2010_09_РАБОТА АУТСОРСЕРОМ_эл_почта_ред_11
.pdfМинистерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
профессионального образования "Хабаровская государственная академия экономики и права"
Кафедра информационных технологий
Работа с электронной почтой
Учебное пособие для самостоятельной работы и выполнения лабораторных работ в форме деловой игры "Работа аутсорсером" часть 2, для студентов очной и заочной форм обучения по направлениям 080200.62 "Менеджмент"
и 080100.62 "Экономика"
Хабаровск 2013
ББК З 973
Х 12
Работа с электронной почтой: учеб. пособие для самостоятельной работы и выполнения лабораторных работ в форме деловой игры "Работа аутсорсером" часть 2, для студентов очной и заочной форм обучения по направлениям 080200.62 "Менеджмент" и 080100.62 "Экономика". / сост. С. В. Калитин. – Хабаровск :
РИЦ ХГАЭП, 2013. – 152 с.
Книга предназначена для использования в качестве учебного издания. Является 2 частью комплекса книг для проведения деловой игры "Работа аутсорсером". Служит для освоения приёмов работы с электронной почтой. Содержит теоретические сведения об электронной почте, методические указания по выполнению деловой игры, задания, интеллект-карты в помощь выполнению заданий, списки литературы, перечень контрольных вопросов, прямые ссылки на цифровые обучающие материалы, размещённые на интернет-сайтах, в том числе – созданных автором книги.
Рекомендуется для студентов очной и заочной форм обучения бакалаврских программ по направлениям 080200.62 "Менеджмент" и 080100.62 "Экономи-
ка"".
Рецензенты – М.И. Дворник, кандидат технических наук, заведующий лабораторией, ст.научный сотрудник ИМ ХНЦ ДВО РАН,
– А.И. Медведев, кандидат экономических наук, доцент ХГАЭП, директор "Рекламный Центр "Хабаровский"
Утверждено ИБС академии в качестве учебного пособия для студентов очной и заочной форм обучения по направлениям бакалаврских программ "Экономика" и "Менеджмент".
©Калитин С. В., 2013
©Хабаровская государственная академия экономики и права, 2013
3
Оглавление |
|
Введение ......................................................................................................... |
9 |
1. Рекомендации и пояснения для работы с пособием ....................... |
10 |
1.1. Работа с учебным пособием ........................................................................... |
10 |
1.2. Условные обозначения.................................................................................... |
11 |
1.3. Оборудование для деловой игры ................................................................... |
11 |
1.4. Программное обеспечение для деловой игры .............................................. |
12 |
1.5. Цель и задачи деловой игры........................................................................... |
14 |
1.6. Сценарий деловой игры.................................................................................. |
14 |
1.7. Рекомендации ведущему деловой игры........................................................ |
15 |
1.8. Состав отчёта по деловой игре....................................................................... |
16 |
2. Электронная почта. Краткие сведения................................................ |
17 |
2.1. Историческая справка или Что случилось 2 ноября 1971г. ........................ |
17 |
2.2. Проблемы, порождённые электронной почтой............................................ |
21 |
2.3. Знак @............................................................................................................... |
21 |
2.4. Достоинства и недостатки электронной почты............................................ |
24 |
2.5. Правила создания паролей.............................................................................. |
25 |
2.6. Структура цифрового почтового сообщения................................................ |
26 |
3. Регистрация почтового адреса на свободном почтовом сервере и |
|
настройка почтового сервиса ............................................................... |
28 |
3.1. Свободная почта .............................................................................................. |
28 |
3.2. Основные понятия и термины........................................................................ |
28 |
3.3. Почтовые агенты и почтовые клиенты.......................................................... |
31 |
Задача 1. Регистрация почтового адреса на свободном почтовом |
|
сервере и настройка почтового сервиса ............................ |
35 |
4. Обмен цифровыми сообщениями. Почтовый этикет....................... |
41 |
4.1. Почтовый этикет.............................................................................................. |
41 |
4.2. Правила делового этикета в электронной почте .......................................... |
42 |
4.2.1. Тенденции деловой переписки ............................................................... |
42 |
4.2.2. Что происходит в России......................................................................... |
44 |
4.2.3. Деловой этикет в сообщениях электронной почты .............................. |
45 |
4.2.4. Ошибки при деловом письменном общении......................................... |
48 |
Задача 2. Обмен цифровыми сообщениями по электронной почте. |
|
Почтовый этикет ..................................................................... |
51 |
4
5. |
Отсылка файлов цифровым письмом................................................ |
58 |
|
|
5.1. Отсылка резюме по электронной почте ........................................................ |
58 |
|
|
Задача 3. |
Пересылка файлов................................................................. |
60 |
6. |
Экспорт и импорт адресов электронной почты ................................ |
61 |
|
|
Задача 4. |
Экспорт и импорт адресов электронной почты................ |
61 |
7. Настройка почтового клиента для работы с электронной почтой 67
|
7.1. Почтовые клиенты........................................................................................... |
67 |
|||
|
7.2. Учётная запись................................................................................................. |
70 |
|||
|
7.3. Уведомления об отправленных письмах....................................................... |
71 |
|||
|
7.4. Протоколы........................................................................................................ |
71 |
|||
|
|
Задача 5. Настройка почтового клиента Outlook Express................. |
72 |
||
|
|
Задача 6. Настройка почтового клиента MS Outlook ......................... |
78 |
||
|
|
Задача 7. Работа с календарём почтового клиента MS Outlook ...... |
87 |
||
|
|
|
|
|
88 |
|
|
Задача 8. Защита данных почтового клиента MS Outlook |
|||
8. Организация работы с электронной почтой ...................................... |
89 |
||||
|
8.1. Правила организации работы с электронной почтой: ................................. |
89 |
|||
|
|
Задача 9. Организация работы с электронной почтой...................... |
91 |
||
9. Рецензирование документа коллективом соавторов ...................... |
95 |
||||
|
9.1. Метод электронного рецензирования............................................................ |
95 |
|||
|
9.2. Передача документа соавторам...................................................................... |
95 |
|||
|
|
Задача 10. Рецензирование документа коллективом соавторов.... |
96 |
||
10. Эмотиконы и другие сокращения, принятые в письмах |
|
||||
|
электронной почты ............................................................................... |
103 |
|||
|
10.1. Эмотиконы ................................................................................................... |
103 |
|||
|
10.2. Появление символа улыбки........................................................................ |
104 |
|||
|
10.3. Появление электронного смайлика ........................................................... |
106 |
|||
|
10.4. Американские и европейские эмотиконы................................................. |
107 |
|||
|
10.5. Японские эмотиконы................................................................................... |
112 |
|||
|
10.6. Рисунки ASCII-art........................................................................................ |
113 |
|||
|
10.7. Сокращения (акронимы и бэкронимы)...................................................... |
115 |
|||
|
|
|
|||
|
10.8. Список источников |
...................................................................................... |
118 |
||
|
|
Задача 11. Эмотиконы и другие сокращения, принятые в письмах |
|||
|
|
электронной почты............................................................... |
119 |
||
11. Создание корпоративной почты....................................................... |
122 |
||||
|
|
Задача 12. Создание корпоративной почты...................................... |
125 |
||
12. Шифрование и защита сообщений электронной почты.............. |
128 |
||||
5
12.1. Шифрование................................................................................................. |
129 |
12.1.1. Шифрование симметричным алгоритмом......................................... |
129 |
12.1.2. Шифрование асимметричным алгоритмом....................................... |
131 |
12.1.3. Шифрование комбинированным методом ........................................ |
132 |
12.2. Цифровая подпись....................................................................................... |
133 |
12.3. Программное обеспечение для шифрования и цифровой подписи ....... |
134 |
12.3.1. Комплект свободного программного обеспечения Gpg4win........... |
135 |
12.3.2. Компоненты Gpg4win .......................................................................... |
136 |
12.3.3. Системные требования для установки Gpg4win на компьютер...... |
136 |
12.3.4. Принцип работы Gpg4win ................................................................... |
137 |
12.3.5. Запуск Gpg4win .................................................................................... |
137 |
Задача 13. Шифрование сообщений электронной почты |
|
программой Gpg4win ............................................................ |
138 |
13. Вре(меннаяэлектронная почта.......................................................... |
145 |
Список терминов ....................................................................................... |
147 |
Список литературы ................................................................................... |
150 |
Общий список источников .................................................................................. |
150 |
Список источников программных продуктов ................................................... |
150 |
Иллюстративный материал.................................................................................. |
151 |
Список иллюстраций
Рисунок 2.1 – |
Рэй Томлинсон изобретатель электронной почты .......................... |
18 |
|
Рисунок 3.1 – |
Интеллект-карта выполнения задачи по регистрации почтового |
|
|
|
|
адреса и работе со справочной системой....................................... |
36 |
Рисунок 4.1 – |
Интеллект-карта выполнения задачи по установке автоподписи, |
|
|
|
|
портрета и отправке первого письма.............................................. |
53 |
Рисунок 4.2 – |
Образец текста официального письма от подчинённого................ |
54 |
|
Рисунок 4.3 – |
Пример ответа начальника с сообщением дальнейших инструкций |
||
|
|
............................................................................................................ |
56 |
Рисунок 6.1 |
– |
Интеллект-карта обмена адресами электронной почты ................. |
62 |
Рисунок 6.2 |
– |
Образец текста второго письма к начальнику................................. |
63 |
Рисунок 7.1 |
– |
Интеллект-карта настройки почтового клиента Outlook Express для |
|
|
|
работы с электронной почтой.......................................................... |
73 |
Рисунок 7.2 |
– Интеллект-карта настройки почтового клиента MS Outlook ......... |
81 |
|
6
Рисунок 7.3 – Окно настроек учётной записи почтового клиента MS Outlook
|
2003 .................................................................................................... |
82 |
Рисунок 8.1 – |
Интеллект-карта выполнения настроек почты................................ |
92 |
Рисунок 9.1 – |
Интеллект-карта выполнения рецензирования документа, |
|
|
пересылаемого нескольким соавторам по маршруту ................... |
97 |
Рисунок 9.2 – |
Схема распределения рабочих групп ............................................... |
98 |
Рисунок 9.3 – |
Окно "Маршрут" ................................................................................. |
99 |
Рисунок 9.4 – |
Окно "Разослать документ" ............................................................... |
99 |
Рисунок 9.5 – |
Панель инструментов Рецензирование .......................................... |
101 |
Рисунок 10.1 – |
Графическое изображение первого значка улыбки .................... |
104 |
Рисунок 10.2 – |
Харви Р. Болл. Создатель одного из главных символов ХХ века – |
|
|
"смайлика" ....................................................................................... |
105 |
Рисунок 10.3 – |
Текст сообщения с использованием первых эмотиконов .......... |
107 |
Рисунок 10.4 – |
Примеры графических и анимированных эмотиконов............... |
111 |
Рисунок 10.5 – |
Интеллект-карта выполнения задания по использованию |
|
|
эмотиконов и сокращений ............................................................. |
120 |
Рисунок 11.1 – |
Интеллект-карта выполнения задания по организации |
|
|
корпоративного почтового обслуживания предприятия............ |
126 |
Рисунок 12.1 – Вернер Кох – создатель GnuPG..................................................... |
135 |
|
Рисунок 12.2 – |
Интеллект-карта выполнения задания по обмену |
|
|
зашифрованными сообщениями ................................................... |
139 |
Рисунок 12.3 – |
параметр Key size............................................................................ |
140 |
Рисунок 12.4 – |
Окно после генерации ключей...................................................... |
140 |
Рисунок 12.5 – |
Сохранение резервной копи файлов с ключами.......................... |
140 |
Рисунок 12.6 – Список ключей в окне "PGPkeys" ................................................. |
141 |
|
Рисунок 12.7 – Список ключей в окне "PGPkeys" ................................................. |
141 |
|
Рисунок 12.8 – |
Подписанный ключ абонента........................................................ |
141 |
Список таблиц
Таблица 1.1 – |
Условные обозначения, принятые в пособии.................................. |
11 |
Таблица 1.2 – |
Характеристики оборудования для деловой игры .......................... |
11 |
Таблица 1.3 – |
Программное обеспечение для каждого участника деловой игры |
|
|
(коммерческие программные продукты) ....................................... |
13 |
Таблица 1.4 – |
Свободное программное обеспечение для каждого участника |
|
|
деловой игры..................................................................................... |
13 |
7
Таблица 1.5 – Интеллект-карта деловой игры по применению электронной почты
|
............................................................................................................ |
15 |
Таблица 2.1 – Список народных названий символа "@" в странах мира ............. |
23 |
|
Таблица 4.1 – |
Правила почтового этикета ............................................................... |
45 |
Таблица 4.2 – |
Что не следует делать при обмене деловыми цифровыми |
|
|
сообщениями? ................................................................................... |
48 |
Таблица 7.1 – |
Коммерческие программные продукты почтовых клиентов......... |
68 |
Таблица 7.2 – |
Свободные программные продукты почтовых клиентов............... |
69 |
Таблица 8.1 – |
Примеры учебных фильтров для удаления писем .......................... |
92 |
Таблица 10.1 – |
Примеры американских и европейских эмотиконов.................. |
108 |
Таблица 10.2 – |
Аватары из ASCII-кодов................................................................ |
109 |
Таблица 10.3 – |
Примеры японских эмотиконов (каомодзи) ................................ |
112 |
Таблица 10.4 – Рисунки ASCII-art на основе символов ASCII ............................. |
114 |
|
Таблица 10.5 – |
Примеры сокращений, применяемых в письменных электронных |
|
|
сообщениях...................................................................................... |
115 |
Таблица 10.6 – |
Примеры сокращений, образованных за счёт тождественно |
|
|
звучащего названия буквы или цифры......................................... |
116 |
Таблица 10.7 – |
Примеры сокращений для упоминания компьютерных устройств |
|
|
в письменных электронных сообщениях ..................................... |
117 |
Таблица 12.1 – |
Компоненты Gpg4win версии 2.0.4............................................... |
136 |
Таблица 13.1 – |
Серверы временной электронной почты...................................... |
146 |
От автора
Эта книга не будет оставаться неизменной длительное время. Одновременно с выходом бумажного издания последует выход цифровой книги, которая станет постоянно обновляющимся источником информации, размещённым на интер-
нет-сайте по адресу: http://www.rabota-autsorserom.narod.ru.
Цифровая книга будет изменяться часто в зависимости от появления новых сведений по данной теме и новых идей, возникающих у меня. Обновлённые версии цифровой книги планирую помечать сложными порядковыми номерами по аналогии с версиями программных продуктов.
Мои главные усилия по поддержке указанного выше интернет-сайта будут направлены на то, чтобы публикуемая информация была максимально полезной. Поэтому, если вы обнаружите какие-то интересные факты или решения, о которых полезно знать другим людям, или если у вас уже есть ссылки на другие ис-
8
точники в том числе – интернет-страницы, посвященные теме этой книги, я с благодарностью приму эти сведения и размещу их в соответствующем приложении с указанием имени приславшего ссылку.
Замечания, предложения и вопросы направляйте, пожалуйста, по адресу электронной почты skaleetien@ya.ru Сергею Вячеславовичу Калитину.
С удовольствием учту ваше мнение.
Благодарности
Выражаю благодарность профессору Разумовской М.И., профессору Бадюкову В.Ф. и доценту Раевскому Ю.А. за ценные замечания по содержанию этого издания.
Особую признательность – рецензентам: старшему научному сотруднику Дворнику М.И. и доценту, директору "Рекламного Центра "Хабаровский" Медведеву А.И..
9
Введение
Учебное пособие является второй книгой в серии деловых игр под общим названием "Работа аутсорсером" и посвящена технологиям работы с электронной почтой.
Книга создана специально для студентов гуманитарных вузов, изучающих информационные компьютерные технологии бакалаврских программ по направлениям "Экономика" и "Менеджмент".
Каждая глава содержит теоретическую часть, задачу и интеллект-карту схематично показывающую ход выполнения задачи, а так же – подробные текстовые инструкции для её решения.
После подробных инструкций приводится список основных ошибок и контрольные вопросы для проверки знаний, а так же – состав отчёта по выполненной задаче.
В конце пособия размещен предметный указатель, включающий ключевые термины из рассмотренных тем с указанием страниц, где приводится полное описание каждого термина.
Список литературы включает разнообразные информационные источники, в том числе из Глобальной информационной сети.
Достоинством этого издания является построение изучаемого материала в виде деловой игры, где участниками является группа студентов и преподаватель. Обширная теоретическая часть создана специально для студентов гуманитарных вузов и включает большое количество технических терминов с подробными пояснениями.
Дополнения и исправления к этому пособию будут публиковаться в Глобальной информационной сети в источнике [4].
10
1. Рекомендации и пояснения для работы с пособием
1.1. Работа с учебным пособием
Учебное пособие содержит теоретический материал, задачи, руководства для выполнения и контрольные вопросы.
Теоретический материал и задачи предназначены для выполнения в аудиториях под руководством преподавателя, а контрольные вопросы – для самотестирования полученных знаний и для подготовки к защите отчётов по выполненным работам.
В помощь индивидуальной работе приводится список ссылок на источники, расположенные в Глобальной информационной сети.
Первый просмотр теоретического материала лучше выполнять накануне лабораторной работы (за день или несколько дней). После ознакомления с теоретическим материалом следует выполнить самотестирование по контрольным вопросам.
Если положения теоретической части не достаточно понятны, следует в первую очередь воспользоваться поисковыми системами Глобальной информационной сети, применив язык поисковых запросов1, с помощью которого можно точнее сформулировать запрос для поискового робота и быстрее найти нужный источник.
Наряду с этим следует обратиться в библиотеку для самостоятельного поиска литературы, либо воспользоваться рекомендациями библиотекаря по подбору аналогичной литературы.
Заранее ознакомившись с теоретическим материалом и, если возникли вопросы, которые не удалось решить самостоятельно, можно задать их преподавателю на занятии по лабораторной работе после вводной части, которую огласит преподаватель в начале занятия.
1 Язык поисковых запросов – специальные правила написания запроса из ключевых слов, позволяющие наиболее точно формулировать запрос поисковой системе. Применение языка запросов даёт возможность решать самые сложные поисковые задачи. Подробнее о применении языка поисковых запросов см. в источнике [1].