2010_09_РАБОТА АУТСОРСЕРОМ_эл_почта_ред_11

91

12. Делать архивы. Бесперебойная работа с почтой требует частого архивирования адресной книги и сообщений. Это можно сделать за счет автоматического сохранения файлов адресной книги и файлов полученных и отправленных сообщений. Архивы лучше хранить на отдельном устройстве (флеш-накопителе, файл-сервере, оптическом диске, в файловом хранилище в Интернете) чтобы его в любое время можно было развернуть на другом компьютере.

Задача 9. Организация работы с электронной почтой

Цель

Научиться организовывать процесс работы с электронной почтой.

Задание

Выполнить настройки электронной почты, позволяющие сократить затраты времени при работе с письмами с целью повышения уровня организации работы с корреспонденцией.

Оборудование и материалы

1.Windows.

2.Персональные компьютеры, компьютерная сеть, Интернет.

3.Персональные флешь-накопители.

4.Тетради для выполнения конспектирования.

Ход выполнения задания

1. Ход выполнения задания показан на интеллект-карте (Рисунок 8.1).

"Чёрный список"

92

Прочие фильтры

Проверочные письма, Папка для писем начальника.

Выход

Рисунок 8.1 – Интеллект-карта выполнения настроек почты

2.Создать фильтр "Чёрный список" (задание по его формированию сообщает преподаватель, пример показан в таблице (Таблица 8.1).

3.Создать фильтр удаления писем, содержащих в адресе заданный текст (текст задаётся преподавателем) пример показан в таблице (Таблица 8.1).

4.Создать фильтр удаления писем содержащих в теме письма заданный текст (текст задаётся преподавателем) пример показан в таблице (Таблица 8.1).

5.Создать фильтр удаления писем, содержащих в тексте письма заданные слова (слова задаются преподавателем), пример показан в таблице (Таблица 8.1).

Таблица 8.1 – Примеры учебных фильтров для удаления писем

93

6.Отослать самому себе 2 проверочных письма и проверить работоспособность настроенных фильтров:

∙с запрещённым текстом в теме письма,

∙с запрещённым текстом в теле письма.

7.В папке "Входящие" создать новую папку "Начальник" для писем, приходящих от начальника группы аутсорсеров.

8.Настроить автоматический фильтр для приёма в эту папку писем от начальника аутсорсеров.

9.Временно отключить фильтр для писем начальника.

∙"Чёрный список",

∙фильтр удаления писем, содержащих в адресе заданный текст,

∙фильтр удаления писем содержащих в теме письма заданный текст,

∙фильтр удаления писем, содержащих в тексте письма заданные слова,

∙проверочное письмо, отправленное самому себе с запрещённым текстом в теле письма и результат работы фильтра,

∙проверочное письмо, отправленное самому себе с запрещённым текстом в теме письма и результат работы фильтра,

∙папку для писем начальника аутсорсеров и фильтр для направления этих писем в специально созданную папку.

Основные ошибки

1.После настройки фильтра забывают нажать на кнопку "Сохранить". Это приводит к не сохранению созданных фильтров.

2.После создания фильтра для писем начальника забывают его отключить. От этого становится невозможным получать письма от начальника с помощью почтового клиента.

Перечень контрольных вопросов

1.Чем отличаются фильтры: "Белый список" и "Чёрный список"?

2.По каким критериям можно настраивать автоматическое удаление или перемещение в нужную папку приходящих писем?

3.Сколько фильтров можно создать в настройках Яндекс-почты?

94

4.Как отключить один из многочисленных включённых фильтров Яндекс-

почты?

5.Для каких целей в фильтрах Яндекс-почты делают автоматический ответ?

6.Как в Яндекс-почте сделать автоматическое перенаправление писем на другой адрес электронной почты?

7.Как в Яндекс-почте настроить автоматический сбор почты с других адре-

сов?

8.Как в Яндекс-почте сделать автоматический сбор почты из других почтовых ящиков, но при этом сохранять в них оригиналы писем?

9.Как в Яндекс-почте создать специальную папку для писем, приходящих от определённого абонента?

10.Как сделать автоматическое перемещение писем, приходящих с определенного почтового адреса в специально для них сделанную папку? Например, для рассылок, приходящих с сайта "ШколаЖизни.ру".

11.Как сделать автоматическое оповещение о только что пришедших письмах? Какой для этого нужен программный продукт? Может ли с этой задачей справиться "Я.Онлайн"?

Состав отчёта по выполненной задаче

1.Показать преподавателю:

∙"Чёрный список",

∙фильтры:

○удаления писем, содержащих в адресе заданный текст,

○удаления писем, содержащих в теме письма заданный текст,

○удаления писем, содержащих в тексте письма заданные слова,

∙проверочное письмо, отправленное самому себе с запрещённым тек-

стом:

○в теле письма (и результат работы фильтра),

○в теме письма (и результат работы фильтра),

2.Папку для писем начальника аутсорсеров и фильтр для направления его писем в специальную папку.

3.Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавате-

лем.

95

9.Рецензирование документа коллективом соавторов

Для работы коллектива соавторов с одним текстовым файлом, применяется метод рецензирования документов.

Метод рецензирования можно применять не только для документов, подготавливаемых в текстовом процессоре MS Word, но и для рабочих книг MS Excel и для презентаций MS Power Point.

9.1. Метод электронного рецензирования

Рецензирование документа – метод редактирования документа, применяющийся в MS Word для сокращения затрат времени и сил при работе коллектива авторов над одним документом.

Метод позволяет исправлять ошибки, сокращать текст, дописывать свои дополнения, вносить текстовые и звуковые примечания и др. важные изменения к документу, без промежуточной печати на бумаге и встреч соавторов. Соавторы при этом могут находиться не только в разных зданиях, но и в разных странах.

Изменения, вносимые каждым соавтором помечаются разными цветами и специальными метками, позволяющими узнать кто и когда внёс соответствующие изменения.

Готовый документ можно просматривать с изменениями или без изменений. Инициатор рецензирования обладает правами применения или отклонения

каждой правки.

9.2. Передача документа соавторам

Документ передаётся от одного соавтора к другому посредством пересылки по электронной почте или организацией сетевого собрания.

Передавать документ можно автоматически четырьмя способами:

1.электронным сообщением, отосланным по электронной почте,

2.вложением в сообщение, отосланное по электронной почте,

3.факсимильным сообщением, направленным через компьютер,

4.через собрание по сети (при наличии для этого специального программного обеспечения).

Первые 2 способа можно использовать при наличии у всех соавторов программы MS Outlook, третий – при наличии программы MS Outlook и подключения компьютера к телефонной линии через модем. Четвёртый – при наличии

96

программных продуктов: "Microsoft Office Live Meeting", "Windows Live Messenger", "Удалённый помощник", "Подключение к удалённому рабочему столу"

и "Windows Meeting Space".

Передача документа электронной почтой

Способы отправки документа располагаются в меню Файл; команды: Пересылка документа сообщением выполняется

лорло

Задача 10. Рецензирование документа коллективом соавторов

Цель

Научиться работать совместно с несколькими соавторами над одним электронным документом, используя для связи с ними почтовый клиент MS Outlook.

Задание

Выполнить редактирование документа несколькими соавторами, используя для связи с ними почтовый клиент MS Outlook.

Оборудование и материалы

1.Windows, MS Outlook, MS Word.

2.Персональные компьютеры, компьютерная сеть, Интернет.

3.Персональные флешь-накопители.

4.Тетради для выполнения конспектирования.

5.Тексты типовых договоров. Количество их равно количеству участников.

Ход выполнения задания

1.Перед началом выполнения задания – настроить MS Outlook:

∙импортировать фал данных ("Файл/Импорт и экспорт/Импорт из другой программы или файла/кнопка Далее/Файл личных папок

(.pst)/кнопка Обзор, чтобы указать файл данных, расположенный на флешьнакопителе в папке ("Моя почта"/"Outlook")/кнопка Готово"),

∙настроить учётную запись (см. инструкции, опубликованные в Ян-

декс-почте),

∙установить автоподпись ("Сервис/Параметры/ вкладка Сообще-

ние/кнопка Подписи/кнопка Создать/1 Введите имя для нового образ-

ца:/(например, Serge)/Начать с пустого абзаца/кнопка Далее/скопируйте текст автоподписи из текстового файла из папки ("Моя почта"/"Outlook")/кнопка Го-

тово/кнопка ОК"),

97

∙ к учётной записи прикрепить автоподпись для новых сообщений и для писем при ответе и пересылке ("Сервис/Параметры/ вкладка Сообще-

ние/раздел Подписи").

2. Ход выполнения задания показан на интеллект-карте (Рисунок 7.2).

Отправка по маршруту

Рисунок 9.1 – Интеллект-карта выполнения рецензирования документа, пересылаемого нескольким соавторам по маршруту

3.Выполнить работу по рецензированию документа несколькими соавторами. Для рецензирования будут использоваться документы, предложенные преподавателем (например, типовые договоры).

4.Преподаватель разбивает группу студентов на несколько рабочих групп (по 3 или 4 аутсорсера в каждой) и в каждой назначает основного исполнителя. Разбивка на рабочие группы делается с таким расчётом, чтобы каждый аутсорсер за время деловой игры был один раз основным исполнителем и дважды соавтором, см. иллюстрацию схемы разбивки на рабочие группы (Рисунок 9.2). Основные исполнители будут инициаторами рецензирования. Соавторы будут исправлять или добавлять необходимый текст в рецензируемый документ. После получения документа с рецензирования основные исполнители будут принимать или отклонять изменения документа, сделанные соавторами.

98

О – основной исполнитель; С – соавтор

Рисунок 9.2 – Схема распределения рабочих групп

5.Перед началом работы надо в параметрах MS Word указать свои фамилию,

имя и отчество ("Сервис/Параметры/вкладка Пользователь/Фамилия и имя:/

вписать свои фамилию, имя и отчество/кнопка ОК"). Закройте MS Word.

6.Каждому аутсорсеру открыть договор, выданный преподавателем (договор открыть в текстовом процессоре MS Word).

7.Основные исполнители (в этой деловой игре – все участники) должны быстро прочесть тексты выданных им договоров и внести исправления: удалить лишнюю. разбивку на абзацы, расставить стили абзацев и знаков, установить табличную разметку для строго структурированного текста (даты, названия города, мест реквизитов участников договора).

8.Отправить документ рецензентам своей рабочей группы ("Файл/ Отпра-

вить/По маршруту… "), учитывая разделение участников на рабочие группы, как показано на схеме (Рисунок 9.2), и распределение участников, сделанное преподавателем.

9. В окне "Маршрут", см. иллюстрацию (Рисунок 9.3), указать адреса двух соавторов (из "Контактов"), кнопка "Адрес", и ("Разрешить только: Запись исправлений/ОК").

99

Рисунок 9.3 – Окно "Маршрут"

10. Закрыть документ типового договора. На запрос об отправке следующему адресату нажать кнопку "Да" (Рисунок 9.4).

Рисунок 9.4 – Окно "Разослать документ"

11.Это письмо попадёт в почтовый клиент MS Outlook в папку "Исходя-

щие".

12.Для отправки письма почтовом клиентом MS Outlook нажать кнопку

"Отправить и получить".

13.Когда первый рецензент получит письмо с типовым договором, в нём будет вложенный документ типового договора и автоматическое сообщение: "До-

кумент содержит маршрут. После внесения исправлений в документ выбе-

100

рите Файл / Отправить / Следующий адресат для пересылки документа следующему получателю".

14.Получатель (первый рецензент) вносит дополнения в документ (придумать и вписать новые сведения, чтобы они были близкими к деловой игре) – дату договора (сегодняшнее число, месяц, год), исправить реквизиты исполнителя (должность, фамилию и инициалы, например, главный менеджер аутсорсеров), номера автомашин, и др. Сторону заказчика – не изменять. Новый текст будет автоматически выделяться другим цветом, а удалённый – зачеркнутым шрифтом.

15.Готовый документ закрыть. При этом появится сообщение как показано на рисунке (Рисунок 9.4). Нажать на кнопку Да. Сообщение автоматически перейдёт в программу MS Outlook в папку "Исходящие".

16.В этой папке будет уже 2 сообщения: первое – направляющее документ второму рецензенту (второму соавтору), второе сообщение – основному исполнителю о только что выполненном рецензировании первым соавтором, напри-

мер, ("Калитин Сергей Вячеславович отправил документ AГЕНТСКИЙ ДОГОВОР.doc получателю Иванову Ивану Ивановичу").

17.Для отправки обеих писем почтовом клиентом MS Outlook нажмите кнопку "Отправить и получить".

18.Второй соавтор получает письмо с изменённым договором и продолжает над ним работу. Изменяет в договоре сведения о заказчике – вносит фамилию, имя и отчество, и другие его реквизиты. Если увидит в договоре текст, который следует исправить или изменить – делает нужные изменения. Готовый документ закрывает. Документ автоматически отправляется по заранее указанному маршруту.

19.После получения основным исполнителем изменённого документа от соавторов своей рабочей группы необходимо принять или отклонить внесённые изменения. Для этого надо снять защиту и воспользоваться панелью инструмен-

тов "Рецензирование" (Рисунок 9.5),