Dokumentoved_i_ego_professia

ные обязанности по отношению к окружающей природе, обществу, другим людям и самому себе;

способностью использовать основные положения и методы социальных, гуманитарных и экономических наук при решении социальных и профессиональных задач;

способностью анализировать социально значимые проблемы и процессы;

способностью использовать основные законы естественнонаучных дисциплин в профессиональной деятельности, применять методы математического анализа и моделирования, теоретического и экспериментального исследования;

способностью работать с информацией в глобальных компьютерных сетях;

основными методами защиты производственного персонала и населения от возможных последствий аварий, катастроф, стихийных бедствий;

средствами самостоятельного, методически правильного использования методов физического воспитания и укрепления здоровья, готовностью к достижению должного уровня физической подготовленности для обеспечения полноценной социальной и профессиональной деятельности.

Профессиональные компетенции в образовательном стандарте третьего поколения дифференцированы на общепрофессиональные, научно-исследовательские, организационно-управленческие технологические и проектные.

К общепрофессиональным компетенциям относится владение:

базовыми знаниями русского и иностранного языков; способностью использовать теоретические знания и методы

исследования на практике; знаниями в области права (административное, гражданское,

трудовое, специальное); базовыми знаниями в области информационных систем (язы-

ки и программные алгоритмы, компьютерный практикум); базовыми знаниями систем органов государственной и муни-

ципальной власти; знаниями в области всеобщей и отечественной истории, ис-

точниковедения;

51

способностью понимать, критически анализировать и излагать историческую информацию;

навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, использовании правовых баз данных, составлении библиографических и архивных обзоров.

К научно-исследовательским компетенциям относится владе-

ние:

способностью применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности;

основами информационно-аналитической деятельности и способностью их применять в профессиональной сфере;

профессиональными знаниями основных проблем документоведения и архивного дела;

основными проблемами в области документоведения и архивоведения;

способностью самостоятельно работать с различными источниками информации;

тенденциями развития информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела;

способностью анализировать ситуацию на рынке информационных продуктов и услуг, давать экспертную оценку современным системам электронного документооборота и ведения электронного архива;

оценивать историю и современное состояние зарубежного опыта управления документами и организации их хранения;

способностью анализировать ценность документов с целью их хранения;

навыками составления библиографических и архивных обзоров; принципами и методами создания справочно-

информационных средств к документам; навыками реферирования и аннотирования научной литера-

туры, навыками редакторской работы; способностью выявлять и отбирать документы для разных

типов и видов публикаций; способностью вести научно-методическую работу в государ-

ственных, муниципальных архивах и архивах организаций.

52

К организационно-управленческим компетенциям бакалавра-

документоведа относится владение:

способностью создавать и вести единые (корпоративные) системы документационного обеспечения управления в организации на базе новейших технологий;

способностью организовывать работу службы документационного обеспечения управления и архивного хранения документов;

способностью разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы (положения, инструкции и др.) по ведению документационного обеспечения управления и архивного дела; законодательной и нормативно-методической базой документационного обеспечения управления и архивного дела; ориентиро-

ваться в правовой базе смежных областей; основами трудового законодательства; правилами и нормами охраны труда;

знаниями по организации секретарского обслуживания; знаниями по организации кадрового делопроизводства и до-

кументированию трудовых отношений, хранению документов по личному составу;

владеть принципами, методами и нормами организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в том числе документов личного происхождения;

навыками работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа;

знаниями принципов организации различных типов и видов архивов;

знаниями по организации обеспечения сохранности документов в архивах;

знаниями принципов организации и функционирования архивного аутсорсинга;

логистическими основами организации хранения документов;

К технологическим компетенциям относится владение:

навыками использования компьютерной техники и информационных технологий;

способностью совершенствовать технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации;

53

правилами эксплуатации технических средств и способностью использовать технические средства в документационном обеспечении управления и архивном деле;

методами защиты информации; современными системами информационного и технического

обеспечения документационного обеспечения управления и управления архивами;

правилами подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки;

правилами организации всех этапов работы с документами, в том числе архивными документами;

К проектным компетенциям бакалавра-документоведа относится владение:

принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей;

принципами организации архивных служб документационного обеспечения управления и архивного хранения документов в организациях;

методами оптимизации документопотоков; методами проведения анализа организации документацион-

ного обеспечения управления и архивного хранения документов в конкретной организации;

— принципами и методами организации хранения докумен-

тов.

Этот краткий перечень ваших знаний и умений наглядно показывает, как сложна, но интересна и разнообразна ваша будущая профессиональная деятельность, как много вы должны узнать и многому научиться за годы учебы в вузе, чтобы стать профессионалами, глубоко владеющими культурой документа и умеющими не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, определять его ценность, но и главное, что умеют только документоведы — разрабатывать унифицированные формы документов и системы документации, работать с классификаторами технико-экономической и социальной информации и внедрять автоматизированные технологии

вдокументационное обеспечение управления каждой организации.

Всоответствии с требованиями стандарта в процессе обучения студент последовательно проходит три вида практики: учебную

54

по документоведению, производственную по технологии документационного обеспечения управления и преддипломную.

Практики должны проводиться на базе конкретных организаций в соответствии с программами высших учебных заведений.

Учебная практика проводится после изучения курса документоведения (желательно в крупных организациях). Основная цель учебной практики — получение информации и приобретение первых практических навыков, связанных с выбранным направлением: ознакомление с видами документов, создаваемых в организации, изучение систем документации, функционирующих в организации, приобретение практических навыков по составлению и оформлению различных видов документов.

Производственная практика по технологии документационного обеспечения управления предполагает изучение организации всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в конкретном учреждении.

Преддипломная практика является завершающим этапом закрепления и обобщения теоретических знаний и формирования практических навыков бакалавра-документоведа. Цель этой практики — сбор необходимого материала для выполнения выпускной квалификационной работы бакалавра. Преддипломную практику студенты могут проходить в любой организации, выбранной ими как объект оргпроектирования.

Срок вашего обучения установлен в стандарте и составляет 4 лет на дневной форме обучения.

Стандарт определяет требования к итоговой государственной аттестации. Оканчивая вуз, выпускник должен подготовить и защитить выпускную квалификационную работу (бакалаврскую работу).

Государственный экзамен по направлению «Документоведе-

ние и архивоведение», как указано в стандарте «вводится по усмотрению вуза».

Требования к содержанию, объему и структуре выпускной квалификационной работы (бакалаврской работы), а также требования к государственному экзамену (при наличии) определяются высшим учебным заведением.

Таким образом, учебный процесс в государственном образовательном стандарте очерчен достаточно четко.

55

2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой

Одним из важнейших моментов является определение в стандарте возможных видов профессиональной деятельности:

«При овладении программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности:

•организационно-управленческую;

•оргпроектную;

•аналитическую;

•исследовательскую;

•педагогическую;

•консультационную.

Рассмотрим эти виды деятельности. Об их появлении и развитии было упомянуто в предыдущей главе по истории профессии.

Организационно-управленческая деятельность. Слово «ор-

ганизационная» означает, что вы организуете работу; а слово «управленческая» — вы управляете деятельностью каких-то других людей. Следовательно, организационно-управленческая деятельность предполагает, что вы руководите работой службы документационного обеспечения управления в целом или каким-то отдельным участком работы по документационному обеспечению управления. При этом, закончив вуз, вы организуете работу на научных основах, зная передовые методики и лучшие методы работы. А если вы будете работать секретарем-референтом небольшой компании, то на вас будут возложены все функции по информационно-документационному обеспечению ее управленческой деятельности и в одном лице вы должны организовать и обеспечить полностью этот участок работы.

Оргпроектная деятельность это работа, требующая наивысшей квалификации. Оргпроектанты, придя в организацию, изучают постановку документационного обеспечения управленческой деятельности на данный момент. Проанализировав собранные данные, выявляют слабые стороны, т.е. те участки, которые нуждаются в совершенствовании. Для того чтобы провести оценку существующего порядка постановки делопроизводства, надо хорошо знать, как наилучшим образом делопроизводство должно быть поставлено, т.е.

56

иметь представление об эталонах, с которыми вы сравниваете. Кроме того, требуются безупречные знания законодательных, нормативных и методических документов, в которых отражены проблемы документирования и организации документационного обеспечения управления. Сравнивая существующие положения и зная, как наилучшим образом этот участок или вид работы должен быть организован, делают предложения о направлениях совершенствования ДОУ. Если организация эти предложения принимает, оргпроектанты разрабатывают детально конкретные участки работы. Сегодня это делается с использованием компьютерной техники и специального программного обеспечения. Принятые новые технологии закрепляются в соответствующих документах — инструкциях, правилах. Обычно работу по оргпроектированию завершает целый пакет разработанных организационных и нормативно-методических документов. К группе оргпроектантов, если предполагается внедрение новых компьютерных программ, подключается программист. Документоведы, занимающиеся оргпроектной деятельностью, должны постоянно быть в курсе новейших компьютерных программ по документационному обеспечению управления и знать фирмы, занимающиеся их разработкой и внедрением. Это позволит им, разрабатывая оргпроект, подобрать наиболее экономичную программу, которая будет соответствовать потребностям и особенностям конкретной организации.

Аналитическая деятельность это вид деятельности, осно-

ванный на применении анализа. Аналитиком может выступить специалист, имеющий склонность к аналитическому мышлению. Аналитическая деятельность является частью оргпроектных работ. Собрать исходный материал — это одна задача, а суметь его проанализировать, систематизировав и сопоставив, — другая, и это умеет делать не каждый. Аналитический вид деятельности в разной степени используется во всех видах работ. Например, при составлении справок с анализом работы структурного подразделения и т.д.

Исследовательская деятельность. В нее составной частью входит и аналитическая, так как всякое научное исследование предполагает сбор исходных данных и их анализ. Исследовательской деятельностью занимаются научно-исследовательские институты, сектора, отделы. Первым научно-исследовательским институтом был Институт техники управления. Сегодня головным в документоведческих

57

исследованиях является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Федеральное архивное агентство (Росархив разработало стандарты на ор- ганизационно-распорядительную документацию, на термины и определения в области делопроизводства, все нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управления: Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Методические рекомендации по оформлению документов на основе требований государственных стандартов и др.

Вся практическая работа по постановке делопроизводства базируется на научных разработках этого института. Но в своей профессиональной деятельности нужно опираться и на научные разработки Института труда, составляющего квалификационные характеристики специалистов. Они регламентируют содержание выполняемых функций работников, способствуют обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).

На основании этих типовых квалификационных характеристик составляются должностные инструкции на каждого конкретного работника службы делопроизводства. Чтобы составить типовую квалификационную характеристику, научные работники анализируют и сопоставляют работу многих специалистов, выполняющих одни и те же обязанности.

Одно из направлений научной деятельности документоведов

— унификация систем документации. Оно тесно связано с деятельностью Всероссийского научно-исследовательского института классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИКИ) Госстандарта России.

Научно-исследовательская работа всегда служит основой для совершенствования любого направления деятельности. Однако к это-

58

му виду деятельности надо иметь склонность, и он требует дальнейшего обучения в аспирантуре.

Педагогическая деятельность. Выпускник может препода-

вать документоведческие дисциплины в школах, лицеях, во всех учреждениях начального профессионального образования, колледжах, вузах. В лицеях и школах, как правило, изучается делопроизводство и секретарское дело. В колледжах готовятся специалисты по делопроизводству со средним специальным образованием. И, наконец, специалистов высшей квалификации по документоведению и документационному обеспечению управления готовят многие вузы страны. Сегодня педагогических кадров не хватает на каждом уровне подготовки. Конечно, преподавателей для вузов готовят из выпускниковдокументоведов через аспирантуру.

Консультационный вид деятельности раскрывает себя в самом названии. В последнее десятилетие появилиськомпании, специализирующиеся на консультационных (консалтинговых) услугах. В них работают и документоведы, ведущие консультации по всем аспектам проблем, связанных с информационно-документационным обеспечением деятельности организации, особенно на базе внедрения компьютерных технологий.

Специальность документоведение и ДОУ, как уже указывалось выше, относится к разделу междисциплинарных специальностей. Поэтому документоведу легко адаптироваться путем специализации к другим видам профессиональной деятельности, связанной с разными видами информационно-документационных систем и с информационными технологиями. Например, уже сегодня вузы специализируются:

•на документировании деятельности кадровой службы (делопроизводство в кадровой службе);

•проектировании информационно-документационных систем управления;

•информационно-документационном обеспечении маркетинговой деятельности;

•офис-менеджменте;

•информационных технологиях документационного обеспечения управления;

59

•организации нормативно-правового информационного обеспечения управления;

•документировании деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления и др.

Выпускники-документоведы, освоившие основную образовательную программу высшего профессионального образования по направлению 034700.62 «Документоведение и архивоведение» имеют возможность продолжать свое образование в магистратуре и аспирантуре.

Контрольные вопросы:

1.Какими документами устанавливаются федеральные государственные образовательные стандарты?

2.Для чего предназначены государственные образовательные стандарты?

3.Квалификационная характеристика документоведа.

4.Федеральный и национально-региональный компоненты образовательного стандарта.

5.Циклы государственных образовательных программ.

6.Что должен знать выпускник, окончив вуз?

7.Что должен уметь выпускник, окончив вуз?

8.Чем должен владеть выпускник, окончив вуз?

9.Учебная, производственная и преддипломная практики. Организация и проведение.

10.Виды профессиональной деятельности.

Глава 3. ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Понятия «документ», «информация»

Подготовка по направлению «Документоведение и архивоведение» сегодня открыта во многих вузах, получаемая выпускниками квалификация — документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документо-

60