Объединение данных разных файлов

Работа с данными нескольких файлов одновременно иногда способна сбить с толку даже опытных пользователей. Нередко файлы данных создаются при помощи раз­ного программного обеспечения и имеют разные форматы. Это порождает различ­ные проблемы их совместного использования, из которых мы рассмотрим наибо­лее типичную: дополнение рабочего файла SPSS содержимым внешнего файла. При этом возможны две ситуации дополнения данных рабочего файла SPSS:

► из внешнего файла Excel;

►из внешнего файла SPSS.

Мы рассмотрим оба варианта, но сначала сформулируем общие рекомендации:

► если вы намерены добавлять переменные, убедитесь, что порядок следования объектов в рабочем и внешнем файлах одинаков;

► если вы намерены добавлять объекты, убедитесь, что порядок следования переменных в рабочем и внешнем файлах одинаков;

► настройте форматы каждой переменной рабочего файла данных, чтобы они соответствовали данным внешнего файла (если добавляемая переменная содержит буквенные символы, то либо замените буквы числами во внешнем файле, либо поменяйте тип переменной на строчную в рабочем файле);

► перед добавлением данных создайте резервную копию рабочего файла, чтобы к ней можно было вернуться в случае неудачного переноса данных.

Следует иметь в виду, что чем больше соответствия между структурами рабочего и внешнего файлов, тем меньше вероятность ошибок при слиянии данных.

Если вы выполнили указанные рекомендации, то перенос данных из таблицы Excel не составит труда.

1. Откройте рабочий (SPSS) и внешний (Excel) файлы с данными.

2. В файле Excel выделите необходимый для переноса блок данных.

3. Скопируйте его в буфер обмена.

4. Разверните свернутое окно SPSS на вкладке Данные (Data View).

5. Установите фокус ввода в левую верхнюю ячейку того места, куда вы намере­ваетесь поместить переносимые данные.

6. В меню Правка (Edit) выберите команду Вставка (Past).

После этого таблица редактора данных дополнится новыми данными. Проверьте корректность переноса данных. Если допущена ошибка, в меню Edit (Правка) выбе­рите команду Undo Modify Cell Values (Отмена изменения содержимого ячеек). После возврата в исходное состояние проверьте свои действия и повторите попытку.

При помощи той же последовательности действий можно перенести данные в ра­бочий файл из внешнего файла SPSS. Отличие заключается в том, что одновре­менно и рабочий, и внешний файлы не могут быть открытыми. Поэтому сначала следует открыть внешний файл, скопировать данные, затем найти и открыть ра­бочий файл, в который вставить скопированные данные.

Указанная последовательность действий требует большого внимания и опреде­ленной сноровки. Поэтому вряд ли этот метод может быть рекомендован не очень искушенным пользователям. К счастью, существует более надежный спо­соб объединения данных - слияние рабочего и внешнего файлов.

Слияние файлов допустимо, когда и рабочий, и внешний файлы созданы при по­мощи редактора данных SPSS и имеют одинаковые имена переменных (когда мы добавляем объекты) и одинаковые число и порядок следования объектов (когда мы добавляем переменные). Таким образом, если внешним является файл Excel, то перед слиянием необходимо на его основе создать внешний файл SPSS. Структура создаваемого файла должна быть максимально согласована со структурой рабочего файла. Для этого, дополнительно к общим рекомендациям, изложенным ранее, нужно настроить форматы каждой переменной файлов так, что­бы они были одинаковыми, и проверить идентичность имей переменных файлов.

Хотя эти рекомендации обязательными не являются, все же следует иметь в ви­ду, что чем больше соответствия между структурами файлов, тем меньше веро­ятность ошибок при слиянии. Особое внимание следует уделять идентичности имен переменных, их форматам и расположению в файле данных. Обратите вни­мание также на то, что при добавлении переменных одинаковый порядок сле­дования объектов в файлах обязателен.