9. Оперативные документы как вид внутренних коммуникаций

Письма и служебные записки различаются составом реквизитов, те. обязательных сведений, которые должны содержаться в документе. Письма печатается на бланке организации или ее структурного под¬разделения либо на именном бланке должностного лица. Совместные письма от двух и более организаций оформляются без бланка, а наиме-нования авторов располагаются в верхней части первого листа на одном уровне. Для писем используются бланки либо с угловым, либо с продоль-ным расположением реквизитов, причем на «угловых» бланках поме¬щается больше текста. Эти виды бланков различаются тем, что инфор¬мация об авторе, письма на «угловых» бланках размещается в левом верхнем углу листа, а на «продольных» — в центре верхней части листа. Информация об авторе включает наименование организации (в соот¬ветствующих случаях и ее структурного подразделения), название вы¬шестоящей организации (если она есть), юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и веб-страницы, а также эмблему или товарный знак организации (для государственных организаций — изоб¬ражение Государственного герба Российской Федерации).Письмо должно иметь заголовок. Отступления от этого правила воз¬можны лишь в отдельных случаях, например, если адресат — частное лицо. Заголовок отражает суть письма и формулируется как ответ на воп¬рос «о чем?», поэтому всегда начинается с предлога О».Основной текст письма отделяется от заголовка двумя — четырьмя межстрочными интервалами. Для основного текста применяется одинарный межстрочный интервал, причем это требование касается и расстояния между абзацами. Отстука») составляет 1,25 см. Если письмо занимает несколько страниц, текстдолжен быть размещен таким образом, чтобы на последней страницебыло не менее четырех строк, не считая подписи. Первая (или единственная) страница не нумеруется, на следующих страницах номер проставляется вверху, в центре, без кавычек или черточек и без сокращения «с.»или «стр.».Иногда текст письма целесообразно начать с обращения, так как оно не только является «формулой вежливости», ной выполняет особые ком муникативные функции: располагает к себе адресата, придает письму" официальный тон и т.п.В деловой переписке приняты три формы изложения: от третьего

лица единственного числа (Государственная Третьяковская галерея про¬сит Вас...), от первого лица множественного числа (просим Вас.) и от первого лица единственного числа (прошу Вас...). Письмо от себя лично уместно, если между подписывающим и адресатом существуют друже-ские, доверительные отношения или если письмо напечатано на бланке должностного лица.Заключительная формула вежливости «С уважением...» употребля¬ется только в тех случаях, когда текст письма начинается без обращения или с обращения, которое не содержит слово «уважаемый» или «уважа-емая»: «Господин директор!», «Госпожа Петрова!» и т.п. Выражать ува¬жение к адресату и в обращении («Уважаемый господин директор!»), и в заключительной фразе излишне: это может быть воспринято негатив- но. Фраза «Искренне Ваш» возможна только при изложении текста пись¬ма от первого лица. Письма, содержащие просьбы, не рекомендуется заканчивать формулами «С благодарностью...» или «Заранее благодар¬ны.. », потому что они навязывают адресату решение проблемы в пользу автора письма и вызывают раздражение.Подпись отделяется от текста письма двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Должность лица, подписывающего письмо, печа¬тается от края левого поля с большой буквы. При наличии ученого или воинского звания (профессор, доцент, генерал, полковник и т.д.) оно указывается под должностью, причем после наименования должности запятая не ставится.В деловых письмах обязательно проставляется отметка об испол¬нителе: фамилия (или фамилия, имя и отчество полностью) и телефон лица, подготовившего проект письма, независимо от занимаемой дол¬жности. Эти сведения необходимы, потому что у получателя письма могут возникнуть вопросы либо ему может понадобиться дополнитель¬ная информация.Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу послед¬ней страницы письма. Фамилия (без слова «исполнитель» или сокра¬щения «исп.») и полные имя и отчество пишутся на одной строке от края левого поля. Инициалы исполнителя писать не принято, потому что никто не будет просить к телефону «Н. Н » или «М. М.». Номер телефо¬на (без слова «телефон» или сокращения «тел.» либо «т.») указывается на следующей строке под фамилией

Специалист по связям с общественностью часто отвечает за прове¬дение разного рода специальных мероприятий: презентаций, конферен¬ций, торжественных церемоний и т.д. При подготовке таких мероприя¬тий он готовит документы, которые служат основой всей работы: график подготовки (календарный план) мероприятия, списки приглашенных гостей и журналистов, сценарий проведения и бюджет мероприятия. Итоговый отчет должен отражать основные этапы подготовки и ход | проведения мероприятия. Но главное — оценка эффективности меропри¬ятия, поэтому в отчете отмечаются наиболее удачные моменты мероприя¬тия и недостатки в его проведении, которые следует учесть в дальнейшем. В отчет также включаются публикации в СМИ, в которых упоминается или каким-либо образом комментируется проведенное мероприятие. При этом учитываются те же показатели, что и при проведении монито-ринга прессы, т.е. тираж издания или охват зрительской/слушательской аудитории, статус СМИ, общий тон публикаций и их объем и т.д.Структура годового отчета включает в себя следующие компоненты:1. Обращение главы организации к акционерам (Chairman's Statement), которое сопровождается его фотографией.Обращение представляет собой краткое изложение основных резуль-татов работы организации за отчетный период и намечает перспективы ее деятельности в будущем году. Этот текст является образцом устно-письменной речи, который близок по своей стилистике к заявлению для прес¬сы (см. выше: Часть 1. Глава 6). Его объем невелик: обычно одна страница в типографском варианте. Как правило, чтобы подчеркнуть персонифи¬цированный характер текста, в конце ставится факсимильная подпись главы организации, от чьего имени написано обращение. 2. Раздел, посвященный производственной деятельности организации в отчетном году (Business Performance)В этом разделе речь идет о ситуации на рынке и положении на нем организации, о деятельности организации (общие результаты, достиже¬ния, объяснение неудач), какие изменения в структуре бизнеса произош¬ли за минувший год. Здесь же формулируются задачи менеджментами следующий год.3. Раздел, посвященный работе с персоналом (Human Resources).Каждая компания стремится показать в отчете, что одна из ее главных 4. Раздел, посвященный благотворительной деятельности организа¬ции (Social Activity). Социальная ответственность стала нормой деятельности каждой круп-Ной компании, что, естественно, отражено в ее годовом отчете. Многие организации выступают спонсорами различных спортивных и культурных мероприятий, оказывают помощь социально незащищенным группам населения: детям-сиротам, ветеранам, пенсионерам, инвалидам. Некото- рые поддерживают большие социальные программы, направленные на решение сложных проблем, с которыми сталкивается общество. Напри- мер, компания «Нестле» поддерживает образовательную программу для детей «Разговор о правильном питании», разработанную Институтом воз¬растной физиологии Российской Академии образования.5. Раздел, посвященный финансовому положению организацииЭто очень важный раздел отчета, свидетельствующий о стабильнос¬ти развития организации. Финансовую информацию будут изучать и инвесторы, кредитные организации, и потенциальные акционеры ком¬пании. Поэтому помимо текстового финансового обзора в годовой от¬чет включаются в составе отдельной главы такие финансовые докумен¬ты, как балансовый отчет (Balance Sheet), отчет о прибылях и убытках (Profit and Loss Statement), отчет о чистом доходе, т.е. после выплаты всех налогов (Net Income Statement), и т.д. Эти сведения представлены в виде таблиц с соответствующими заголовками.6.Реквизиты организации.Годовой отчет обязательно содержит официальный адрес организа¬ции, ее телефон, факс и адрес электронной почты. На обложке отчета должен быть указан логотип. Иногда на внутренней стороне первой стра¬ницы обложки указывают миссию организации.Коммуникационная программа представляет собой обоснованные план и бюджет кампании по связям с общественностью. Такая програм¬ма либо заказывается агентству по связям с общественностью и оплачи¬вается заказчиком, либо разрабатывается внутренним отделом по свя¬зям с общественностью, и ее бюджет утверждается в рамках организации. Коммуникационная программа очерчивает цели и стратегию кампании по связям с общественностью.Написание коммуникационной программы — сложная и трудоем¬кая задача. Коммуникационные программы, как правило, пишутся в ограниченные сроки, но при этом требуют, с одной стороны, тщатель¬ного анализа ситуации, а с другой — творческого подхода. Залогом ус¬пеха при подготовке коммуникационных программ является умение ронять потребности клиента и кратко и ясно сформулировать цели и технологии кампании.Программа (полный вариант) кампании по связям с общественнос¬тью состоит из титульного листа и 9—10 разделов:Введение.Содержание.Обзор ситуации.Цели и задачи.Целевые аудитории.Стратегия и тактика.Реализация/внедрение Программы/коммуникационные инструменты.Профессиональная команда.Бюджет.Приложения.