2. Документальное оформление и инвентарный учет основных средств

Все поступающие в организацию объекты основных средств должны быть своевременно оприходованы и документально оформлены. Формы первичной документации для учета сосновых средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету основных средств".

Формы первичной документации по учету основных средств представлены в таблице 2 (дать форму таблицы, заполнять будут самостоятельно на основании учебника и Постановления).

Таблица 2.

Формы первичной документации по учету основных средств.

Этапы отражения в бухгалтерском учете основных средств	Хозяйственные операции с основными средствами	Формы первичных документов
Поступление	Прием основных средств	- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма №ОС-1) - Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а) - Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б)
	Поступление оборудования	Акт о приемке (поступлении) оборудования (форма №ОС-14)
	Монтаж оборудования	- Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15) - Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16)
Эксплуатация	Учет наличия	- Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6) - Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а) - Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б)
	Эксплуатация – амортизация	Форм для данных операций Постановлением Госкомстата №7 не установлено
	Переоценка
	Внутреннее перемещение	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2)
	Ремонт	Акт о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3)
Выбытие	Ликвидация	- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4) - Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а); - Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б)
	Передача по договорам купли-продажи, мены, договора дарения и т.п.	- Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма №ОС-1) - Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а) - Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б)

Материал этого вопроса готовят самостоятельно по учебнику на семинарское занятие.

Основным документом на оприходование основных средств является акт приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1). Данный акт используется как при приобретении объектов основных средств со стороны, так и изготовленных (сооруженных) в организации.

В нем содержится краткая информация, характеризующая данный объект и его соответствие техническим условиям. Акт оформляется комиссией, назначенной руководством организации, которая осуществляет приемку поступающих в организацию объектов основных средств. После положительного заключения комиссии, основанного на сопоставлении и проверке сопроводительных и расчетных документов, акт утверждается руководителем организации. Далее этот документ с прилагаемой технической документацией по принятому объекту представляется в бухгалтерию.

Если объекты однотипны и имеют одинаковую стоимость, оформляют один акт по группе основных средств (форма № ОС-1б).

Для учета зданий или сооружений предусмотрен специальный акт (форма № ОС-1а).

Если объект требует монтажа, то прием основного средства в монтаж оформляют актом о приеме (поступлении) оборудования в монтаж (форма № ОС-15).

После монтажа основное средство приходуют на основании форм № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б.

После оприходования основных средств, необходимо обеспечить контроль за их сохранностью, внутрихозяйственным перемещением и использованием. Такой контроль обеспечивается путем закрепления объектов основных средств за структурными подразделениями и материально ответственными лицами, а также осуществлением комплекса мероприятий, называемых инвентарным учетом.

Каждому объекту основных средств в организации присваивается определенный цифровой код или инвентарный номер. Эти номера различными способами (ярлыки, несмываемые надписи и т.п.) физически наносятся на объекты основных средств и в дальнейшем приводятся во всех учетных регистрах и документах, где фигурируют обозначенные ими объекты.

Инвентарный номер присваивается объекту основных средств на весь период его нахождения в организации.

Для осуществления пообъектного аналитического учета в бухгалтерии организации на каждый объект основных средств заводится инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6). Возможно оформление инвентарных карточек группового учета по однотипным объектам основных средств при условии идентичности их стоимости, назначения, даты поступления и места эксплуатации (нахождения) (форма №ОС – 6а).

Инвентарные карточки содержат необходимую экономическую и техническую информацию об объектах, на которые они заведены. Первоначально записи в них производятся на основании инвентарных описей, а затем первичных документов по поступлению, внутреннему перемещению, использованию и выбытию основных средств, а также технической документации.

В бухгалтерии на основании инвентарных карточек формируется картотека основных средств. Карточки в ней располагаются по группам, исходя из принятой классификации, и по местам эксплуатации (нахождения) инвентарных объектов.

Для оформления внутреннего перемещения объектов основных средств применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2). Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (форма № ОС-6, №ОС- 6а), либо в книгу учета объектов основных средств (форма № ОС – 6б).

Оформление и учет приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации оформляется актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Акт состоит из двух разделов:

- в первом разделе указываются сведения о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию;

- во втором отражаются сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств.

Выбытие пришедшего в негодность объекта основных средств (кроме автотранспорта) оформляют актом о списании объекта основных средств (форма № ОС-4). Если из строя вышло сразу несколько предметов, составляют общий акт о списании групп объектов основных средств (форма № ОС-4б). При ликвидации автотранспорта заполняют специальный акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а).

Акты составляют в двух экземплярах: один передают в бухгалтерию, второй остается у работника, ответственного за сохранность основных средств.

Если организация продала или безвозмездно передала основное средство, акт о списании оформлять не надо. В этом случае объекты выбывают на основании акта о приеме-передаче (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б).