3.2.6. Отчеты в Access

В Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.

В Access существует несколько способов создания отчетов:

- Конструктор - самостоятельное создание отчетов;

- Мастер отчетов - автоматическое создание отчета на основе выбранных полей;

- Автоотчет: в столбец - автоматическое создание отчетов с полями ,расположенными в один столбец;

-Автоотчет: ленточный - автоматическое создание ленточных отчетов;

- Мастер диаграмм - создание отчета с диаграммой;

- Почтовые наклейки- создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек.

В работе более подробно рассмотрим работы с мастером отчетов, но вначале кратко рассмотрим другие способы построения отчетов.

Автоотчеты. Самый простой способ создать отчет – поручить сделать это программе. Access позволяет строить автоотчеты двух типов: «в столбец» и «ленточные». В отчетах первого типа поля располагаются по вертикали, а в отчетах второго типа – по горизонтали. Для построения автоотчета достаточно нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты, выбрать соответствующий автоотчет и указать имя таблицы, по которой создается отчет. Следует отметить, что получить хороший ленточный отчет можно только для таблиц или запросов, имеющих небольшое количество полей.

Конструктор отчетов. Режимы конструктора форм и отчетов очень похожи. Вся область отчета разделена несколькими горизонтальными линейками на зоны: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Высоту зон можно менять при помощи мыши. Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в качестве объектов. После выбора объекта он окружается рамкой с черными квадратиками, служащими для изменения размеров объекта. Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства и программировать обработку событий, связанных с объектом. Каждый объект снабжен контекстным меню, которое позволяет выполнять указанные действия. Кроме того, объекты можно копировать через буфер обмена. Для удобства позиционирования в поле отчета выведена сетка. Программа позволяет автоматически выравнивать объекты по сетке. Соответствующие команды находятся в меню Формат.

Для создания в отчете новых объектов – элементов управления – в этом режиме на экран выводится Панель элементов.

Следует отметить, что режим конструктора доступен для любого созданного отчета.

Мастер диаграмм. Мастер диаграмм, как и любой мастер, руководит процессом создания диаграммы. Созданная мастером диаграмма может не удовлетворить пользователя. Для внесения изменений в полученную диаграмму нужно перейти в режим конструктора, раскрыть контекстное меню, связанное с диаграммой, и выбрать из него команду Объект Chart/Изменить. В результате будет запущена программа Graph, с помощью которой можно внести необходимые изменения в диаграмму.

Мастер отчетов. Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета.

- Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.

- Запустить Мастер отчетов.

- В первом диалоговом окне мастера скопировать в список необходимые поля из выбранной таблицы.

- Перейти во второе окно мастера отчетов.

- В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке. Необходимо выбрать тип представления данных. Нажать кнопку Далее, чтобы подтвер­дить предложенный вариант и перейти к следующему окну.

- В этом окне Добавить уровни группировки? можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. В окне, которое откры­вается посредством кнопки Группировка, определяются уровни груп­пировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут груп­пироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставля­ется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. и нажать кнопку Далее.

- В открывшемся окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. В отчете следует создать поля для итоговой информации. Пара­метры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги, открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вы­числение в отчете суммы нескольких значений (Sum) и среднего арифметического (Avg), а также определение минимального (Min) и максимального (Мах) значений.

- В следующем окне выбирается стиль оформления отчета и ори­ентация его страниц при печати. Для оформления создаваемых масте­ром отчетов предназначены шесть стандартных стилей, перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.

- Можно поэкспериментировать, задавая различные варианты форматирования отчета, и выбрать наиболее понравившийся.

- В следующем окне выбрать стиль отчета.

- В последнем окне мастера ввести заголовок отчета и нажать кнопку Готово.

В режиме Просмотр отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе.

Мастер отчетов позволяет создавать стандартные итоговые от­четы. Составив такой отчет, можно отредактировать его и изменить оформление по своему усмотрению, используя режим Конструктор. Соз­дание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с не­заполненного шаблона.

Вычисления в отчете. Вычисления в отчетах можно производить с использованием вы­числяемых элементов управления, отображающие значение, вычисленное на основе данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других элементов управления.

Вычисляемым можно сделать любой элемент управления. Для этого его нужно маркировать на панели элементов в режиме Конструк­тор, вставить элемент в отчет и ввести подлежащее вычислению выра­жение. В формуле для вычисления вначале ставится знак "=", а наиме­нования полей, участвующих в вычислениях, заключаются в квадратные скобки.

При написании формул необходимо следить за тем, чтобы назва­ния вводимых полей полностью соответствовали названиям в таблице.

Печать отчета. Печать таблиц, запросов, форм и отчетов в Access практически не отличается от печати документов в других приложениях Microsoft Office. Формат и ориентация страницы, размеры полей и колонок, а также параметры принтера устанавливаются в диалоговых окнах Па­раметры страницы и Печать.

Предварительный просмотр. Перед печатью рекомендуется переходить в режим предваритель­ного просмотра для выполнения окончательной проверки документа. В этом режиме можно увидеть, как созданный документ будет выглядеть на бумаге.

В режиме Предварительный просмотр возможен одновременный просмотр нескольких страниц. Для этого нужно активизировать кноп­ку Две страницы или Несколько страниц панели инструментов Предва­рительный просмотр, либо выбрать в меню Вид команду Число страниц и задать в появившемся подменю отображение 1,2,4,8 или 12 стра­ниц.