2.2. Этапы подготовки международной коммерческой сделки

Технологический процесс выхода на внешний рынок – это вся совокупность действий, совершаемых участниками ВЭД. Он включает определенную последовательность прохождения процедур внутри страны до момента непосредственной реализации внешнеторговой сделки:

- ознакомление с механизмом государственного регулирования внешнеторговой деятельности в России через нормативно техническую документацию и законодательные акты;

- открытие валютного счета в уполномоченном банке;

- изучение системы федеральных органов и организаций, занимающихся рассмотрением и оформлением документов, необходимых для прохождения процедур нетарифных ограничений вывоза и ввоза продукции;

- маркетинговую оценку конъюнктуры внешнего рынка и подготовку конкурентного листа;

- расчет экспортной цены и поиск необходимой для этого информации;

- поиск иностранного партнера и проведение переговоров;

- подготовку проекта контракта и согласование его коммерческих и валютно-финансовых условий.

Первый этап – установление делового контакта с партнером.

- запрос предложения товара;

- оферта (не затребованное предложение поставщика) и получение ответа от покупателя путем акцепта или контроферты;

- проверка продавцом платежеспособности покупателя через оформление запросов и справок о его финансовом положении.

Если фирма-покупатель намерена разместить заказ, то она постарается установить связь с интересующими ее поставщиками и запросит у них информацию о товаре и цене, график поставки, описание товара, а также на случай возможной скидки (при увеличении объема заказа) – ее величину. Покупатель, размещая свой заказ, может выразить готовность уплатить относительно более высокую цену и компенсацию за увеличение срока кредитования (при предоставлении ему срока отсрочки платежа).

Если продавец пожелает удостовериться в платежеспособности будущего покупателя, ему достаточно будет обратиться к фирмам, рекомендующим покупателя или в свой банк с целью получения при его посредничестве справки о финансовом положении фирмы-покупателя.

Второй этап – оформление заказа покупателем.

Означает письменное указание покупателя продавцу о поставке ему товаров или предоставление услуг путем оформления заказа.

Заказ может быть принят только с одновременным составлением и оформлением покупателем графика поставки и указанием минимальной стоимости (цены) каждой партии, например в Великобритании – не ниже 20 ф.ст. После того как заказ принят, стороны считают контракт заключенным и должны приступить к его исполнению. Копия заказа хранится покупателем в специальной регистрационной книге и используется для проверки его исполнения.

Третий этап – обеспечение поставки и расчетов.

Предусматривает:

- возможность предоставления покупателю коммерческой скидки;

- расчет экспортной цены;

- распределение расходов по доставке и страхованию между продавцом и покупателем;

- распределение обязанностей по предъявлению к оплате коммерческих документов.

Главным моментом данного этапа является определение контрактной цены – цены сделки, фиксируемой в контракте. Импортер должен знать все составные элементы, закладываемые в цену экспортируемого товара поставщиком: фактическую стоимость товара или базовую цену с учетом стоимости упаковки, транспортировки, расходов по страхованию таможенных пошлин, условий поставки и платежа.

Конечная стадия этапа – это выбор формы расчета, условий платежа и способа его совершения.

Четвертый этап – исполнение заказа продавцом.

Предполагает обеспечить готовность товара к отгрузке, последующую его поставку, транспортировку, а также страхование груза и таможенную очистку, которая предполагает исполнение всех таможенных процедур в отношении вывозимых за пределы национальных границ грузов – декларирование, подтверждение таможенной стоимости товара, уплата пошлин, налогов и сборов.

Данный этап международной коммерческой сделки сопровождают следующие группы документов:

а) Товаросопроводительные – коммерческий счет (счет-фактура для окончательного расчета, который может быть использован в качестве накладной, сопровождающей груз).

Для сопровождения каждого товарного места – ящика, рулона кипа, мешка – оформляется упаковочный лист.

К числу гарантийных документов относится сертификат продукции.

Сертификат качества – удостоверяет качественные характеристики и технические параметры поставляемой продукции.

Сертификат о происхождении товара оформляется в целях подтверждения достоверности страны-производителя импортируемой продукции, где она была произведена или подвергнута технологической обработке или сборке.

Консульский счет предъявляется вместе с экспортируемым товаром таможенным органам при его оформлении, если такое требование существует стране импортера.

Извещение о готовности товара является уведомлением о предстоящей отгрузке в адрес получателя без указания цены и стоимости, которое высылается покупателю.

б) Следующая группа коммерческих документов относится к разряду товарораспорядительных, является основанием для подтверждения таможенной стоимости товара. В числе важнейших из них инвойс и коносамент.

В инвойсе указываются все дополнительные издержки, которые включают стоимость упаковки и транспортировки, акциз и таможенные пошлины, расходы по складированию и страхованию.

Кроме того, в инвойсе проставляется номер контракта, величина скидки и способ ее предоставления, номер заказа и транспортной накладной, дата отгрузки, а также фиксируются условия и форма платежа. Оригинал инвойса отсылается покупателю одновременно с отгрузкой товара или сразу же после нее, один экземпляр поступает в бухгалтерию для ведения учета, другой – в отдел сбыта для информации о способе упаковки.

Продавец, регистрируя копию высланного инвойса в книге продаж, дебетует счет покупателя, фиксируя сумму платежа в приходно-расходной книге, в которой ведутся кассовые счета.

Покупатель после проверки полученного счета регистрирует инвойс в своей книге покупок и кредитует продавца по его счету.

Во внешнеторговых перевозках важнейшим юридическим документом, удостоверяющим наличие договора перевозки и конкретизирующим его условия, считается коносамент. Он относится к типу ценных бумаг, поскольку обладает теми же свойствами передачи прав и равносилен передаче груза, т.е. получение права владения им. Однако в международных торговых сделках применяется исключительно «чистый коносамент», состоящий из набора перевозочных документов: упаковочного листа, отгрузочной спецификации, сертификата качества, страхового полиса, разрешения на отгрузку, гарантийного письма, товарной накладной (счет-фактура) в шести экземплярах.

В числе обязательных реквизитов коносамента – указание перевозчика и наименование транспортных средств, места приемки и погрузки, описание груза, фрахт и другие платежи (причитающиеся перевозчику время) и место выдачи коносамента.

Процесс доставки груза при железнодорожных, автомобильных и авиаперевозках сопровождается оформлением транспортной накладной и коносаментом при перевозках морскими и речными судами, а кроме того, дополняется отгрузочными и страховыми сертификатами.

В большинстве случаев внешнеторговые перевозки требуют транзитного сертификата, который дает право на транзитный провоз груза через территорию других государств, удостоверяя оплату сквозного международного транспортного тарифа.

Транспортная накладная (железнодорожная, товаротранспортная, авиагрузовая) является договором перевозки, который оформляется транспортно-экспедиционной компанией. Накладные составляются в нескольких экземплярах (в трех при авиаперевозках пяти при железнодорожных), предназначенных для каждого участника договора и сопровождения груза.

Обязательным документом в процессе поставки является страховой полис, который выдается страховщикам груза и удостоверяет договор страхования и его условия.

Извещение об отгрузке подтверждается произведенную отгрузку импортного товара из порта экспорта на станцию назначения получателя и высылается покупателю продавцом по почте до момента выставления счета, ранее или одновременно с отправкой товара.

Извещение о поставке – это уведомление покупателя о доставке товара покупателю в срок указанный в контракте.

Дебет-нота – извещение одной из стороны сделки, чаще всего покупателя поставщиком, о записи в дебет счета суммы долга, требующего погашения. При отсутствии возражений со стороны последнего он направляет, в свою очередь, кредит-ноту, подтверждая согласие на оплату. Она также может быть выставлена продавцом покупателю в случае возврата поставленных ранее товаров (например, поврежденных при транспортировке) или если имела место переплата со стороны покупателя части поставки. Расписка кредитора в подтверждение получателя уплаты в счет долга оформляется официальным документом – квитанцией.

К числу основных документов оперативного учета выполнения контрактных обязательств относятся:

- контракт и дополнения к нему;

- генеральный заказ-наряд;

- заказы на изготовление проектной документации;

- поручения на выполнение проектной документации;

- поручение на командирование представителей экспортера для обучения иностранных специалистов;

- протоколы (акты) передачи проектных материалов;

- акты, подтверждающие работу по обеспечению установки машин и оборудования и об окончании обучения иностранных специалистов;

- протоколы гарантийных испытаний оборудования;

- рекламные акты.

Кроме того, при сделках, связанных с поставками оборудования, применяются товарораспорядительные документы:

1. Товарораспорядительные документы;

2. Технические документы:

- паспорт машины (оборудования);

- формуляры и описание изделий;

- чертежи;

- инструкции по монтажу, управлению, ремонту.

Все документы, связанные с поставкой оборудования, передачей проектной документации и командирование специалистов для его монтажа и технического содействия в эксплуатации должны оформляться своевременно и безукоризненно, составляются на специальных бланках, отпечатанных типографическим способом, исключая подчистки и исправления.