2010_09_РАБОТА АУТСОРСЕРОМ_эл_почта_ред_11

61

6. Экспорт и импорт адресов электронной почты

Адреса электронной почты хранят в специальном месте почтового ящика, которое называется Адресная книга.

Адресная книга – файл, раздел или таблица, содержащая адреса электронной почты и другие важные сведения об адресатах.

Этот файл надо периодически сохранять в резервной копии. Случайная потеря адресов может привести к существенным финансовым потерям.

Адреса электронной почты можно пересылать другому абоненту, если это необходимо. Создать файл для пересылки можно путём экспорта адресной книги.

Если файл адресной книги получен по электронной почте, то новые адреса можно добавить в свою адресную книгу путём осуществления импорта.

Процедура экспорта и импорта выполняется в Яндекс-почте разделе "Кон-

такты".

Задача 4. Экспорт и импорт адресов электронной почты

Цель

Научиться выполнять импорт и экспорт адресной книги для сохранения её резервной копии и для пересылки абонентам. Научиться работать с вложениями в письме электронной почты.

Задание

Обменяться адресами из адресных книг путём их экспорта, взаимной пересылки файлов адресных книг и последующего импорта полученных адресов.

Оборудование и материалы

1.Windows, Internet Explorer.

2.Персональные компьютеры, компьютерная сеть, Интернет.

3.Тетради для выполнения конспектирования.

Ход выполнения задания

1.Ход выполнения задания показан на интеллект-карте (Рисунок 6.1).

2.Выполнить обмен адресами как показано на схеме (Рисунок 6.1). (Подробности осуществления этих операций указаны ниже, начиная с пункта 3). В целом задача выполняется следующим образом:

∙каждый аутсорсер пересылает своему начальнику файл, в котором будет почтовый адрес и прочие реквизиты (обязательно написать в письме официальный текст, соответствующий почтовому этикету),

63

5.Открыв только что экспортированный файл, аутсорсер удаляет в нём адрес своего начальника, оставляя только свой, закрывает файл с сохранением в том же формате и архивирует его для отсылки своему начальнику. Файл архивируется встроенным в Windows архиватором ZIP. Правой кнопкой мыши, применительно к нужному файлу, вызывается контекстное меню. ("Отправить/ Сжатая

ZIP-папка").

6.Заархивированный файл должен быть отправлен в виде вложения. На письмо, полученное от начальника, где он сообщал инструкции по импорту и экспорту адресов, необходимо ответить, вложив в него архив экспортированной

изаархивированной адресной книги. Текст ответного письма может быть как на образце (Рисунок 6.2).

Уважаемый Иван Иванович!

По Вашей просьбе посылаю во вложении к этому письму файл, содержащий мои реквизиты.

Пожалуйста, пришлите мне адреса моих коллег, с которыми предстоит работать и вести переписку по электронной почте.

С наилучшими пожеланиями, Сергей Вячеславович Калитин Региональный представитель Кадровое агентство "Кадры"

Адрес: 680000, Хабаровск, ул. Лисуновская, д. 1, офис 5.

Тел./факс: +7(4212)73-53-13 Тел сот: (8924)444-44-44

E-mail: skaleetien@ya.ru

http://www.training-it.narod.ru

--------------------------------------------

Пожалуйста, при ответе не удаляйте цитирование полученного письма и пишите ответ над ним, чтобы можно было посмотреть вниз его и проследить ход переписки.

--------------------------------------------

Рисунок 6.2 – Образец текста второго письма к начальнику

64

7.В ответном письме аутсорсер сообщает начальнику о пересылке своих реквизитов, во вложении к письму, и просьбу переслать адреса и другие контактные сведения своих коллег.

8.Начальники получают от аутсорсеров письма и сохраняют файлы вложений в своих флешь-накопителях в специально для этого созданную папку, например, "Адреса", и разархивируют их.

9.Ввод большого количества адресов подчинённых в адресную книгу начальника можно выполнить двумя способами:

∙способ 1 (состоит в объединении всех адресов в один файл) –

○открывая каждый разархивированный файл, начальники копируют содержимое в один из них, таким образом чтобы в нём оказались адреса и реквизиты всех подчинённых;

○потом начальники сохраняют этот файл в том же формате, а затем импортируют его в свою адресную книгу (раздел "Контакты");

○раздел "Контакты" у каждого начальника должен пополниться адресами своих подчинённых. Эту операцию начальники должны стремиться выполнить очень быстро, чтобы подчинённые не теряли время в ожидании;

∙способ 2 (состоит в импорте каждого полученного файла) –

○каждый файл, полученный от подчинённого, и разархивированный, начальники импортируют в свою адресную книгу;

○импортированные адреса добавляются к имеющимся.

10.Как только в адресной книге появляется новый адрес, около него должен появиться портрет, транслируемый из почтового эккаунта соответствующего аутсорсера.

11.Адресную книгу (раздел "Контакты"), наполненную адресами аутсорсеров, начальники должны экспортировать в отдельный файл, назвать его понятным именем, например, "address", заархивировать и отослать всем подчинённым вложением к электронному письму. Письмо отсылается одно для всех. Все адресаты вносятся в поле "Копия", потому что отвечать им не требуется. Если интерфейс Яндекс-почты не позволяет оставлять поле "Кому" пустым, то начальник вписывает в это поле свой адрес. Свой и другие адреса надо выбирать из адресной книги, а не записывать вручную.

12.Работа считается выполненной если у аутсорсеров есть в адресной книге адреса и прочие реквизиты своих коллег, а также – письмо, полученное от начальника, содержащее файл заархивированной адресной книги.

65

13. Показать преподавателю адреса в своей адресной книге (раздел "Контакты") и письмо, полученное от начальника, в котором есть вложение с заархивированной адресной книгой. Напротив каждого адреса должен быть портрет соответствующего аутсорсера, транслируемый из каждого эккаунта.

Основные ошибки

1.Перед отсылкой письма начальнику надо выполнить настройки почтового сервиса. Особенно важно вписать свою фамилию и имя. Иначе пришедшее начальнику письмо будет показывать логин вместо имени и фамилии.

2.При выполнении переписки с начальником используют дружеские и не официальные выражения. В деловой игре такого общения не допускается.

3.Не заполняют тему письма или пишут тему, не соответствующую письму.

4.Начальники торопятся скорее переслать экспортированную адресную книгу, не уделяя внимания качеству официального текста письма, отсылаемого подчинённым.

Перечень контрольных вопросов

1.Какие данные вносятся в адресную книгу?

2.Как сделать, чтобы в адресной книге были портреты абонентов?

3.Для чего требуется импорт и экспорт адресной книги?

4.Для чего в личной адресной книге иметь данные, указываемые абонентами

всвоих автоподписях?

5.Как часто надо делать резервную копию адресной книги?

6.Почему в этой части деловой игры начальник должен был указать все адреса аутсорсеров в поле "Копия", а не в поле "Кому"?

7.Следовало ли начальнику, в этой части деловой игры, вписать все адреса аутсорсеров в поле "Скрытая копия" и почему?

Состав отчёта по выполненной задаче

1. Демонстрация личной адресной книги, в которой будут присутствовать адреса всех аутсорсеров подгруппы, к которой причислен студент (как аутсорсер). Напротив каждого адреса должен быть портрет абонента (как результат успешно выполненной задачи по установке портрета). Кроме адресов должны быть сопутствующая информация, которую аутсорсеры переслали начальнику в файле своей экспортированной адресной книги (даты рождения, телефоны, и остальные данные из автоподписи).

66

2.Демонстрация письма, полученного от начальника и содержащего вложенный файл адресной книги с адресами всех аутсорсеров. Письмо начальника должно быть сформировано по правилам почтового этикета.

3.Устный ответ на несколько контрольных вопросов, заданных преподавате-

лем.

67

7.Настройка почтового клиента для работы с электронной почтой

Функционирование электронной почты обеспечивается следующими компонентами: почтовым клиентом и серверами исходящей и входящей почты.

Почтовый клиент обеспечивает работу пользователя по созданию, отправке, хранению и обработке (просмотра, печати, пересылке) почтовых сообщений.

Сервер исходящей почты обеспечивает доставку сообщений от отправителя в почтовый ящик получателя.

Сервер входящей почты обеспечивает хранение поступивших сообщений и их выдачу по запросу почтовому клиенту.

Программные продукты для работы с электронной почтой называют почтовыми клиентами, поскольку они выполняют от имени пользователя много конфиденциальных действий, связанных с получением и отправкой электронной почты. Для этого пользователь доверяет ей свой пароль, автоподпись, адреса абонентов и сортировку приходящей корреспонденции.

7.1. Почтовые клиенты

Работа с электронной почтой выполняется с помощью специализированного программного обеспечения, размещённого на персональных компьютерах либо на почтовых серверах.

Программное обеспечение, размещённое на персональных компьютерах, представлено в двух видах: почтового клиента и потового агента (см. стр. 31).

Почтовый клиент позволяет выполнять комплекс работ с почтой на стороне пользователя (на компьютере пользователя). Почтовый агент тоже находится на пользовательском компьютере, но выполняет функции оповещения о корреспонденции, находящейся на почтовом сервере. Оба программных продукта могут использоваться как вместе, так и по отдельности.

Программные продукты, размещённые на почтовых серверах, похожи по функциям на почтовые клиенты и их интерфейс очень похож на интерфейс почтовых клиентов, но работа с ними происходит через веб-интерфейс с помощью программы интернет-обозревателя.

Если пользователь в какой-то момент не может использовать свой персональный компьютер для проверки почты, то оперативную работу с почтой можно провести через веб-интерфейс почтового сервера без использования персонального почтового клиента.

68

Первые почтовые сервера имели ограничения по объёму хранящейся почты. В настоящее время крупные свободные почтовые службы объявили о неограниченном объёме хранения писем, поэтому популярность почтовых клиентов снизилась.

Существует несколько десятков активно используемых почтовых клиентов. Наиболее популярные из них в России: MS Outlook, Outlook Express,

Mozilla Thunderbird, The Bat!, Apple Mail, и др.

Таблица 7.1 – Коммерческие программные продукты почтовых клиентов

13The Bat! Ritlab.

14Becky! Internet Mail. URL : http://www.rimarts.co.jp/becky.htm (дата обращения

07.09.2013).

69

Наряду с очень мощными почтовыми клиентами стоит упомянуть об их противоположности – миниатюрном почтовом клиенте, например, The Bee!. Он предназначен для тех, у кого нет дома компьютера, или кто вынужден работать за чужими персональными компьютерами.

Миниатюрная программа работает под операционной системой Windows. Помещается на флешь-накопителе, занимая несколько килобайт и хранит все настройки внутри себя. Не требует установки на компьютер и после работы с почтой не оставляет на компьютере ни каких конфиденциальных данных.

C помощью The Bee! можно принимать и отсылать электронные письма, отправлять SMS-сообщения и сообщения интернет-пейджера.

Благодаря размещению программы на флешь-накопителе можно проверять почту на любом компьютере – дома, на работе, в гостях, в интернет-кафе и др. местах.

Применение любого почтового клиента даёт пользователям много преимуществ за счёт обеспечения многофункциональности в сравнении с минимальным набором функций, предлагающихся интерфейсом почтовых серверов. Поэтому почтовые клиенты (как семейство программных продуктов) чрезвычайно нужны для тех, чья прибыль (или её часть) формируется за счёт качества обработки сообщений электронной почты.

1 SolverMate. Почтовый веб-клиент. URL : http://www.solvermate.ru/ (дата обращения 07.09.2013).

70

Преимущества почтового клиента:

∙позволяет работать с электронной корреспонденцией так, как удобно пользователю, а не веб-дизайнеру почтового сервера,

∙при наличии нескольких адресов электронной почты, размещённых на разных почтовых серверах, освоение одной новой программы оказывается менее трудоемким, чем вникание в тонкости веб-интерфейса каждого почтового сервера,

∙экономит входящий трафик за счёт исключении загрузки рекламы, новостей и прочей ненужной информации, которая размещается в веб-интерфейсе почтовых серверов,

∙настройка фильтров почтового клиента, дополнительно к фильтрам почтового сервера, позволяет существенно сэкономить время и силы на борьбу со спамом и другой нежелательной корреспонденцией,

∙средства сортировки сообщений, шаблоны писем, проверка орфографии и другие возможности почтовых клиентов повышают уровень эффективности офисной работы.

Перед началом работы почтовый клиент обязательно должен быть настроен. Основными настройками являются учётная запись и параметры почтового сервера.

7.2. Учётная запись

Учётная запись почты – набор информации о пользователе электронного почтового ящика. Часто это краткие данные – только имя пользователя и пароль. Их часто называют эккаунт. Альтернативой символьным данным (паролю и имени) могут быть биометрические данные.

В учётной записи могут храниться очень много личных данных, например, прозвище, пол, вероисповедание, национальность, группа крови, резус-фактор, расовая принадлежность, дата рождения, знак Зодиака, адрес дополнительной электронной почты, обычный адрес (индекс, город, улица, дом), рабочий адрес, номер домашнего телефона, номер рабочего телефона, номер сотового телефона, номер интернет-пейджера, адрес веб-сайта, адрес блога, адрес твиттера, сведения о хобби, о круге интересов, о семье, о перенесённых болезнях, о политических предпочтениях, о партийной принадлежности, о культурных предпочтениях, о знании иностранных языков, о принесённых обетах, одну или несколько фотографий или аватар пользователя, сведения которые могут быть известны