2010_09_РАБОТА АУТСОРСЕРОМ_эл_почта_ред_11

81

∙конец занятия

∙расписание дня

Рисунок 7.2 – Интеллект-карта настройки почтового клиента MS Outlook

2.Зайти в Яндекс-почту.

3.Открыть раздел "Помощь".

4.Открыть раздел ("Доступ к Почте/Через почтовую программу/ Microsoft Outlook/ Настроить почтовую программу по протоколу POP3"). Обратите внимание на название протокола – POP3, а не IMAP4.

5.Загрузив страницу помощи по настройке почтового клиента MS Outlook, отключите соединение с Интернетом, не закрывая программу интернетобозревателя (как это сделать, сообщает преподаватель). Отключить соединение

сИнтернетом надо, чтобы настройки, заранее установленные разработчиками в почтовом клиенте, не привели к неконтролируемой загрузке писем с Яндекспочты. Таким образом, на экране останется страница инструкций. Поместите её так, чтобы рядом можно было расположить второе окно – почтового клиента MS Outlook для настройки его учётной записи.

6.Открыть почтовый клиент MS Outlook и настроить свою учетную запись согласно инструкциям, загруженным с Яндекс-почты. Если на Яндекс-почте опубликованы инструкции самой последней версии почтового клиента MS Outlook, а в учебных классах применяется MS Outlook 2003, то обратите внимание на рисунок (Рисунок 7.3). На нём показаны настройки учётной записи почтового клиента MS Outlook 2003.

82

Рисунок 7.3 – Окно настроек учётной записи почтового клиента MS Outlook

2003

7.В почтовом клиенте MS Outlook установить свойства только что создан-

ной учётной записи ("Сервис/Учётные записи/ просмотреть или изменить имеющиеся учётные записи/кнопка Далее/найти свою учётную запись/кнопка

Изменить").

8.В поле "Сведения о пользователе" ввести свои имя, фамилию и отчество.

9.Нажать кнопку "Другие настройки" –

∙вкладка "Общие" –

○введите краткое имя для ссылок на вашу учетную запись, например

Serge;

○введите название организации, которое используется в деловой игре;

∙вкладка "Сервер исходящей почты" –

○установить флажок "SMTP-серверу требуется проверка подлинно-

сти";

○выбрать опцию "Аналогично серверу для входящей почты";

∙вкладка "Дополнительно" –

83

○установить флажок "Оставлять копии сообщений на сервере". Эту опцию важно установить, чтобы не произошло удаление писем в Яндекспочте после их загрузки в почтовый клиент, как потребуется далее в задании;

∙вкладка "Подключение" –

○указать подключение – локальная сеть или другое (данные сообщает преподаватель);

∙кнопка "ОК";

∙кнопка "Далее";

∙кнопка "Готово".

10.Установить в почтовом клиенте MS Outlook следующие параметры

("Сервис/Параметры"):

∙Вкладка "Настройка почты" –

○снять флажок "Немедленная отправка при наличии подключения";

○кнопка "Отправить и получить", установить флажок "Автоматически доставлять каждые", установить – " 1 минут";

○кнопка "Применить";

∙вкладка "Сообщение" –

○"Создать сообщение в формате:/ выбрать Обычный текст";

○установить флажок "Использовать Microsoft Office Word как ре-

дактор сообщений";

○установить флажок "Использовать Microsoft Office Word для чте-

ния сообщений в формате RTF".

RTF (англ. Rich Text Format – формат обогащённого текста) – формат тексто-

вых документов, предложенный в 1982г. компаниями Microsoft и Adobe для редактора MS Word. RTF-документы поддерживаются всеми современными текстовыми процессорами. Позже компания Adobe продолжила развитие RTF, создав в 1985 году новый – PostScript. Основу RTF составляет обычный текст поэтому его очень просто использовать в качестве универсального для передачи текста из одного текстового процессора в другой.

○установить автоподпись – (" кнопка Подписи/кнопка Создать/1 Вве-

дите имя для нового образца:/(например, Serge)/Начать с пустого абза-

ца/кнопка Далее/ввести текст подписи по правилам почтового этикета для автоподписей/кнопка Готово/кнопка ОК"),

○установить в качестве подписи для новых сообщений только что созданную,

84

○установите её же для писем при ответе и пересылке.

○кнопка "Применить",

∙вкладка "Дополнительно",

○установить флажок "Сделать Outlook используемой по умолчанию программой для электронной почты, контактов и календаря",

○установить флажок "Использовать смарт-тег "Имена",

○кнопка ОК",

11.Кнопка "Проверка учётной записи" ("Сервис/Учётные записи/ просмотреть или изменить имеющиеся учётные записи/кнопка Далее/найти свою учётную запись/кнопка Изменить") позволяет проверить правильность работы учётной записи. Если проверка прошла успешно – значит пароль, логин, названия серверов вписаны правильно и поэтому принимаются Яндекс-почтой. После этого можно переходить к выполнению следующих пунктов задания. Если проверка не произошла, обратите внимание на сообщения об ошибках и обратитесь за помощью к преподавателю.

12.В "Контакты" импортируйте адресную книгу, файл которой вам переслал начальник (по условиям игры файл должен быть сохранён в папке "Моя почта"/"Outlook Express").

13.Отредактируйте свой контакт и другие контакты, чтобы данные о телефонах, днях рождениях и др. были на своих местах –

∙"Полное имя" – фамилия, имя и отчество,

∙"Хранить как: " – выберите формат фамилии, имени и отчества),

∙уточните правильно ли написан сотовый телефон, который дал вам коллега-аутсорсер,

∙измените "Краткое имя: " (должны быть написаны только фамилия, имя и отчество) (если автоматически записался в это поле адрес электронной почты – удалите его),

∙"Веб-страница: " – адрес, который автоматически создаётся при регистрации логина на Яндекс-почте (например, http://www.ваш_логин.narod.ru),

∙в области фотографии установите портреты коллег-аутсорсеров (портреты скопируйте из Яндекс-почты),

∙вкладка "Подробности" – установите день рождения коллеги,

∙Сохраните каждый контакт ("кнопка Сохранить и закрыть или

Файл/Сохранить").

85

14.Получите все письма с Яндекс-почты. Для этого соединитесь с Интерне-

том и в разделе "Почта" нажмите кнопку "Отправить и получить". На Яндекс-

почте останутся копии сообщений, так как ранее Вы включили настройку "Ос-

тавлять копии сообщений на сервере".

15.Создайте и отправьте проверочное письмо самому себе и получите его. Эта процедура требуется для проверки работоспособности настройки почтового клиента. Она дублирует автоматическую проверку, которая выполнялась при настройке учётной записи. Но в этом случае – Вы сможете проконтролировать, появляется ли автоподпись при создании чистого бланка письма. Полученное письмо надо будет показать преподавателю при отчёте по выполненной задаче. Обратите внимание, что при создании письма включается текстовый процессор MS Word и можно пользоваться его мощными инструментами для редактирования текста.

16.При завершении занятия необходимо сохранить на флешь-накопителе:

∙файл данных MS Outlook, ("Файл/Импорт и экспорт/Экспорт в файл/кнопка Далее/Файл личных папок (.pst)/кнопка Далее/ установить фла-

жок Включить вложенные папки/ кнопка Далее/чтобы в поле сохранения файла вписался нужный путь нажать кнопку Обзор/указать на флешь-накопителе папку для сохранения файла личных папок ("Мои письма"/"Outlook")/вписать в поле имени файла название "Outlook"/кнопка Готово");

∙текст автоподписи;

∙данные учётной записи.

17.Отчитаться по выполненной работе. Состав отчёта см. на стр. 86.

18.После сдачи работы преподавателю удалить из MS Outlook все письма, адреса, автоподпись и учётную запись.

Основные ошибки

1.При чтении раздела "Помощь" в Яндекс-почте выбирают настройку почтового клиента по протоколу IMAP потому что об этом написано в верхней части справочного текста. Согласно условиям задачи следует пользоваться правилами настройки по протоколу POP3.

2.Забывают отключить настройку "Оставлять копии сообщений на серве-

ре". Это приводит к передаче всех писем с Яндекс-почты в почтовый клиент без их сохранения на Яндекс-почте.

3.При корректировке повторяющихся событий в "Календаре" следует открывать весь ряд, а не копию события.

86

4.В конце выполнения задачи не сохраняют копию файла данных MS Outlook, текст автоподписи и данные учётной записи. Это приведёт к тому, что новую задачу придётся начинать снова с настройки MS Outlook.

5.В конце выполнения задачи не удаляют сделанные настройки и учётную запись. Это приводит к тому, что другие пользователи (слушатели, студенты, курсанты) работающие за этим персональным компьютером, будут иметь доступ

кВашему почтовому эккаунту.

Перечень контрольных вопросов

1.Какие особенности имеет почтовый клиент MS Outlook?

2.Как выполнить импорт адресов в MS Outlook?

3.Какое значение имеет файл данных MS Outlook?

4.Какие данные содержит файл данных MS Outlook?

5.Как выполнить сохранение файла данных MS Outlook на флешьнакопитель?

6.Как выполнить импорт файла данных MS Outlook с флешь-накопителя?

7.Какие преимущества имеет почтовый клиент MS Outlook в сравнении с веб-интерфейсом Яндекс-почты?

8.Какие преимущества имеет почтовый клиент MS Outlook в сравнении с почтовым клиентом Outlook Express?

Состав отчёта о выполненной работе

1.Показать преподавателю следующие объекты:

∙проверочное письмо, отосланное самому себе. В нём должна быть тема

иавтоподпись. В поле "От" должно быть видно имя , фамилия и отчество автора письма;

∙"Контакты" коллег-аутсорсеров содержащие:

○фамилии, имена и отчества,

○портреты абонентов,

○телефонные номера,

○адреса веб-портфолио;

○дни рождения,

∙Файлы на флешь-накопителе в папке ("Мои письма/Outlook"):

○файл данных MS Outlook,

○текстовый файл, содержащий данные учетной записи,

○текстовый файл файл, содержащий текст автоподписи.

87

2. Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавателем.

Задача 7. Работа с календарём почтового клиента MS Outlook

Цель

Задание Оборудование и материалы

Ход выполнения задания

1.

2.Работа с календарём –

∙в MS Outlook открыть раздел "Календарь" и внести в него –

○день рождения своего близкого друга или подруги; "Повторение" – ежегодно, "Время встречи" – начало – 19:00, конец – 20:30; пригласить участников – ввести в поле "Кому" адреса своих коллег-аутсорсеров; "Метка" – "День рождения"; "Место" – ввести место события, например, известное всем кафе;

○ввести даты праздников на текущий месяц, настроить повторяемость этих событий и оповещение. Праздники на текущий месяц можно взять из

веб-сайта CALEND.RU1 http://www.calend.ru;

○окончание этого занятия (лабораторной работы по курсу этой дисциплины); "Повторение" – еженедельно, каждую вторую неделю, указать день недели. Сделать другие настройки. Если правильно настроить оповещение, то оно появится в нужное время до окончания занятия;

○открыть "Календарь" для просмотра событий дня и заполнить расписание сегодняшнего рабочего учебного дня событиями: начала и учебных пар

суказанием названий дисциплин, фамилий преподавателей, номеров аудиторий. Указать другие важные параметры событий рабочего дня.

3.В конце занятия должно появиться автоматическое оповещение об окончании занятия.

1 CALEND.RU – сайт, где собрана самая полная в Рунете информация о праздниках, именинах, днях городов, памятных датах и прочих знаменательных событиях.

88

Основные ошибки

Перечень контрольных вопросов

1. Как выполнить заполнение "Календаря" в MS Outlook?

Состав отчёта по выполненной работе

1.Показать преподавателю следующие объекты:

∙"Календарь" с датами дней рождения, датой и временем окончания этой лабораторной работы,

2.

Задача 8. Защита данных почтового клиента MS Outlook

Цель

Задание

Оборудование и материалы

Ход выполнения задания

1.Найти в справочной системе почтового клиента MS Outlook сведения о том, как защитить свою почту от посторонних. Ответ написать в тетради а затем установить защиту на почтовый клиент.

2.Сделать свою электронную визитку в формате VCard и прикрепить её

Основные ошибки

Перечень контрольных вопросов

Состав отчёта по выполненной работе

89

8. Организация работы с электронной почтой

Этапы работы с почтой: чтение, раздумья и формирования ответов занимает значительное время рабочего дня. Если читать все приходящие электронные письма и отвечать тоже на все письма, то продолжительности рабочего дня для важных текущих дел не хватит.

Сокращение затрат времени при работе с письмами достигается организацией процесса работы с корреспонденцией и соблюдением приоритетов важности.

8.1. Правила организации работы с электронной почтой:

1.Не читать все письма. Если письмо спам, открытки от родственников и знакомых или приглашения, на которые никогда не пойдёте, автоматические письма из социальных сервисов, письма-благодарности, письма от роботов и др. Эти письма можно сразу удалять не читая.

2.Не отвечать на все письма. Не все прочитанные письма нуждаются в ответах. А поэтому – не нужны и могут быть удалены без ответа.

3.Отказаться от частой проверки писем. На электронную почту достаточ-

но отвечать не позже 24 часов после получения сообщения. Поэтому раз или 2 раза в течение рабочего дня (утром и вечером) вполне достаточно для проверки почты. Для этого в графике рабочего дня надо установить время проверки почты

ивремя работы с почтой. Если используется программа почтового клиента, то ей можно указать нужный автоматический режим. Это благотворно влияет на организацию трудового процесса.

4.Убирать обработанные письма в архивы. Многие оставляют прочитан-

ные и уже ненужные письма в папке "Входящие" с мыслью, что они когданибудь могут пригодиться. Отработанные письма, которые могут когда-то понадобиться, лучше сразу перекладывать в архивные папки, специально для этого созданные. После нескольких месяцев или лет такие папки легко очищать от ненужных писем не читая содержания сообщений, просто обращая внимание на название папки, даты писем и автора.

5.Отвечать кратко или отвечать в 5 предложений. Пять предложений в ответном сообщении не должны являться законом. Предложений может быть шесть и больше. Смысл в том, что вместо того, чтобы стараться писать очень детальные и подробные ответы нужно стараться писать лаконично без лишних слов. Планка в несколько предложений на ответ приучит быстро выражать суть, писать ясно и кратко и сократит процесс работы над письмами.

90

6.Работать с клавиатурой вслепую. Устный ответ быстрое письменного, поэтому скорость печати текста очень важна для сокращения работы с электронными письмами. Для повышения скорости печати текста надо тренировать навыки печати вслепую с помощью специальных обучающих программ.

7.Автоматизировать печать текста. Некоторые элементы электронного сообщения можно не печатать, используя автоматические функции программ почтовых клиентов, которые сами вписывают в письма, заранее приготовленные текстовые блоки. Например, вступительные фразы к письмам и автоподписи писем. Этих элементов можно иметь несколько и выбирать в зависимости от случая. Автоматизировать можно целые ответы на некоторые приходящие письма (включив для них функцию "автоответ").

8.Использовать телефон и факс. Часто с помощью телефона можно выполнить передачу сообщения быстрее, чем по электронной почте. Факсом – в меньшей степени, но к нему обязательно требуется прилагать титульный лист факсимильного сообщения. Факс-аппараты могут автоматически доставить сообщение

внужное время и по заранее заданному телефонному номеру. Телефонное соединение может быть успешным, если на компьютерах абонентов установлена программа интерактивного общения (ISQ или подобный агент), которая показывает на месте ли абонент. Телефон существенно сокращает затраты времени особенно если он – автоответчик.

9.Устанавливать флажки важности. Для отсылаемых важных писем устанавливайте приоритетные значки важности. Это помогает абонентам создавать очерёдность обработки писем.

10.Устанавливать отметки "К исполнению". Для полученных сообщений можно выставить пометки действия: "Позвонить", "Переслать", "Ответить всем", "Ознакомиться" и др., а так же – установить дату и время для указанного действия. Если установлена программа почтового клиента, например, MS Outlook, то она автоматически напомнит о выставленных пометках.

11.Устанавливать фильтры. Почтовые серверы и программы почтовых клиентов способны автоматически фильтровать приходящую корреспонденцию по различным признакам: "белым" и "чёрным" спискам адресатов, по словам и словосочетаниям в теме и в теле письма, по наличию вложений, определять спам и заражённые письма. Устанавливая фильтры можно не только значительно сократить поток приходящих писем, но и повысить уровень безопасности работы с почтой.