Документирование

Документирование — это начальный этап учетного процесса, на основе которого в дальнейшем возможно достоверное отражение хозяйственной деятельности. Документы, являясь основой для бухгалтерских записей, имеют большое оперативное значение в осуществлении управления в организации. В частности, производится текущий анализ производственно-хозяйственной деятельности, проверяется законность и целесообразность тех или иных хозяйственных операций, обоснованность расходования товарно-материальных ценностей.

Документирование — это способ отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей (разноски по счетам).

Согласно ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В составе документов указанный Закон различает первичные документы и учетные регистры.

Первичные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов, юридическое обоснование бухгалтерских записей, основой которых служат документы, имеющие доказательную силу, контроль за сохранностью собственности.

Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Примерами первичных документов являются:

— кассовые документы, а именно приходные кассовые ордера, составляемые в момент внесения наличных денег в кассу организации, а также расходные кассовые ордера, оформляемые при выдаче денег из кассы организации (при выдаче средств на командировочные расходы, заработной платы, на приобретение какого-либо недорогостоящего имущества для нужд организации и т. д.);

— банковские документы, например платежные поручения, подтверждающие движение денег на банковском счете (как приход, так и расход);

— товаро-транспортные накладные, сопровождающие приход товарно-материальных ценностей на склад организации или, наоборот, отпуск продукции со склада и многие другие.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухучете к учету принимаются первичные документы, составленные по установленной форме и содержащие необходимые обязательные реквизиты, такие как наименование документа, номер документа, дата его оформления, подписи ответственных лиц, печать и др.

Данные первичных документов в обобщенном виде систематизируются в промежуточных регистрах (ст. 10 Закона о бухучете).

Учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, сводные листы, журналы, ордера и другие виды документов, где производится обобщение данных первичных документов по направлениям и видам хозяйственных операций. К таким документам относятся кассовые книги; журнал № 2, обобщающий движение денежных средств на банковских счетах организации; журнал № 6, содержащий информацию о состоянии расчетов с поставщиками, и т. д. Эти промежуточные документы, аккумулирующие информацию и систематизирующие ее по направлениям деятельности организации, служат источником для заполнения форм отчетности.

Оценка

Оценка. Все хозяйственные операции в первичных документах, сводных регистрах и отчетности должны быть выражены в тех или иных количественных измерениях. Характеристике оценки имущества и обязательств посвящена ст, 11 действующего Закона о бухучете. Для отражения хозяйственных операций в учете используются три вида измерителей: натуральный, трудовой и денежный.

Оценка в натуральных и трудовых измерителях применяется в процессе аналитического учета.

В бухгалтерском учете оценка производится различными специальными методами в зависимости от объекта учета, подлежащего оценке. Например, существуют следующие виды оценки стоимости основных средств: первоначальная, восстановительная, остаточная. Правила оценки основных средств установлены в ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (утв. приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н).