Створення електронних форм і бланків медичної документації

Конкретні цілі заняття: демонструвати вміння проектування, створення, редагування електронних форм і бланків медичної документації засобами текстового процесора.

Основні поняття теми

Шаблон документа, форма, поля форми, тип поля, поле зі списком, прапорець, текстове поле, захист форми, електронний бланк.

Короткі теоретичні відомості

Одним із можливих варіантів безпаперової технології документообігу є застосування електронних бланків. Розглянемо технологію створення електронних форм і бланків медичної документації засобами текстового процесора MS Word.

Проектування форм

Оскільки передбачається неодноразове використання електронної форми, необхідно створити шаблон (див. додаток3). Шаблон визначає основну структуру документа, зокрема його макет, і містить параметри форматування (символів, абзаців, сторінок) та параметри інших настройок користувача (параметри захисту, збереження, редагування тощо). Форма, додатково до шаблону та певного тексту, містить порожні поля для заповнення їх визначеними значеннями з деякого списку. Інакше кажучи, форма– це тип документа, у якому користувачеві дозволено вводити інформацію тільки до спеціально відведених областей документа, називаються полями.Полеє набором спеціально вбудованих кодів, що забезпечує вставення до документу деякого значення (тексту, номерів сторінок тощо). Полями форм у процесоріWordможуть бути такі елементи, як поля для введення текстових фрагментів, прапорці ввімкнення режимів, списки можливих значень деякого параметра. Створеною формою можна користуватися як у надрукованому вигляді, так і в діалоговому інтерактивному режимі.

При розробці власної форми прокресліть її на папері або використайте вже існуючу форму як модель. Це допоможе створити кращу електронну форму, збереже час і позбавить від необхідності переробляти структуру форми під час роботи. Для початку активуйте панель інструментів Форми (рис. 6).

Рис. 6. Панель інструментівФормы

Поля форми

Панель інструментів Формымістить кнопки, призначені для вставлення полів, створення таблиць і рамок, засоби захисту форми, які дають змогу користувачам вводити дані тільки у відведені для цього поля. Призначення інструментів панелі інструментівФормывідображено в табл. 1

Таблиця 1. Призначення інструментів панелі інструментів Формы

Інструмент	Назва	Призначення
	Текстове поле	Вставлення текстового поля
	Прапорець	Вставлення поля типу Прапорець
	Поле зі списком	Вставлення поля зі списком
	Параметри поля форми	Викликання діалогового вікна, яке відповідає типу виділеного поля форми та дає змогу задати його параметри
	Намалювати таблицю	Малювання таблиці довільної структури
	Вставити таблицю	Добавлення таблиці до форми
	Додати рамку	Добавлення рамки
	Затемнення полів форми	Відображення або приховування сірої заливки полів форми для спрощення їх пошуку в документі
	Очистити поле форми	Видалення введених користувачем даних у поле форми
	Захист форми	Встановлення захисту форми для від зміни її формату, зовнішнього вигляду та інших параметрів

Для вставлення поля до форми слід розташувати текстовий курсор у потрібному місці документа, а потім клацнути курсором миші на відповідній кнопці панелі інструментів. Кожне з полів має низку параметрів, які можна встановити в діалоговому вікні Параметри формы(рис. 7).

Рис. 7. Діалогове вікно Параметры текстового поля

Тип текстового поля:

• обычныйтекст– у поле можна ввести будь-який символ (у сусіднє полеТекст по умолчаниюможна ввести значення, що відразу пропонуватиметься користувачеві у полі форми);

• число– у поле можна ввести лише цифри;

• дата– вводять лише дати;

• текущаядата;текущеевремя– при створенні документа з шаблону до поля вставляють поточна дата або поточний час. Ці поля не можуть бути змінені;

• вычисления– обчислюють деяке значення за формулою, яку потрібно ввести у сусіднє поле, що для цього типу матиме назвуВыражениезамістьТекст по умолчанию.

Поле Максимальная длинапризначене для обмеження кількості символів, що можна ввести.

У полі Формат текста(абоФормат числа,Формат датытощо) встановлюють параметри форматування даних уведених користувачем. Вибраний формат застосовують після переміщення текстового курсора з поля в інше місце.

За потреби, можна призначити виконання макросів при активації поля і виході з нього, встановити закладки чи обраховувати значення при виході. Для обмеження доступу користувачів до поля слід зняти прапорець Разрешитьизменение.

Параметр Текстсправкинадасть допомогу більшості користувачів. При використанні цього параметру можна додати текст в рядок стану, а при натисненні клавішіF1користувачу надаються детальні інструкції. Встановіть перемикачТекстсправкиі введіть довідковий текст, який з’явиться при активізації цього поля.

Для елементів керування типу «Прапорець» можна встановити такі параметри:

• Размерфлажка:авто(встановлює такі самі розміри прапорця, як і текстового поля) аботочно(встановлює виставлений користувачем розмір прапорця);

• Состояние по умолчанию– визначає, чи буде встановлений прапорець при відкритті форми;

• Выполнить макрос– поле для призначення макросів, що будуть виконуватися при активізації прапорця та при виході з нього (рис. 8).

Рис. 8. Діалогове вікно Параметры флажка

Елемент Полесоспискомдає змогу вибрати потрібний елемент із заздалегідь складеного списку. Максимальна кількість елементів списку не може перевищувати 25. Перший елемент у списку є варіантом за замовчуванням.

Список створюється за допомогою діалогового вікна Параметры поля со списком (рис. 9).

Рис. 9. Діалогове вікно Параметры поля со списком

Уведіть текст у поле Элемент спискаі натисніть наДобавить. Для впорядкування елементів використайте кнопкуПорядок. Виділіть елемент і натисніть наУдалитьдля його видалення зі списку.

Захист форми і її застосування

Останнім кроком, який гарантує незмінність шаблону і відкриє користувачам доступ лише до елементів форми, є її захист. Увімкнення захисту форми дає можливість також активізувати поля форми, зокрема розкриття поля зі списком.

При відкритті захищеної форми користувачі можуть лише переміщуватися їїполями. КлавішеюTab або комбінацією клавішSHIFT+Tab здійснюється перехідпо полях (вперед чи назад). При цьому доступ до панелі інструментівта інших засобівне забезпечується.

Друк даних на готових стандартних бланках

При створенні шаблону форми для документів, які будуть друкуватися на готових стандартних бланках, необхідно сформувати шаблон форми так, щоб поля роздрукованої форми точно співпадали з полями стандартного бланка. Потім для того щоб надрукувати заповнену форму на бланку слід вибрати вказівку Сервис/Параметры/Печать. Далі потрібно ввімкнути опціюПечататьтолько данные для форм. У результаті Wordнадрукує тільки ті дані, які було введено до полів форми, при цьому не друкуючи самого шаблону.