Классификация бухгалтерских документов

Оправдательные (исполнительные) – это документы, подтверждающие факт произведенной операции, служат основанием для записи ее в бухгалтерском учете. К ним относятся:

- акты на списание материалов;

- накладные на получение товара;

- приемные квитанции;

- кассовые ордера;

- акты приема-выбытия основных средств;

- инвентаризационные описи и др.

Комбинированными называются такие документы, которые одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных; оправдательных и бухгалтерского оформления.

Например:

- накладные на отпуск материальных ценностей, содержащие распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи;

- авансовые отчеты;

- расчетно-платежные ведомости (наличие подписей в них дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам) и др.

Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы. Эти документы необходимы для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений.

Примером таких документов могут служить:

- бухгалтерские справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях;

- накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции;

- справки-расчеты;

- ведомости начисления амортизации основных средств;

- ведомости распределения общехозяйственных расходов и др.

Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

2) По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают движение имущества предприятия (акт приема-передачи основных средств, ведомость расхода материалов и т.д.).

Денежные документы применяются для оформления операций с наличными и безналичными средствами (чеки на получение денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера, облигации, сберегательные сертификаты и др.)

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами (счета-фактуры, платежные поручения, расчетно-платежные ведомости и др.)

3) По степени обобщения учетной информации документы подразделяются на первичные и сводные (вторичные).

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. В них регистрируется факт хозяйственной операции путем предварительного наблюдения и измерения. Первичные документы – формальное доказательство того, что данные операции действительно выполнены. Они являются основой учетного процесса (табели учета рабочего времени, лимитно-заборные карты и др.).

Сводные (вторичные) документы составляются на основе однородных первичных документов. Отличительным признаком сводных документов является то, что в них, кроме данных, взятых из первичных документов, возникают и новые показатели. Используются для обобщения учетной информации, зафиксированной в первичном документе; в укрупненном виде представляют показатели, используемые в качестве дополнительных сведений об учитываемых объектах (отчеты кассира, авансовые отчеты, отчеты о движении товарно-материальных ценностей и др.).

Сводные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета, так как они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу. Эти документы составляются, как правило, бухгалтером в определенные им сроки в процессе обработки первичных документов.

4) По способу охвата хозяйственных операций и кратности исполнения документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций за один прием, т.е. запись в документе делается однократно. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете (приемо-сдаточные акты, платежные поручения, кассовые ордера, наряд на работу, накладные-требования на отпуск товаров и др.).

Накопительные документы составляют в течение определенного периода времени (неделя, декада, месяц) путем постепенного накопления однородных повторяющихся хозяйственных операций, которые записываются по мере их составления. В конце периода подсчитываются итоги по соответствующим показателям, используемым для учетных записей.

Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводные документы составляются на основании первичных документов, являются их сводкой, а накопительные представляют собой первичные документы, составленные путем накапливания операций (ведомости распределения накладных расходов, справки бухгалтерии на списание калькуляционной разницы и др.).

5) По числу учитываемых операций документы могут быть: однострочные – содержащие одну учетную позицию (кассовые ордера, платежные поручения и др.); многострочные – содержащие две и более учетных позиций (расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты и др.).

6) По способу заполнения (технике оформления) различают документы, составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

Документы, составленные вручную, обычно используются для внутренних целей предприятия (накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.)

Документы, составленные с помощью технических средств (компьютеров), используются в основном для внешних расчетов (платежные поручения, аккредитивы, счета-фактуры и др.).

7) По месту составления документы бывают внешние и внутренние.

Внутренние документы составляют непосредственно на предприятиях для отражения внутренних операций (авансовые отчеты, путевые листы грузового автотранспорта, инвентаризационные описи, накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей и др.).

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данного предприятия в другие организации ( счета-фактуры, платежные поручения, доверенности и др.).

8) По основанию носителя документы могут быть бумажные и машинные (на машинном носителе). В настоящее время на предприятиях применяются в основном бумажные первичные документы, изготовленные типографским способом или с помощью компьютера.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами (ОРММ) по созданию и внедрению подсистемы «Бухгалтерский учет» в составе автоматизированных систем предприятий (АСУП).