12. Служебные записки

Служебная записка Деловое общение посредством писем внутри организации исключается. Если какой-либо вопрос, относящийся к деятельности организации, не может быть решен устно, составляется служебная записка на имя того руководителя организации, в чью компетенцию входит разрешение подобных проблем, или на имя руководителя соответствующего подразделения организации. Такой же порядок применяется, если до руководства необходимо довести служебную информацию, не требующую незамедлительного принятия мер. В некоторых организациях служебная записка может называться докладной запиской. Однако последнее наименование встречается редко, так как оно обязывает излагать текст документа в форме доклада, сужая рамки применения данного документа: докладная записка адресуется только вышестоящему руководителю (руководители одного уровня не могут «докладывать» друг другу).В российской практике служебные записки направляются от нижестоящего руководителя вышестоящему либо, в случае необходимости, от руководителя одного структурного подразделения другим руководителям того же уровня. «Сверху вниз» служебные записки направлять не принято: начальник объявляет подчиненным о своих решениях, налагая резолюции на адресованные ему документы или издавая приказы, распоряжения, указания (в пределах своей компетенции). Оформление служебных записок не регламентировано государственными стандартами Российской Федерации. На бланке служебной записки указываются наименование организации, название структурного подразделения — автора документа, и вид документа: служебная записка. Под этими реквизитами проставляется черта для даты и номера документа (поскольку служебная записка, в отличие от письма, не может быть ответом на входящий документ, вторая черта для даты и номера не нужна): Заголовок служебной записки имеет ту же форму, что и заголовок письма: он начинается с предлога «О» и пишется от края левого поля под чертой, на которой проставляются дата и номер документа Основной текст служебной записки начинается без обращения и заканчивается без формулы вежливости. Текст не должен содержать пространных объяснений, рассуждений и описаний. Если просьбу необходимо обосновать, вначале кратко излагается суть вопроса, а затем, в конце основного текста, формулируется просьба. Оперативность принятия решения по служебной записке в значительной степени зависит от того, насколько четко сформулирована просьба. Предложение, содержащее просьбу, как правило, выделяется в отдельный абзац. Для связи этого предложения с предыдущим текстом часто используются слова: «Учитывая изложенное...», «В связи с изложенным...» и т.п.Объем служебной записки обычно не превышает одной страницы. Как и текст письма, текст этого документа печатается через один интервал. Каждый абзац начинается с «красной строки».Реквизиты «Подпись», «Отметка об исполнителе» и «Отметка о наличии приложений» в служебной записке не отличаются от соответствующих реквизитов делового письма.

13. Устные коммуникации в организации

устные коммуникации 1-взаимодействие руководителя и сотрудника 2-слухи. СЛУХИ-это искажение по мере распространения бывают безвредные и вредные(для организации).недостоверные слухи о закрытии предприятия о сокращении штата.отслеживание неформ коммуникации-главный способ присечения слухов.Чаще их распространяют неформальные лидеры..Способ присечения-работа руководителя с неформальными лидерами (изложение реального материала).СОБРАНИЕ-проводится раз в год минимум с коллективом.Для решения конкретных задачесть расширенное совещание руководства-совещание групп контроля качества-совещание рабочих групп,отличительная особенность-живой контакт. PR специалист должен определить цель мероприятия.Модератор-руководитель данного мероприятия.Обмен мнениями должно быть котролируемо.Преимущества устного выступления1-наиболее убедительный способ2-увидеть реакцию слушащего человека3-интонация,темп речи,эмоциональность,визуальность4-двусторонний контакт5-преодоление обезличенности организации6-повышают престиж оратора или организации в целом7-эффективно доводит точки зрения8-является авторитетным источников инфо для других коммуникаций9-инструмент присечения негативных слухов