Создание собственного шаблона

Вероятно, вам знаком следующий сценарий. Требуется многократно использовать определенный документ, например счет, выписываемый клиенту. Основная часть содержимого всегда одинаковая, однако некоторые элементы изменяются, например даты и тип выполненной работы. Обычно вы открываете документ, содержащий счет, изменяете некоторые элементы и сохраняете документ под новым именем.

Звучит знакомо? На самом деле вы используете исходный документ в качестве шаблона, хотя фактически никогда не сохраняли его как шаблон. Но почему бы не сделать этого? Преобразовав документ в шаблон счета, вы получите единый исходный макет, и вам не придется удалять устаревшее содержимое при подготовке текущего счета.

Можно снабдить шаблон всеми элементами, требующимися для счета, включая рамки, упрощающие ввод нового текста. Затем можно использовать файл шаблона в качестве основы для всех новых счетов.

Имеются и другие преимущества. Ознакомьтесь с ними, а затем научитесь сохранять файл в виде шаблона, а также искать, использовать и редактировать шаблоны.

Не уверены, в каком из документов содержатся последние изменения? Создайте шаблон и всегда обновляйте один и тот же файл.

Преимущества использования шаблона

В примере со счетом преобразование документа в шаблон обеспечивает следующие преимущества:

• Не нужно искать новейшую версию документа или версию, содержащую конкретные изменения. Все это будет доступно в шаблоне.

• Поскольку шаблон открывает копию самого себя в виде нового документа, то можно не беспокоиться о случайной перезаписи более старых версий.

• Можно изменить содержимое шаблона таким образом, чтобы в нем хранились только те сведения, которые необходимы для каждого счета. Это избавляет от необходимости каждый раз удалять устаревшие сведения и, тем самым, помогает сэкономить время.

• Устранение обновляемой информации снижает вероятность сохранения и случайной отправки счета, содержащего неверные сведения.

• Шаблон всегда будет доступен в программе Word вместе со всеми другими шаблонами.

Рассмотрим процедуру создания и использования собственного шаблона.

Подготовка содержимого шаблона

В создаваемом шаблоне требуется сохранить или добавить только ту информацию, которая должна входить во все документы, создаваемые на основе данного шаблона. Выбор элементов шаблона зависит от предпочтений пользователя и особенностей содержимого.

Сначала откройте документ, на основе которого требуется создать шаблон (в данном случае это счет) или пустой документ. Затем можно выполнить следующие действия:

Оставить содержимое, которое долго не будет меняться, — например, эмблему, название и адрес вашей компании. (При необходимости эти элементы можно будет легко обновить в шаблоне).

Вставить команду Дата и время в область даты счета. Это позволит автоматически добавлять текущую дату в новый документ.

Добавить рамки для информации, обновляемой в каждом счете, такой как название и адрес компании-получателя.

Оставить пустыми области, обновляемые в каждом счете, например, области для ввода описания выполненной работы, количества часов и общей стоимость.