Тема 15: Документ, как доказательство законности осуществления операций

Все хозяйственные операции и факты хозяйственной жизни у экономических субъектах организации должны быть задокументированы.

Документ (с латинского пример, свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство заполнением необходимых реквизитов придающих ему доказательную юридическую силу.

Документы имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение – заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (отпуск материальных ценностей в производство со склада, выплата наличных денег из кассы) случат доказательством подтверждающим поступления и расходование ценностей, подтверждает достоверность и точность отражения на счетах БУ и отчетности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документа - заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей БУ и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления заключения о достоверности БО, а так же используются в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями, налоговыми органами. Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно аналитическое значение документа – заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением ценностей имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций.

Документы служат так же источником информации для внешнего контроля, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда и следственных органов. Документы имеют важное значение для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств непроизводительных расходов, а так же выявления внутренних резервов и их мобилизация в производство. В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов.

Организационно управленческое значение – заключается в том, что они являются основным поставщиком оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений, для регулирования технологических процессов с целью повышения эффективности производство. Путем системного использования информации носителем которых является бухгалтерские документы добивается взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) для получения прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов – заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей. Например: производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. показателей.

По качественным признакам документы бывают:

Доброкачественные – это те документы, которые соответствуют следующим критериям:

1. Формальный критерий – означает любой доброкачественный документ должен быть составлен в определенной форме и содержать все необходимые реквизиты заказ закона о БУ. В РФ широко используются типовые формы различных первичных документов, которые опубликованы в альбомах унифицированных форм.

2. Критерий законности – т.е. все операции, отраженные в документе должны быть законны по своему содержанию и санкционированы в установленном порядке должностные лица.

3. Критерий действительности – документ должен отражать содержание именно той операции, для которой был он создан, причем отражать в неискаженном виде относительно объемов стоимости даты и других показателей.

4. Критерий реальности совершаемых операций.

Недоброкачественные – это те документы, которые не отвечают хотя бы одному из перечисленных критериев, а так же отражают осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты, например – расценки, тарифы, разряды неправильные. Различают документы недоброкачественные: по форме, отражающие реальные хозяйственные операции, в неискаженном виде, но неправильно оформленные, либо недооформленные. 2. Документы, недоброкачественные существу, т.е. содержат такую информацию, которая в конечном счете оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов.

Отличие ревизии от аудита.

В зависимости от приемов и способов контроля и системы контрольных процедур различают аудит, ревизию и судебно-бухгалтерскую экспертизу. Они являются составными элементами финансово-хозяйственного контроля, т.е. они используют совместные методические приемы и процедуры контроля, источники информации используют одинаковые, т.е. первичные документы, регистры БУ и финансовая отчетность. Вместе с тем существуют существенные отличия:

1. Цель ревизии – проверка обоснованности и целесообразности действий должностных лиц, приемами и методами, характерными для ревизии. Потребность в аудиторских проверках наиболее актуальна в организациях, в которых работники действуют строго с утвержденными бизнес-процессами, т.е. аудитор по документам выявляет отклонения выполнения операций конкретного бизнес процесса.

2. Ревизор выявляет ответственность должностного лица. По итогам ревизии ревизор может собрать материал для принятия решения о соответствия лица занимаемой должности, его материальной или уголовной ответственности. Аудитор выявляет слабые стороны бизнес процессов по итогам его работы ставится задача изменения правил ведения процессов или ужесточение требований к их соблюдений.

3. Специальных нормативных документов, где бы прописывались требования к действиям ревизора нет, а деятельность аудитора регламентирована Стандартами аудиторской деятельности.

4. Ревизор в целом проверяет финансовую и хозяйственную деятельность организации за предыдущие периоды. Аудитор проверяет бухгалтерскую и финансовую отчетность за определенный период времени.

5. Обязанность ревизора – определить обоснованность и целесообразность действий должностных лиц, обязанность аудитора предоставить квалифицированное мнение о отчетности организации. Ревизия выявляет виновных лиц и причины неэффективных действий и нарушения законодательства. По итогам ревизии принимаются меры дисциплинарного воздействия, либо передаются дела в следственные органы. В ходе аудита проверяется соответствие процессов нормам и правилам, ПБУ и другим нормативным документам. По аудиторским документам, содержащим отрицательное мнение, принимается решение об изменении процесса в учетном органе и движении о первичных документах.

6. По результатам ревизии составляется акт, а по аудиту – аудиторское заключение с рекомендациями.

7. Этические норма аудита запрещают высказывать своё мнение о должностных лицах и определять их виновность, ревизор может высказать строго обоснованное мнение.