5. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - это работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет, утверждается приказом (распоряжением) руководителя.

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется расходным ордером. Подотчетное лицо получает служебное задание для направления в командировку. Кроме командировочного удостоверения, направление в командировку может оформляться и приказом.

В подотчет выдаются суммы на хозяйственные нужды или командировочные расходы, связанные с производственной необходимостью, в любой валюте. Размер аванса определяется, исходя из целей и условий командировки. Расход подотчетных сумм должен производиться строго по назначению, указанному в приказе (распоряжении) руководителя организации.

Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные денежные суммы не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, для чего они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Если подотчетное лицо направляется в командировку, то помимо билетов, квитанций, документов об оплате жилья прикладывается командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы. Отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении с письменным докладом о результатах командировки. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.) подтверждающих произведенные расходы. Каждый авансовый отчет подвергается проверке бухгалтером, проставляются на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода, после чего он утверждается руководителем и принимается к учету. В случае остатка неизрасходованных сумм подотчетное лицо возвращает его в кассу организации, а в случае перерасхода – остаток выдают подотчетному лицу из кассы. Новый аванс выдают подотчетному лицу только после полного расчета по ранее выданному. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения в целях бухгалтерского учета оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг.

Согласно Трудовому кодексу РФ размер возмещения командировочных расходов определяется коллективным договором и локальным нормативным актом организации. Организации имеют право увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа. Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ, однако в отношении данного налога существуют нормативы: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения необходимо уплачивать НДФЛ.

Для целей налогообложения прибыли расходы на выплату суточных работнику учитываются без ограничений, поскольку предельный размер суточных с 2009 года не ограничен, и относятся к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией, в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведут на активно-пассивном балансовом счете 71 «расчеты с подотчетными лицами» По дебету отражают суммы, выданные под отчет, или возмещение расходов по авансовому отчету. По кредиту счета – использованные суммы и возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают:

Дт 71 - Кт 50;

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списываются:

ДТ 10 по субсчетам, 41 - КТ71 – приобретение материальных ценностей;

Командировочные расходы и суммы, использованные на производственные нужды и др. в зависимости от характера производственных расходов:

ДТ 20-26 - КТ 71

Суммы НДС по оплаченным из подотчетных сумм отражаются:

ДТ 19 - КТ 71.

Возврат остатка неиспользованного аванса отражается:

ДТ 50 - КТ 71.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

ДТ 94 - КТ 71.

В дальнейшем эти суммы списываются:

ДТ 70 - КТ 94 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника)

или

ДТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - КТ 94.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При ж/о форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в ж/о № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в ж/о одна строка и все операции отражающие движение будут произведены на этой же строке. В то же время и сохраняет шахматную форму записи.