Лекція 8. Закони другого рівня

1. Закон інформованості-упорядкованості.

2. Закон єдності аналізу та синтезу.

3. Закон композиції та пропорційності.

4. Специфічні закони соціальної організації.

1. Закон інформованості-упорядкованості.

Усі відносини у компанії засновані на отриманні, обробці, передачі і зберігання наказів, розпоряджень договорів. Вони можуть утримувати дані в вигляді тексту, цифр, малюнків, таблиць, звуку, видеоизображений. Частина даних то, можливо відома виконавцю, а частина - то, можливо нової, яка потрібна на виконання завдань чи розвитку її професійного уровня.

Дані, несли у собі новизну і корисність для працівника, приймаючої рішення, називаються інформацією. Інформація є найважливіший елемент інформаційного середовища управління, її поділяють великих класу: 1. об'єктивну, овеществленную у будь-якій продукції (товарах, послугах чи знаннях). 2. суб'єктивну, відбиту, організовану людьми (враження, думки, інструкції, накази, распоряжения).

Залежно від характеру підготовлюваного рішення інформація класифікується за такими групам: - областями застосування: управлінська, технічна, біологічна - по функціональної спрямованості: планує, організує, активизирующая, координує, контролює, информирующая - за часом дії: стратегічна, тактична і оперативна - характером розробки й реалізації: врівноважена, імпульсивна, інертна, ризикована, обережна - за рівнем невизначеності: низька, середня, висока і надвисока в масштабах впливу: загальна і приватна - в напрямі впливу: внутрішня і внешняя.

Інформаційна середовище, через її важливості, є управління поруч із персоналом. Фінансами, виробництвом і які підпорядковується дії закону информированности-упорядоченности. Під впорядкованістю розуміється гармонійний розвиток всіх елементів організації: системи управління, персоналу, підрозділів, економіки, і навіть наявність між елементами встановленого взаємодії (взаимовлияния).

Відповідно до Закону інформованості упорядкованості, «чим більшою інформацією щодо внутрішньої і до зовнішньої середовищі має організація, тим велику ймовірність стійкого функціонування вона має».

Управлінська інформація використовується на підготовку рішень на соціальної системі. Ці рішення спрямовані на стратегічне планування, управління управлінської діяльністю, управління людськими ресурсами, управління виробничу краще й обслуговуючої діяльністю, формування системи управління компанією (методологія, структура, процес, механізм), управлінське консультування, комунікації із зовнішнього середовищем. Управлінську інформацію досить повно описують чотири основних характеристики: обсяг, достовірність, цінність, насиченість.

Обсяг інформації розглядається обабіч: як обсяг символьній і сприймають інформації. Для інформаційних систем важливіше значення має обсяг символьній інформації, який вимірюється кількістю літер, знаків, символів і звичайно виявляється у байтах, сторінках, томах. Для соціальних систем (персоналу, компаній) основне значення має тут обсяг сприймають інформації, що характеризує необхідну повноту інформації якесь об'єкті управління. Вирізняють рівні обсягу сприймають информації:

. Інформаційна надмірність необхідна на підготовку особливо відповідальних рішень. Інформаційна надмірність буває у результаті дублювання інформації якесь явище чи процесі, котра надходить від різних джерел. У цьому якість рішення підвищується, проте збільшується час підготовка рішення і загальна вартість інформації.

. Недолік інформації (інформаційний голод) виходить через брак доступних джерел інформації, відсутності самої інформацією силу новизни явища чи процесу, недостатній професіоналізм інформаційних працівників, штучної монополізації інформації різними організаціями (приватна або державна корупція). Недолік інформації вдвічі збільшує видатки часу й утрудняє вироблення рішення, і навіть підвищує невизначеність та ризик. У той самий час, як свідчить практика, недолік інформації сприяє активізації творчої думки працівників із пошуку нестандартних рішень. Деколи це призводить до позитивних результатів, проте частіше – до негативних.

. Субмінімальний рівень - це мінімальний обсяг інформації конкретної суб'єкта управління, коли може взяти обґрунтоване управлінське рішення. Цей рівень слід підлаштовувати під конкретної людини, і вона має краще співвідношення між витратами інформації і отриманими результатами.

Достовірність інформації - цей показник набору вірної (істинної) інформації загального обсягу інформації, отриманої інформантом і вираженої у відсотках. Достовірність має рівні: абсолютний (100%), довірливий(80-90%) і негативний (менш 70%). Вона великою мірою залежить від методики документообігу, кількості людей, що у зборі, передачі та їх обробки інформації, і навіть від своїх професіоналізму. Про одного і тому самому подію можна отримати роботу різну інформацію залежно від методики її збирання та опрацювання. Достовірність залежить також від часу оброблення і передачі. Достовірність може бути підвищено з допомогою: - створення оперативного отримання від безпосереднього джерела її створення, або обробки - формування власної системи інформаторів - підвищення професіоналізму інформаційних працівників та скорочення кількості людей, що у її передачі, опрацюванні та зберіганні - інформаційної надмірності відомостей.

Цінність характеризує інформацію, як матеріальну чи інтелектуальну продукцію, має споживчу вартість. Вона визначається зниженням витрат матеріальних чи інтелектуальних ресурсів чи підвищенням прибутку на прийняття правильного управлінського рішення. Вирізняють чотири рівні цінності інформації: нульової, середній, високий і надвисокий (табл.5).

Нульовому рівню відповідає перекручена, помилкова, зрадлива, неефективна, актуальна інформація.

Середньому рівню відповідає інформації отримана від високопрофесійних спеціалістів компанії, що працюють у системі програмно-цільового чи регламентного управління. Її наділяють такими характеристиками як доказова, достовірна, якісна, необхідна, корисна і точна. До неї належать раціоналізаторські пропозиції, нові проекти, товари та, задовольняють новий набір інтересів людини чи суспільства.

Високому рівневі відповідає інформація, створена науково-дослідницьких установах, венчурних компаніях, що працюють у системі ініціативних технологій управління. До неї відносяться винаходи, наукові відкриття, нові театральні ідеї, інноваційні технології, маркетингові дослідження, імітаційні моделі організацій, товари та,, задовольняють новому актуалізованому набору існуючих потреб.

Надвисокому рівню відповідає інформація, отримана в дослідницьких центрах і визнана світовим співтовариством як видатна. Свідченням цього є присудження вченим та практикам міжнародних премій.

Професійна інформація містить дані як тексту, цифр, малюнків, таблиць, звуків, відео зображень. Вона відбиває суть аналізованого завдання й служить на вирішення конкретних проблем управління чи духовного виробництва. Фонова інформація служить для кращого сприйняття працівником професійної інформації з допомогою поліпшення настрої, підняття емоційного рівня або попередньої настройки увагу задану тему. До складу фонової інформації можна включати: слова вітання чи участі, інформацію про матеріальному і моральному стимулювання, допоміжну і ввідну інформацію. Відсутність фонової інформації призводить до швидку стомлюваність людини від професійної інформації, тому вона погано сприймається. Надлишок фонової інформації можуть призвести до відволіканню уваги працівників від суті аналізованого питання, переключенню чию увагу на несуттєві деталі.

Вирізняють рівні насичення:

. Високий (близько 100%)- фонової інформації практично немає

. Нормативний (близько 70%)- обсяг професійної інформації 70%,а фонової -30%

. Низький (менш 50%)- обсяг професійної інформації менш 50%, фонової - більш 50%.

Більшість ділової інформацією компаніях поки що має високий рівень насиченості - звіти, реклама, зборів, накази. Такий рівень поступово вичерпує себе в сучасному менеджменті.

Нормативний рівень - це найбільш прийнятний рівень насиченості інформації для ефективної організації управлінської діяльності.

2. Закон єдності аналізу та синтезу.

Синтез (об'єднання) здійснюється на базі взаємної необхідності і взаємодії. Одержання при об'єднанні елементів нового цілого працездатного утворення, потенціал якого вище суми потенціалів об'єднаних елементів, зветься емерджентність. Це явище знаходиться в рамках діалектичного закону переходу кількості в якість.

Емерджентність більше належить до явищ (нових товариств, компаній, об'єднань, союзів і т.д.), а синергія — до процесів, що відбуваються в елементах організацій. Наприклад, автомобільний завод об'єднався з експортно-імпортною фірмою у формі об'єднання; у результаті істотно виріс обсяг закупівель дизельних двигунів і обсяг продажів готових легкових автомобілів за рубежем — це емерджентність. Крім того, прихід на завод людей, що добре знають кон'юнктуру світового автомобільного ринку, різко підсилив оптимізм у колективах заводу, стимулював впровадження нових технологій і, як наслідок, істотно підвищилася продуктивність праці на ряді виробництв — це синергія. Якщо ж об'єдналися дві однотипні компанії з виробництва взуття, і це не привело до сумарного збільшення продукції, то в цьому випадку немає ні емерджентності, ні синергії.

Формулювання закону єдності: кожна матеріальна система: живий організм, соціальна організація (підприємство, навчальний заклад й ін.) прагнуть настроїтися на найбільш ощадливий режим функціонування в результаті постійної зміни своєї структури чи функцій.

Швидкість і результат перетворення залежать від діапазону зміни зовнішнього чи внутрішнього середовища.

Перетворення можуть носити як позитивний, так і негативний характер в залежності від зміни зовнішнього чи внутрішнього середовища і часу перетворення Так, в умовах підвищеної радіації організм тварини пристосовується до нового життя за рахунок мутації деяких органів. Соціальна організація пристосовується до нової податкової системи шляхом винаходу нових способів переховування від оподатковування.

Перетворення можуть йти спонтанно (самі по собі) чи заздалегідь спланованим фахівцем шляхом. В результаті усі творчі ресурси організації витрачаються на внутрішні потреби: компенсацію збитку, страхування самих ресурсів й ін. Це умова переродження господарської організації в суспільну. Інакше кажучи, всі творчі ресурси організації виявляються нікому не потрібними, а це означає, що організація йде до повного виснаження ресурсів, а людина — до деградації особистості. Прикладом може служити ситуація з випускниками дитячих будинків. Ці діти знаходяться у відособлених більш-менш забезпечених умовах: їх годують, одягають, учать. Турботливі педагоги намагаються звести "на ніщо" вплив внутрішнього і зовнішнього середовища на своїх вихованців. Це приводить до виснаження їхніх потенційних ресурсів для протистояння життєвим труднощам на початку самостійного життя, і багато хто їх не витримує. З цього наслідку випливає незвичайний висновок про те, що для організації і людини необхідні зовнішні потрясіння і внутрішні протиріччя, звичайно, що не доводять до патологічних проблем. Що стосується людини, то наявність зовнішніх і внутрішніх впливів, що обурюють, подовжує її життя за рахунок мобілізації неодержаних раніше життєвих сил. Так, нудне життя Обломова й інших патріархальних поміщиків царської Росії приводили до їхнього швидкого старіння і самоусунення від справ.

Дана формула показує, що всі творчі ресурси організації витрачаються на зовнішні потреби: компенсацію руйнівних дій зовнішніх сил, на створення свого лобі в різних інстанціях й ін. Це означає, що і організації немає внутрішніх проблем чи їх не враховують, панує повна згода зі всіх управлінських і виробничих питань. Однак, добре відомо, що там, де панує повна згода — це яскравий приклад неефективної роботи організації і можливої її ліквідації чи банкрутства.

Для виконання розглянутого закону керівник повинен дотримувався таких принципів, як:

- складання і реалізація програми постійного удосконалювання організації, її елементів і підрозділів;

- залучення до цієї роботи кращих фахівців чи консультантів;

- проведення маркетингу зовнішнього середовища;

- скорочення витрат на виробництво продукції;

- зменшення часу перебування запасів і проміжної продукції на чадах;

- використання сучасної інформаційної технології управління.

Закон аналізу і синтезу відносять до об'єктивних законів організації, і знати його необхідно кожному менеджеру.

3. Закон композиції та пропорційності.

Формулювання закону пропорційності і композиції: кожна система (біологічна або соціальна) прагне придбати, створити або зберегти в своїй структурі всі необхідні ресурси (композицію), що знаходяться в заданому співвідношенні або заданому підпорядкуванні (пропорції).

Р. Емерсон, розробник принципів продуктивності, підкреслював важливість пропорційності та композиції для досягнення успіху в управлінській діяльності. Він писав, що якби можна було об'єднати всі цілі та ідеали, що надихають організацію від низу до верху, зібрати їх так, щоб всі діяли в одному й тому ж напрямі, то результати вийшли б колосальними. Але оскільки насправді всі вони тягнуть у різні боки, то рівнодіюча часто виявляється дуже слабкою, а іноді просто негативною. На основі цих думок можна зробити висновок про необхідність здійснення в соціальних системах оптимального поєднання та гармонізації загальних, часткових та індивідуальних цілей.

Професійна реалізація закону пропорційності і композиції базується на виконанні низки принципів: планування, координування, обмеження, стабілізації, узгодження, повноти.

Принцип планування. «У кожній компанії може бути обгрунтований план роботи і розвитку». Цей принцип закріплює статичний (початковий) набір ресурсів немає і їх пропорції, які мають плануватися на трьох рівнях: стратегічному, тактичному і оперативному. Планування пов'язані з виробленням місії і цілей компанії. Тому розрізняють стратегічні, тактичні й оперативніші мети, кожна з яких своєю чергою то, можливо представлена набором дрібніших цілей чи набором задач.

Принцип координування. «Кожна компанія має ознайомитися з стратегічними, тактичними і оперативними змінами і вносити відповідні корективи в набір і пропорції ресурсів». Цей принцип у тому, що з будь-якого фахівця існують межі оброблюваного кількості різноманітної інформації. Якщо це межа перевищений, ефективність координації ресурсів немає і їх пропорцій буде снижаться.

Принцип стабілізації. «Зміна змісту набору ресурсів немає і їх пропорцій на повинен виходити межі заданого діапазону (нормативний рівень)». Цей принцип закликає компанію до обдуманості своїх рішень про використання ресурсів: матеріальних, інтелектуальних, фінансових, з існуючих і здорового смысла.

Принцип узгодження. «Плановані для використання ресурси повинні підходити одна одній з технічних, хімічним, інтелектуальним, та інших характеристикам». Компанія повинна планувати придбання й застосування їх ресурсів немає і їх пропорцій те щоб вони було узгоджено друг з одним і створювали при спільну роботу позитивну эмерджентность чи синергию.

Принцип повноти. «Кожна компанія має виконати весь набір функцій виробництва й управління своєму ділянці діяльності незалежно від кількості постійних працівників». Принцип жадає від компанії її підрозділів виконання необхідних функцій або самотужки, або з допомогою залучених организаций.

4. Специфічні закони соціальної організації.

Специфічні (особливі) закони базуються на ефективному використанні законів у сфері функціонування організацій і людей.

До специфічних законів організації можна віднести:

• закон інформованості-впорядкованості;

• закон єдності аналізу і синтезу;

• закон пропорційності і композиції;

• закон диференціації й універсалізації функцій;

• закон своєрідності;

• закон соціальної гармонії;

• закон оптимального завантаження;

• закон ефективного сприймання і запам'ятовування інформації.

Сутність закону диференціації і універсалізації функцій полягає в тому, що в організаційних системах діють протилежно спрямовані процеси: розділення, спеціалізація функцій, що реалізовуються її елементами, з одного боку, та їх інтеграція, універсалізація — з іншого. В результаті збільшуються потенційні можливості складових елементів та поліпшуються результати їх взаємодії у вигляді приросту потенціалу організації в цілому.

Формулювання закону своєрідності: кожна організація має найкращу і властиву лише їй організаційну структуру виробництва та управління. Будь-якій організації притаманні деякі особливості використання технологічного устаткування, професіоналізму і особових якостей персоналу, порядків та традицій відносин між працівниками за вертикаллю та горизонталлю. Ці особливості в сукупності визначають організацію як маленьке суспільство з власними населенням і територією, економікою і цілями, матеріальними цінностями та фінансами, комунікаціями і ієрархією. Кожна організація має свою історію, культуру, технологічну філософію. Для здійснення їх гармонійної взаємодії слугує єдина, найбільш відповідна до них організаційна структура управління. Оригінальність конкретної організаційної структури управління досягається використанням наявних типових лінійних, функціональних, штабних та інших структур шляхом включення або виключення будь-яких підрозділів або зв'язків.

Формулювання закону соціальної гармонії: для кожної організації розвиток соціальної сфери збільшує продуктивність праці працівників як за рахунок підвищення емоційного рівня працівника (поліпшується якість продукції), так і за рахунок активізації його трудової діяльності (підвищується продуктивність праці). У соціальну сферу діяльності організації входить виконання функції соціального розвитку колективу. Вона включає: досягнення соціальної справедливості; створення сприятливого соціально-психологічного клімату в кожній групі працівників; поліпшення умов праці і відпочинку працівників і членів їх сімей; турботу про здоров'я та гідне пенсійне забезпечення.

На відміну від технологічних функцій функція соціального розвитку колективу відіграє важливу об'єднувальну роль. Зазвичай управлінські та технологічні функції організації не виходять за межі відділу, цеху та інших формальних структур, а функція соціального розвитку охоплює весь колектив. Це дає змогу поліпшити спілкування працівників різних підрозділів, що часто приводить до появи нових технологічних ідей, корисних для організації.

Формулювання закону оптимального завантаження: кожна людина має оптимальний обсяг завантаження роботою, за якого повною мірою розкриваються її здібності та можливості. В організаціях працюють люди з різними освітою, досвідом, здоров'ям і темпераментом. Хтось виконує роботу досить швидко, а хтось — повільніше. Для кожного працівника можна знайти сферу ефективної діяльності за допомогою різних методів тестування та дослідним шляхом.

Формулювання закону ефективного сприйняття і запам'ятовування інформації: процеси сприймання і запам'ятовування інформації людиною реалізуються найефективніше, якщо вони наближені до процесу її мислення.

Особливості мислення людини виявляються в двох типах: образності або алгоритмічності. Образне мислення — це представлення певних подій у вигляді образотворчих, яскравих, а можливо, і одухотворених еквівалентів. Алгоритмічне мислення засноване на логіці уявлення та розвитку реальних подій. Кожна людина володіє переважно тим або іншим типом мислення. У всіх випадках практикується система індивідуальної "міцної пам'яті". Тому керівник повинен індивідуально підходити до кожного працівника і радити йому використовувати відповідну методику для запам'ятовування інформації та розробки рішень.

Наведений розподіл законів на групи є умовним. Вони мають здатність виникати залежно від життєвого циклу організації. Закони чинять один на одного як позитивний, так і негативний вплив. Усі закони діють не ізольовано один від одного, а в діалектичній взаємодії, в певній системі горизонтальних та вертикальних зв'язків. Пізнання системи законів організації, виявлення механізму їх дії дає змогу керівникам, менеджерам, підприємцям визначати об'єктивні тенденції в розвитку виробництва та ринку, знаходити оптимальні співвідношення між фондом споживання та фондом розвитку, основним та допоміжним виробництвом, між лінійними та функціональними структурами в системі управління й, за можливості, створювати сприятливі умови для механізму дії законів.

Використана література:[3, 4, 7, 8, 9,10, 13, 19, 23].

Лекція 9. Принципи організації

1. Принципи як найважливіша категорія науки управління.

2. Принципи управління організацією (за А. Файолем).

3. Принципи статичної та динамічної організації.

4. Принципи формування організації як соціально орієнтованої системи.