Практическое занятие 2 Создание собственного шаблона

О практическом занятии

Если щелкнуть Упражнения в Word_1, откроется программа Word, а в отдельном окне отобразятся инструкции по выполнению упражнений. Примечание. На компьютере должна быть установлена программа Word 2007.

Упражнение 1. Отображение расширений имен файлов

Чтобы можно было различать типы файлов документа и шаблона, настройте в проводнике отображение расширений имен файлов. Расширение (например, .docx) отображается как часть имени файла. В зависимости от используемой версии Windows инструкции могут несколько различаться.

1. Нажмите кнопку Пуск и наведите указатель на пункт Все программы, затем на пункт Стандартные (или при необходимости щелкните его) и выберите команду Проводник. (Более быстрый способ: щелкните правой кнопкой мыши кнопку Пуск и выберите Проводник). Затем выполните следующие действия.

   • Windows XP Professional: в проводнике откройте меню Сервис и выберите команду Свойства папки.

   • Windows Vista: в проводнике нажмите кнопку Организовать и выберите Параметры папок и поиска.

2. Щелкните вкладку Вид.

3. В группе Дополнительные параметры найдите и снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов. Нажмите кнопку ОК.

Упражнение 2. Преобразование документа в шаблон

Для выполнения данного практического занятия предоставляется документ — повестка еженедельного собрания. Вам необходимо настроить документ таким образом, чтобы в нем содержались только те сведения, которые имеются в каждой повестке. Затем документ необходимо будет сохранить в виде шаблона.

Шаг 1. Подготовка содержимого для шаблона

Представим, что документ является шаблоном (позднее мы сохраним его как шаблон), и подумаем, какое содержимое должно быть включено в повестку каждого еженедельного собрания.

1. Вероятно, сведения в верхней части повестки изменяться не будут. Оставим заголовок (Повестка собрания), а также подписи и текст Тема собрания, Время и Место без изменения.

2. Не изменяя подписи Дата, выберите отображаемую дату. В это место следует добавить элемент управления Дата и время, чтобы при открытии шаблона (или документа, созданного на его основе) автоматически подставлялась текущая дата.

Выделив дату, щелкните вкладку Вставка на ленте и выберите Дата и время в группе Текст.

3. В появившемся списке форматов под заголовком Доступные форматы выберите один из вариантов. В нижней правой части отображается флажок Обновлять автоматически. Если флажок не установлен, установите его. Нажмите кнопку ОК.

В повестке отображается текущая дата. При наведении указателя на дату она подсвечивается. Это указывает на то, что применяется специальное форматирование (элемент управления для автоматической подстановки даты).

(Примечание. Отображаемая дата редактирования повестки может отличаться от запланированной даты собрания. Чтобы добавить календарь, позволяющий выбирать дату в будущем (такой календарь применялся в шаблоне на первом практическом занятии), можно воспользоваться элементом управления Выбор даты. См. Дополнительную процедуру в конце данного практического занятия. Пока достаточно завершить текущую процедуру.)

4. В списке пунктов повестки следует оставить первый элемент в столбце Пункт без изменений, поскольку статус «круглый стол» с большой долей вероятности будет актуален каждую неделю.

5. Текст второго и третьего пунктов повестки лучше удалить, поскольку в них указаны специфические сведения. Удалите текст в пунктах Новые учебные задания и Новые редакционные указания.

При заполнении формы можно использовать клавишу TAB для перехода к этим столбцам таблицы и ввода текущей информации.

6. Удалите имена в разделе Ответственные.

7. Во второй подсвеченной строке указаны конкретные значения времени: 9:15-9:45. Удалите 45. В нижней строке удалите 45 в значении 9:45. Эти элементы могут меняться, поэтому лучше добавлять конкретные значения для текущей повестки. (Допустим, что собрание всегда завершается в 10.)

8. Поместите указатель в конце заголовка «Темы обсуждения (подробно)». Выделите все три маркера и текстовые строки под заголовком и нажмите клавишу DEL.

Курсор должен быть расположен над элементом «Темы обсуждения (подробно)». Нажмите клавишу ВВОД. На ленте выберите вкладку Главная и нажмите кнопку Маркеры. Будет добавлен маркер, который можно использовать для создания последующих списков.

Теперь можно сохранить шаблон.

Совет. Чтобы добавить в пустые области повестки текст, исчезающий при начале ввода, выполните упражнение Дополнительная процедура в конце этого занятия. Данная процедура используется для добавления элементов управления, впервые реализованных в Word 2007. Пока перейдите к шагу 2.

Шаг 2. Сохранение документа в виде шаблона

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , наведите указатель на пункт Сохранить как и выберите команду Шаблон Word.

В диалоговом окне Сохранение документа в поле Тип файла указано Шаблон Word (*.dotx), а имя файла по умолчанию имеет расширение DOTX, например Doc2.dotx. Как было отмечено ранее, расширение DOTX принадлежит формату файлов шаблона.

2. Слева в списке папок, где можно сохранить файл, в группе Папка должна быть выбрана папка Надежные шаблоны. Если это не так, выберите ее.

Windows Vista. В системе Windows Vista эта папка называется просто Шаблоны и выглядит следующим образом:

3. В поле Имя файла задайте имя Текущая повестка. Таким образом, целиком имя должно выглядеть так: Текущая повестка.dotx. Нажмите кнопку Сохранить.

4. Чтобы закрыть шаблон, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Закрыть внизу окна.

Шаблон закроется, а программа Word останется открытой без документов.