3. Основні етапи процесу прийняття рішення

При прийнятті управлінських рішень можуть використатися різні форми розробки: указ, закон, наказ, розпорядження, вказівка, акт, протокол, інструкція, договір, угода, план, контракт, оферта, акцепт, положення, правила, модель.

Указ – рішення глави організації.

Вказівка – рішення, що носить методичний, технологічний характер. Вказівка реалізується у формі настанови або роз'яснення.

Закон – рішення вищої державної влади, що носить загальнообов'язковий і непорушний характер. Наприклад, Конституція країни, Закон про банкрутство, Закон про акціонерні товариства.

Акт – рішення широкого кола державних і громадських організацій. Наприклад, акт про передачу чого-небудь у власність. Акт може бути міжнародним.

Наказ (письмове або усний) – це рішення керівника організації або її підрозділу. Наказ обов'язковий для виконання підлеглими й може готуватися з питань, що входять у компетенцію керівника. Це нормативний документ, що повинен зберігатися в архіві; він може бути оскаржений у більше високих управлінських інстанціях або в суді.

Розпорядження – це рішення керівника, не наділеного адміністративними функціями. Розпорядження звичайно стосується питань технології, організації праці й техніки безпеки. Воно обов'язково для виконання безпосередніми підлеглими керівника. Оскаржити рішення можна в лінійного керівника даного підрозділу або організації.

Протокол – рішення про відбиття певних подій, обставин, правил. Наприклад, протокол минулих зборів, дипломатичний протокол.

Інструкція – рішення, що встановлює порядок і спосіб виконання певних дій. Наприклад, інструкція для складання бізнес-плану, інструкція з роботи з персоналом, посадова інструкція начальника бюро технічного контролю цеху.

Договір – рішення про проведення спільних робіт із вказівкою взаємних прав і зобов'язань у комерційних і некомерційних сферах діяльності

Угода – рішення, що формує загальну позитивну інфраструктуру для певної діяльності. Наприклад, угода про наміри, угода про запобігання подвійного оподатковування, угода про розділ ринків збуту тощо.

План – рішення, що відбиває мету й конкретні завдання діяльності, засобу, методи й час їхньої реалізації. Наприклад, бізнес-план, план заходів щодо реформування й реструктуризації компанії.

Контракт – рішення, звичайно комерційного характеру, про проведення спільних робіт із вказівкою взаємних прав і зобов'язань. Контракт є підвидом угоди. Наприклад, контракт на поставку комп'ютерів, контракт на виконання робіт, контракт купівлі-продажу.

Оферта – рішення, звичайно комерційного характеру, про пропозицію конкретному (кожному) особі укласти угоду на зазначених умовах. Оферта є однією стороною контракту. Наприклад, оферта на оптові закупівлі побутової техніки, оферта на оптовий продаж деревини.

Положення – рішення, що представляє собою набір законів, правил і інструкцій, що регламентують певну діяльність. Наприклад, положення про головного інженера, положення про відділ стандартизації й нормалізації, положення про відділ зовнішніх зносин.

Правила – рішення, що враховує традиції організації й представляє набір пропонованих для виконання сталих норм поводження й діяльності певних груп працівників. Наприклад, правила внутрішнього розпорядку, правила міжнародних перевезень.

Всі управлінські рішення мають на меті сприяти досягненню організаційних цілей і знайти найкращий вихід з конкретної ситуації. Розробка рішень в менеджменті становить основу управлінського процесу. Сам процес управління реалізовується через управлінські рішення, підготовку та прийняття яких умовно можна назвати технологією розробки (прийняття) рішень. Вона являє собою сукупність дій, що послідовно повторюються, складаються з окремих етапів, процедур, операцій. В основі процесу ухвалення рішень з управління фірмою лежать чотири основних принципи, ігнорування яких (повне або часткове) може призвести до помилкових рішень і незадовільних результатів. Дотримання цих принципів дає можливість ухвалювати якісні рішення на всіх рівнях організації.

Перший принцип – це принцип організаційної відповідності. Структура і форми організації мають бути пристосовані до безперебійного здійснення зв’язків, що полегшують як процес прийняття рішень, так і контроль за їхнім виконанням.

Другий принцип – мета, стратегія і політика мають бути настільки чітко сформульовані, щоб вони дали можливість приймати рішення загального характеру, що стосуються нових видів діяльності, потреби в продуктах яких сьогодні ще немає.

Третій принцип вимагає мати достатню кількість надійних даних про ситуацію, що змінюється, необхідних для підтримки ефективних зв’язків між менеджерами вищого рівня і більш низькими рівнями організації.

Четвертий принцип передбачає гнучкість, без якої можуть залишитися невикористаними незлічені можливості.

Існує багато схем розробки та реалізації управлінських рішень, що розрізняються між собою мірою деталізації окремих процедур і операцій, але всі вони в тій чи іншій мірі включають основні етапи процесу прийняття рішення.

1. Виявлення проблемної ситуації і постановки цілей ( визначення мети рішення, критеріїв оцінки результатів рішення). На першій стадії головне завдання - правильно визначити мету рішення. Будь-який процес ухвалення рішення має розпочинатися з усвідомлення необхідності його ухвалення та встановлення критеріїв.

2. Збір інформації та виявлення обмежень ( вивчення існуючого питання, умов для ефективного рішення). Зібрана інформація допоможе виміряти ступінь задоволення вимог до кожного з критеріїв. Збір даних є спланованим процесом що допоможе чітко визначити альтернативи.

3. Розробка альтернативних варіантів рішення та вибір оптимального (підходи до вирішення проблеми для досягнення цілей і визначення економічного ефекту). Кваліфіковане ухвалення рішень вимагає розробки ряду альтернатив, порівняння їх і вибору найкращої. Без достатніх даних про альтернативи навряд чи можна порівняти їхні відносні переваги. Тут необхідно дотримуватися такого основного принципу: завжди зіставляти варіанти рішення з критеріями, ніколи не порівнювати один варіант рішення з іншим.

4. Організація виконання прийнятого рішення (оформлення наказу чи розпорядження, розробка плану та термінів реалізації, призначення відповідальних осіб). Рішення повинно бути доведене до виконавців, які отримують чітку інформацію про те, хто, де і якими методами виконує вказівки. При цьому використовуються як методи прямого впливу на підлеглих (наказ, розпорядження, адміністративний тиск), так і матеріальне стимулювання працівників.

5. Контроль виконання рішення (контроль ходу виконання, етапів, виконавців і коректування відхилень). Хід виконання плану повинен постійно контролюватися, відхилення при виконанні плану – аналізуватися.