффективности;
—ускорение научно-технического прогресса и улучшение качества продукции;
—рациональное и экономное использование ресурсов. Стандартизация, как система управления практической дея-
тельностью, осуществляется в Российской Федерации на основе Государственной системы стандартизации (ГСС), являющейся системой планового управления практической деятельностью по стандартизации. Она опирается на комплекс нормативно-технических докумен-
158
тов, устанавливающих взаимоувязанные требования по организации и методике выполнения практических работ по стандартизации.
Стандартизация как наука о методах и средствах стандартизации выявляет, обобщает и формулирует закономерности деятельности по стандартизации в целом и по ее отдельным направлениям. Развитие стандартизации как науки помогает улучшать систему организации этой деятельности и способствует совершенствованию практических работ в этой области.
Объектом стандартизации (по ГОСТу Р 1.0) являются продукция, работа (процесс), услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации, которые в равной степени относятся к любому материалу, компоненту, оборудованию, системе, их совместимости, правилу, процедуре, функции, методу или деятельности. При этом услуга как объект стандартизации охватывает как услуги для населения, так и производственные услуги для предприятий и организаций.
Продукция производственно-технического назначения и товары народного потребления являются наиболее традиционными объектами стандартизации, на которые разработано наибольшее количество стандартов.
Объектами стандартизации являются также типовые технологические процессы, формы и методы организации труда и производства, правила выполнения производственных и контрольных операций, правила транспортирования и хранения продукции и т. п. В социальной жизни общества объектами стандартизации являются охрана труда и здоровья населения, охрана и улучшение природной среды обитания человека, рациональное использование природных ресурсов, средства информации и взаимопонимания людей и т. п.
9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
Стандартизацией человек занимается с древнейших времен. Например, письменность насчитывает по меньшей мере 6 тыс. лет и возникла, согласно последним находкам, в Шумере или Египте. Знаки, пиктограммы и другие формы письма можно рассматривать как ранние примеры стандартизации. Цифры появились, по крайней мере, у вавилонян около 4 тыс. лет назад. Нотная запись является, можно сказать, древним нормализованным языком, появилась в Греции, ве-
159
роятнее всего, около 200 г. до н. э. Карты, содержащие символические обозначения городов и деревень, известны в Китае с 206 г. до н. э. — 220 г.н.э. Печатание отмечено в 1700 — 1600 годах до н. э. на глиняных дисках из дворца в Фесте. Император Китая Цинь Шихуанди (около 2200 лет назад) для упрощения сбора налогов сделал все гири, меры и монеты одинаковыми. Он унифицировал написание иероглифов, установил одинаковыми длины осей у телег для обеспечения единой колеи на дорогах. Искусство измерения известно было в Древнем Египте примерно 7 тыс. лет назад. В Египетских гробницах были найдены эталоны длины, на строительстве пирамид применялся «царский локоть» длиной около 52,6 см. В ХVIII в. до н. э. царь Хаммурапи издал закон, в котором были установлены и стандартизованы веса и меры. Со временем развитие мер и весов сильно расширилось. Чем сложнее становились сделки и чем больше появлялось поддельных мер и гирь, тем всестороннее становились законы. Об этом говорилось и в библии «Да не преступишь ты закона с помощью неверного локтя, неверной гири, неверной меры. Верные весы, верные гири, верные сосуды, верные меры да будут с тобой».
Упоминание о ранних системах весов мы находим и в скандинавской истории. Множество примеров показывают, что меры объема были нормализованы рано. Например, римляне пользовались стандартной мерой конгиус, равняющейся шести секстариям (один секстарий приблизительно равен пинте). Восемь конгиусов составляли одну амфору. Измерение времени дает очень ранние примеры стандартизации и восходит, по меньшей мере, к вавилонянам. В Китае уже в V веке до н. э. был принят календарь, насчитывающий 365,25 дня. Наш календарь прослеживается до эпохи Цезаря (45 г. до н. э.), исправлен в 1581 г. при правлении папы Григория XIII. В строительстве города Чатал-Гуют (6500 — 5700 гг. до н. э.) были использованы кирпичи со стандартными размерами (8х16х32 см). В эпоху Возрождения в связи с развитием экономических связей между государствами начинают широко использоваться методы стандартизации. Так, в связи с необходимостью строительства большого количества судов в Венеции начала осуществляться сборка галер из заранее изготовленных деталей и узлов (был использован метод унификации).
В период перехода к машинному производству имели место такие впечатляющие достижения стандартизации, как создание францу-
160