2010_09_РАБОТА АУТСОРСЕРОМ_эл_почта_ред_11

51

Действие Пояснение

ный в России веб-сервер).

Если же логин поменялся, то при телефонном разговоре на эту тему его надо тщательно диктовать по буквам, а другому абоненту – тщательно записывать на бумаге.

Это не только долго, но и чревато ошибкой, которую может допустить абонент.

Таким образом, с практической точки зрения, для удобства всех абонентов, если регистрировать новые почтовые адреса, то лучше оставлять старый логин.

Задача 2. Обмен цифровыми сообщениями по электронной почте. Почтовый этикет

Цель

Отработать коммуникативные навыки делового взаимодействия между абонентами по электронной почте.

Задание

Установить в Яндекс-почте официальную автоподпись, указать свои фамилию, имя и отчество, установить своё фото, сформировать и отослать официальное письмо.

Оборудование и материалы

1.Windows, Internet Explorer.

2.Персональные компьютеры, локальная компьютерная сеть, Интернет.

3.Тетради для выполнения конспектирования.

4.Цифровой фотоаппарат (или сотовый телефон с фотокамерой) с возможностью передачи снимков на компьютер.

Ход выполнения задания

1.Ход выполнения задания показан на интеллект-карте (Рисунок 4.1).

2.Зайти в раздел настроек своего почтового ящика ("Настройки/Личные настройки"), найти место ввода автоодписи ("Подпись в конце письма") и за-

полнить его своими сведениями как показано выше. (преподаватель может рекомендовать в качестве реквизитов либо нынешний статус участников деловой игры, либо выдуманный статус аутсорсера предприятия "N"). Если выбран нынешний статус студента, то в автоподписи надо написать, кроме заключительной

52

фразы письма ("С уважением,"), фамилию, имя и отчество, студент такой-то группы, название факультета, название вуза, адрес вуза для бумажной почты, и остальные реквизиты как показано в таблице о структуре автоподписи (Таблица 4.1). Адрес веб-портфолио, у каждого участника деловой игры уже появился автоматически, поскольку логин уже зарегистрирован. Адрес вашего персонального сайта (будущего веб-портфолио) надо записать так: http://www.логин.narod.ru, где вместо слова "логин" написать свой логин электронной почты. Ниже можно написать напоминание, как показано на рисунке (Рисунок 4.2): "Пожалуйста, при ответе не удаляйте цитирование полученного письма и пишите ответ над ним, чтобы можно было посмотреть вниз письма и проследить ход переписки".

Автоподпись

53

Выход

Рисунок 4.1 – Интеллект-карта выполнения задачи по установке автоподписи, портрета и отправке первого письма

3.В поле, расположенном над автоподписью ("Моё имя"), ввести свою фамилию, имя и отчество. Это нужно для того, чтобы будущие получатели цифровых сообщений видели кто им прислал письмо.

4.Указать расположение своей автоподписи при ответе на полученные пись-

ма – (" Настройка/ Информация об отправителе/установить опцию сразу по-

сле ответа"). Автоподпись будет появляться над текстом абонента.

5.После того, как все участники зарегистрировали свои адреса, настроили почтовый интерфейс и создали автоподписи, преподаватель назначает из числа желающих (или первых завершивших задание по созданию автоподписи) двух начальников (главных менеджеров), руководящих работой аутсорсеров. Все остальные студенты являются аутсорсерами. Преподаватель распределяет аутсорсеров поровну к каждому начальнику.

6.Начальники записывают на учебной доске свои зарегистрированные адреса электронной почты. (В условиях деловой игры это означает, что принятым аутсорсерам были переданы почтовые адреса их начальников). Теперь аутсорсеры, через переданный им почтовый адрес начальника, должны будут познакомиться со своим начальником, выполнив пересылку нескольких официальных почтовых сообщений. Далее будет подробно показано, какие сообщения надо будет отослать.

7.Аутсорсеры каждой группы переписывают адрес своего начальника в свою адресную книгу (в Яндекс-почте это раздел "Контакты").

8.Каждый аутсорсер создаёт первое письмо своему начальнику с целью предварительного знакомства и проверки работы его почтового адреса. Это будет сообщение, уведомляющие начальника об открытии аутсорсером почтового адреса. Письмо должно быть составлено предельно коротко, уважительно и официально. Например, см. иллюстрацию (Рисунок 4.2).

9.В поле "Тема" ввести тему: "Начало работы".

10.В поле "Кому" ввести из адресной книги (из раздела "Контакты") адрес своего начальника и отправить ему письмо.

Уважаемый Иван Иванович!

54

Посылаю Вам проверочное письмо для определения правильности записи Вашего адреса в моей электронной адресной книге.

Пожалуйста, подтвердите получение этого письма.

С наилучшими пожеланиями, Сергей Вячеславович Калитин Региональный представитель Кадровое агентство "Кадры"

Адрес: 680000, Хабаровск, ул. Лисуновская, д. 1, офис 5.

Тел./факс: +7(4212)73-53-13 Тел сот: (8924)444-44-44

E-mail: skaleetien@ya.ru http://www.training-it.narod.ru

--------------------------------------------

Пожалуйста, при ответе не удаляйте цитирование полученного письма и пишите ответ над ним, чтобы можно было посмотреть вниз письма и проследить ход переписки.

--------------------------------------------

Рисунок 4.2 – Образец текста официального письма от подчинённого

11.После отправки сообщения, пока ожидается ответ от начальника, загрузить свой портрет в раздел личных настроек ("Настройка/Личные настройки). Для этого на занятии должен быть цифровой фотоаппарат или сотовый телефон

свозможностью передачи снимков на компьютер.

12.Начальники должны внимательно следить за тем, чтобы все подчинённые ему аутсорсеры прислали проверочные письма. Не полученное от подчинённого письмо означает, что подчиненный не правильно списал с доски адрес начальника группы.

13.Получив письмо, начальник отвечает каждому отправителю. Начальнику надо придумать технологию как эту процедуру сделать максимально быстро. Преподаватель должен руководить этим процессом и, если необходимо, остановить ход выполнения задачи и привлечь всю группу студентов к мозговому штурму. Ответ начальника размещается над текстом полученного сообщения. Обязательна автоподпись. Ответ должен быть коротким, уважительным и официальным. В этом письме надо дать первое задание подчинённому – прислать файл своего адреса и прочих реквизитов в отдельном файле. Этот файл подчинённый должен получить позже (в следующем задании) путём экспорта своей адресной книги в отдельный файл, но перед этим он должен внести в адресную книгу свои фамилию, имя и отчество, адрес электронной почты и другие свои

55

реквизиты. Начальник, получив от всех своих подчинённых такие файлы, сможет объединить полученные данные в один файл, а затем – перешлёт обновлённый файл адресной книги всем подчинённым. Пример письма начальника с этими инструкциями, см. на иллюстрации (Рисунок 4.3).

14.Пока начальник работает с письмами подчинённых, подчинённые должны установить свой портрет в разделе личных настроек. Для этих целей надо использовать цифровой фотоаппарат или сотовый телефон со встроенным фотоаппаратом.

15.В конце занятия преподаватель подводит итоги и отмечает наиболее организованную группу аутсорсеров и их начальника.

Основные ошибки

1.Забывают писать тему сообщения.

2.Не следуют рекомендациям составления официального письма. Добавляют

вписьма бытовые слова и дружеские обращения. К стилю делового письма надо привыкнуть, чему способствует эта деловая игра.

3.Не внимательно переписывают в "Контакты" адрес начальника от этого происходят последующие потери времени.

4.Стесняются фотографироваться. К этому надо привыкнуть, потому что неудачный портрет можно заменить в любой момент, и, кроме того, это всё-таки ваше лицо, а не чужое.

5.Начальник, вместо ответа на полученное письмо, создаёт новое письмо и таким образом нарушает почтовый этикет. При ответах абонент должен иметь возможность видеть свой текст, на который ему пришёл ответ.

56

Уважаемый Сергей Вячеславович!

Ваше проверочное письмо получил. Адрес правильный.

Для дальнейшей работы Вам потребуется иметь почтовые адреса и другие реквизиты наших сотрудников.

Пожалуйста, пришлите мне Ваш адрес электронной почты, номер телефона и дату рождения в отдельном файле. На основании его и подобных файлов, полученных от других аутсорсеров, я быстро сформирую единый файл адресов и перешлю Вам и всем сотрудникам, с которыми Вам предстоит работать и вести переписку по электронной почте.

Этот файл Вы можете импортировать в свою адресную книгу и, таким образом, будете иметь все адреса и другие необходимые данные.

С наилучшими пожеланиями, Иван Иванович Иванов Главный менеджер Кадровое агентство "Кадры"

Адрес: 123346, Москва, ул. Свободы, д. 10, офис 15.

Тел./факс: +7(095)53-53-53

Тел сот: (8924)555-55-554

E-mail: i.ivanov@ya.ru

http://www.training-it.narod.ru

--------------------------------------------

Пожалуйста, при ответе не удаляйте цитирование полученного письма и пишите ответ над ним, чтобы можно было посмотреть вниз письма и проследить ход переписки.

--------------------------------------------

Рисунок 4.3 – Пример ответа начальника с сообщением дальнейших инструкций

6. Отвечают, вписывая текст в область ответа, созданную программным способом разработчиками Яндекс-почты. В этом случае предыдущий текст полученного письма автоматически удаляется. Это сделано разработчиками Яндекспочты чтобы сократить размеры писем и экономить трафик, который они опла-

57

чивают из части своей прибыли. Отвечать на приходящие письма следует вверху полученного письма, чтобы в случае необходимости можно было не искать в архиве старое письмо, а просто посмотреть вниз полученного и проследить ход переписки.

Перечень контрольных вопросов

1.Почему выгодно соблюдать почтовый этикет в электронной почте?

2.Какие причины приводят к потерям рабочего времени при работе с электронной почтой?

3.Что можно пересылать во вложении электронного письма?

4. Какие вложения не рекомендуется пересылать электронной почтой?

5.Почему при ответе на полученное письмо не рекомендуется удалять текст полученного письма, а писать ответ над текстом полученного письма?

6.Почему в официальных письмах выгодно вставлять длинную автоподпись как показано в таблице, (Таблица 4.1)?

Состав отчёта по выполненной задаче

1.Демонстрация полученного письма от начальника. В письме должен быть сохранён текст собственного письма, отосланного ранее начальнику и личная автоподпись. Тексты обоих писем должны соответствовать почтовому этикету.

2.Портрет в личных настройках почты.

3.Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавате-

лем.

58

5. Отсылка файлов цифровым письмом

Электронной почтой можно пересылать любые типы файлов. Пересылаемые файлы называют вложением в цифровое письмо или просто вложением.

В деловой игре предусматривается выполнить эту процедуру несколько раз в различных коммуникативных ситуациях – сначала самостоятельно созданный файл (резюме), далее – файл данных, полученный в результате работы программы (адреса абонентов из адресной книги).

5.1. Отсылка резюме по электронной почте

Если планируется отсылать резюме не факсимильной связью, а электронной почтой, то для того, чтобы менеджеру по подбору персонала было легко работать с полученным файлом, надо воспользоваться следующими правилами:

Название файла должно содержать должность и фамилию соискателя.

Менеджер по подбору персонала после получения резюме обычно сохраняет его у себя на компьютере. Ежедневно он может получать десятки резюме с безликими названиями, например, "Мастер резюме.doc", "Resume.rtf", "Мое резюме.doc", "Резюме с фотографией.doc" и др. Чтобы не запутаться в присланных резюме, ему придётся постоянно переименовывать файлы безликих названий в понятные и содержащие фамилию претендентов. Удобным для менеджера названием файла будет содержащее должность, на которую претендует соискатель и фамилия, имя и отчество соискателя.

Тщательная проверка ошибок. Опечатки, орфографические или стилистические ошибки серьезно оцениваются работодателями как признак невнимательности и показатель несерьезного отношения к документам. Многократно с особенной тщательностью проверьте свое резюме на ошибки и опечатки.

Тщательное соблюдение стилей теста. Легче всего создавать резюме по шаблону содержания. Но даже в этом случае важно знать о существовании стилей теста. Именно на применения стилей построена технология форматирования тестов во всех текстовых процессорах. Менеджер по подбору персонала за секунду может проверить то, как отформатировано резюме. И сделает вывод, верить ли тому, что претендент свободно владеет навыками работы с текстовыми процессорами. И если усомнится в этом, то может усомниться и в остальном.

Сохраняйте пересылаемые файлы в старых версиях популярных про-

грамм, а текстовые – в формате RTF. У соискателя может оказаться самые новейшие версии популярного программного обеспечения. Например, текстового

59

процессора. Если резюме прислали в самом новейшем формате, не совместимом с программным обеспечением работодателя, то резюме не будет прочтено. Высылайте резюме, сохраненным в более старых версиях программного обеспечения или в универсальном формате RTF. Это самый распространенный и универсальный формат. У менеджера по персоналу обычно десятки резюме претендентов. Поэтому у него нет времени трудиться над открытием каждого файла, и вероятнее всего проблемное резюме рассматриваться не будет.

Размер файла делайте минимальным. Оптимальный размер файла резюме

– до 100 Кбайт. Фотографии высокого качества сильно увеличивают размер файла. Пересылка больших файлов чревата тем, что если на электронных почтовых ящиках менеджера по персоналу установлен запрет на получение больших писем, то в этом случае большой файл резюме не получат, и претенденту ни кто об этом не сообщит.

Не применяйте архиваторы. Заархивированное вложение в электронное письмо заставит менеджера по персоналу тратить своё время на распаковку архива. Его могут и вообще не распаковать. Для работодателей наиболее удобны не заархивированные файлы. Тогда резюме будет открыто без проблем.

Фотографию надо вставлять прямо в резюме. Если соискатель присылает

2 файла: в первом – текст резюме, а во втором – фотография, то это создаст дополнительные сложности менеджеру по персоналу и не охарактеризуют претендента как квалифицированного пользователя текстового процессора. В этом случае менеджеру по персоналу придется самому вставлять фотографию в резюме, чтобы, распечатав его на принтере и получить нужный документ с фотографией. Такие действия будет для него излишней работой, и они снижают шансы претендента обойти своих конкурентов.

Сопроводительное письмо вставляйте в тело электронного письма. Не стоит высылать электронным письмом 2 файла: файл резюме и файл сопроводительного письма. Большое количество файлов в компьютере менеджера увеличивает шансы его потери. Сопроводительное письмо – это письменное сообщение, поэтому всегда помещайте его прямо в тело электронного письма.

Не используйте экзотические шрифты. Кандидаты, желая выделиться, ис-

пользуют в резюме редкие шрифты. Подобное желание выделиться может навредить: на компьютере кадровой службы может не оказаться такого шрифта, поэтому менеджеру не удастся ознакомиться с резюме. Всегда выбирайте для оформления резюме легко читаемые и часто используемые в интернет-сайтах шрифты, например, Times New Roman или Arial.

60

Задача 3. Пересылка файлов

Цель

Научиться выполнять пересылку файлов электронной почтой.

Задание

Переслать главному менеджеру своё резюме электронной почтой.

Оборудование и материалы

1.Windows, Internet Explorer.

2.Персональные компьютеры, компьютерная сеть, Интернет.

3.Файл резюме и сопроводительного письма которые были сделаны в первой части деловой игры, см. источник [2].

4.Тетради для выполнения конспектирования.