8.5. Право подписи первичных документов

Перечень лиц, имеющих право подписывать документы, утверждает директор предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Число таких лиц должно быть минимальным. Например, должны быть утверждены лица, имеющие право затребовать товарно-материальные ценности со склада предприятия и лица, разрешающие их отпуск. Образцы подписей этих лиц должны находиться у заведующего складом. Рекомендуется оформлять выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов разрешительной подписью непосредственно руководителя предприятия.

Документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер, а в их отсутствии – лица, ими на то уполномоченные. Образцы подписей руководителя (его заместителя), главного бухгалтера (его заместителя) заверяются нотариусом в специальной карточке, которая предоставляется в банк, обслуживающий предприятие.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица (заместителя главного бухгалтера) документы, оформляющие финансовые вложения предприятия, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товариществу и коммерческому кредиту, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.

Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

8.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них

а) Проверка первичных документов

Поступающие в бухгалтерию первичные документы должны обязательно подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам. Проверка осуществляется бухгалтерскими работниками следующими способами:

Способы проверки

документов

Формальная проверка

Проверка по существу

Арифметическая проверка

Встречная

проверка

Формальная проверка – проверка правильности использования бланка первичного документа утвержденной формы и полноте заполнения реквизитов.

При формальной проверке необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать предприятия, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Проверка по существу (по содержанию) устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку оприходования и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Встречная проверка – это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени; отчета кассира за рабочий день с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами и т.д.

б) Исправление ошибок в первичных документах

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, в кассовых и банковских документах (приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, денежных чеках) внесение исправлений не допускается. Если в таком первичном документе вы допустили ошибку, то его нужно уничтожить и составить новый документ. Если вы ошиблись при заполнении денежного чека в чековой книжке, оставьте его в ней, перечеркнув и указав, что он испорчен. Затем заполните следующий чек.

В других первичных документах исправления должны быть обязательно оговорены, т.е. надо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильно написанный весь текст или сумму так, чтобы можно было прочитать написанное. Сверху напишите правильный текст или сумму. Исправление должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписью лица, сделавшего его, с указанием даты исправления. Например, если в документе ошибочно записано, число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью зачеркивается число 429, записывается 439, пишется «Исправлено», ставится дата 29 мая 2004 г. и подпись: Иванов.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами следующие:

• использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

• отсутствие утвержденных руководителем перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

• незаполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подписок и помарок в документе;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков в свободных строках;

• отсутствие штампа или записи «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

• арифметические ошибки при таксировке документов.

При обнаружении указанных ошибок первичные документы не должны быть приняты бухгалтером для дальнейшей обработки. Они возвращаются ответственному лицу для доработки.