3.2.2. Создание базы данных

Сразу после запуска Access открывает окно. В нем пользователю пред­лагается выбрать один из следующих вариантов: создать новую базу данных, запустить мастер по созданию базы данных, открыть существующую базу дан­ных. Если поставить переключатель в положение Новая база данных и нажать кнопку ОК, то откроется окно Файл новой базы данных, в котором нужно указать папку, куда будет записываться создаваемый файл, тип файла из списка и имя файла. Сохранить файл базы данных нужно прежде, чем приступить к созданию таблиц. Поскольку базы данных быстро увеличиваются в размерах, в качестве носителя для базы следует использовать жесткий диск или сменный диск большого размера. После сохранения базы откроется окно База данных. Оно содержит семь вкладок: таблицы, формы, отчеты , запросы, макросы, модули.Visual Basic, страницы доступа к данным.

3.2.3. Создание и работа с таблицами

После открытия окна базы дан­ных в нем присутствует три строки записей с предложением создания таблиц в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных.

Если в БД создана хотя бы одна таблица, то в данном окне доступны кнопки Открыть и Конструктор.

После нажатия на кнопку Создать программа откроет окно диалога Но­вая таблица. Продолжить работу можно используя: режим таблицы, конструк­тор, мастера таблиц, импорта таблиц и связи с таблицами. Рассмотрим различ­ные режимы работы.

Режим таблицы. В этом режиме на экране появляется заготовка таблицы. Поля таблицы вначале имеют имена Поле1, Поле2 и т.д. присвоенные по умолчанию, но их можно переименовать, присвоив им новые имена.

Тип полей будет определяться программой автоматически, в зависимости от внесенной в них информации.

Основной “технологический “ прием, который необходимо освоить при работе с таблицей, - выделение ячеек мышью. Для выделения одной ячейки необходимо передвинуть указатель мыши в ее левую часть так, чтобы он превратился в жирный белый крестик, и нажать кнопку мыши. При двойном щелчке в ячейке будут выделены только данные. Для выделения столбца достаточно щелкнуть по его заголовку. Для выделения группы смежных столбцов необходимо, при нажатых клавише Shift и кнопки мыши, провести по заголовкам выделяемых столбцов. Те же действия, но без нажатой клавиши Shift, приведут к перемещению столбца по горизонтали. Для выделения записи нужно щелкнуть в ее области выделения, а для выделения нескольких записей провести мышью при нажатой кнопке по нужным областям выделения.

Для выделения прямоугольного блока ячеек необходимо указатель мыши установить на угловую ячейку будущего прямоугольного фрагмента так, чтобы он превратился в толстый жирный крестик, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить крестик в противоположный угол выделяемого фраг­мента. Для изменения формы уже выделенного фрагмента можно, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкнуть в другой ячейке, которая должна стать угловой. Если необходимо выделить прямоугольный фрагмент, не помещающийся целиком на экране, то нужно выделить угловую ячейку, прокрутить лист к противоположной угловой ячейке и, нажав клавишу Shift, щелкнуть в ней.

Для работы в режиме Таблица удобно использовать инструменты, которые Access выводит на экран, а также контекстные меню, связанные с эле­ментами таблицы: заголовком окна, строкой, ячейкой, заголовком поля.

Над строками таблицы можно выполнять операции: изменять высоту строки (или нескольких строк) и выполнять три стандартные операции перемещения данных с использованием буфера обмена.

Контекстное меню, связанное с полями таблицы содержит намного больше команд. Назначение большинства из них ясно из названия. Поясним некоторые из них.

Выбрав команду Скрыть столбцы можно убрать выбранные столбцы с экрана, а для того чтобы вернуть их обратно, надо вызвать команду Показать столбцы из контекстного меню, связанного с заголовком окна. Многие ко­манды контекстных меню продублированы в главном меню. На­пример, две вышеупомянутые команды можно найти в меню Формат. Коман­да Закрепить столбцы не только «примораживает» выбранный столбец к экра­ну так, чтобы при прокрутке он всегда был виден, но и перемещает его в левую сторону таб­лицы. Команда Столбец подстановок запускает Мастер под­становок, о кото­ром речь пойдет ниже.

Команда Шрифт обеспечивает доступ к обычной для Windows - прило­жений процедуре выбора шрифтов, их начертания, размера и цвета. Команда Отобразить столбцы открывает список полей, в котором можно указать, какие поля должны быть видимы, а какие — нет. Таким образом, эта команда слу­жит не только для «показа» полей, как подразумевает ее название, но и для их скрытия. Следует обратить внимание, как распределены команды по контекст­ным меню. Команды фильтрации находятся в меню для ячейки табли­цы и для всей таблицы. Команды сортировки находятся в меню, связанны­ми с ячейкой и со столбцом. Команды для работы с буфером обмена имеются сразу в несколь­ких меню.

Существуют две команды сортировки: «по возрастанию» и «по убыва­нию». Они производят сортировку всего столбца, независимо от того, какой его фрагмент выделен.

Сортировку очень легко выполнить - достаточно нажать соответствую­щую кнопку. Отменить же действие команд сортировки невозможно. Не­сколько последовательно выполненных операций сортировки разных полей могут безнадежно перепутать записи в таблице. Поэтому важно с самого на­чала иметь поле, сортировка в котором позволит восстановить исходный поря­док следования записей. Лучше всего на эту роль подхо­дит поле счетчика, в котором записи последовательно пронумерованы.

Команда Добавить объект доступна только в том случае, когда поле табли­цы имеет тип «Поле объекта 0LЕ». Внедрение объектов в таблицу — это уже высший пилотаж в конструировании баз данных.

Если в таблице имеется поле типа «Гиперссылка», пункт Гиперссылка по­зволяет вставлять в базу данных ссылки на самые различные документы и файлы .

Итак, допустим, мы создали таблицу, заполнили ее данными и решили закрыть. После, деактивизации окна таблицы программа может вывести на эк­ран различные окна диалога, в которых пользователю будут заданы вопро­сы, касающиеся статуса таблицы. Например, если в последней не были зада­ны ключевые поля, то на экране появится окно с предупреждающим сообще­нием.

В данном случае ре­комендуется согласиться с программой и щелкнуть кнопку Да. Программа создаст поле счетчика. По умолчанию имя этого поля будет Код, а хранить оно станет номера записей таблицы. Поле-счетчик запол­няется программой автоматически при появлении в таблице новых записей.

Его удобно использовать, например, для восстановления исходного по­рядка следования записей после операций сортировки. Для этого надо упо­ря­дочить значения поля-счетчика по возрастанию. Аналогичная сортировка по убыванию позволит перевернуть таблицу «вверх ногами», чтобы быстро по­смотреть, что находится в ее конце.

После того как таблица закрыта, она отображается в окне базы данных в виде значка и своего имени. Как и положено современной СУБД, Ассеss позво­ляет менять структуру таблицы и в дальнейшем, на лю­бом этапе работы с ба­зой данных. Для этого предусмотрен режим конструк­тора.

Режим «Конструктор». Для запуска Конструктора после нажатия кнопки Создать в окне Но­вая таблица надо выбрать опцию Конструктор.

Разумеется, режим конструктора можно включить и в уже существую­щей базе данных для любой таблицы.

При построении таблицы в этом режиме программа не создает по умолчанию никаких полей. Пользователь сам должен определить структуру таблицы. В верхней части окна конструктора расположена таблица (бланк), ко­торая должна содержать перечень всех полей, их типов и описаний.

Первоначально бланк в верхней части окна пуст. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип поля». Графа «Описание» не является обязательной и предназначена для текста подсказки, который выводится в нижней строке экрана во время рабо­ты с таблицей.

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячей­ке столбца «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.

Мы уже знаем, что одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, необходимо установить курсор на нужную строку бланка и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выбрать коман­ду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой. Пер­вичный ключ может включать несколько полей. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может одно­значно иден­тифицировать запись в таблице. Для того чтобы создать такой со­ставной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инстру­мент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельст­вует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле. У таблицы не может быть более одного ключа.

В режиме конструктора существует много так называемых «скрытых списков». Их уп­равляющие элементы становятся видимыми только после щелчка мышью в соответ­ствующей строке или ячейке бланка, или в поле ввода на вкладках. Поэтому пользова­телю необходимо знать местоположение таких списков.

Рассмотрение типа данных полей ограничим из-за ограниченности объема пособия типами Гиперссылка , Мемо и Мастер подстановок.

Гиперссылка. Использовать форматы для этого поля теоретически возможно, но на самом деле они не определены. В реальной задаче вероятнее всего необхо­димо, чтобы это поле допускало произвольный формат, поскольку ссылки на файлы могут быть самыми разными. Для создания гиперссылки надо выбрать команду из главного меню Вставка/Гиперссылка или команду из контекст­ного меню Гиперссылка/Изменить гиперссылку. Поиск адреса документа производится в диалоговом окне. В этом окне можно указать не только путь к документу, но и адрес объекта внутри файла. Доступ к данным осуществляется путем запуска приложения, позволяющего просмотреть указанный файл.

Поле МЕМО. Поля этого типа подобны текстовым, но могут содержать до 55535 сим­волов. Вкладка свойств поля МЕМО такая, как у поля логического типа за ис­ключением последней строки, где вместо строки Индексированное поле ис­пользуется строка Пустые строки.

Такие поля могут выполнять разные функции. Во-первых, они обеспе­чивают совмести­мость с базами данных других СУБД, поддерживающих такие поля (напри­мер, dВАSЕ или FохРго). Это может оказаться важным при вы­полнении опе­раций импорта или экспорта баз данных. Во-вторых, поле МЕМО может служить хранилищем текста. Но увидеть такой текст можно будет только в форме или отчете, если для поля МЕМО будет создан элемент управ­ления «поле». Лучше всего создавать его при помощи Мастера. Область для вывода текста может иметь размеры, позволяющие увидеть сразу несколько строк, а если весь текст не уместится в границах элемента управления, то бу­дет созда­на полоса вертикальной прокрутки.

Мастер подстановок. Последний элемент в списке типов полей — Мастер подстановок — не яв­ляется названием типа, а представляет собой команду для запуска Мастера, позволяющего создать связь между таблицами. Для пояснения работы Мас­тера рассмотрим небольшой пример. Допустим, в базе данных имеются две таблицы, каждая из которых имеет по два поля типа «Счетчик» и «Число­вое». Содержимое таблиц показано на рис. 3.1. Для облегчения понимания су­щества дела в одну из них — Таблица1 — введены числа, начинающиеся с цифры 1, а в другую — Таблица2 — числа, начинающиеся с цифры 2. Имена полей также снабжены соответствующими цифрами. Необходимо выполнить под­становку поля Числа1 из Таблица1 в Таблица2.

Таблица1 Таблица2

Код	Числа1	Текст 1		Код2	Числа2
10	115	Телевизоры		20	221
11	115	Ведра		21	222
12	117	Гвозди		22	223
13	118	Кабель		23	224
14	119	Обувь		24	225
15	120	Магнитолы		25	225
15	121	Мебель		(Счетчик)

Рис.37. Исходные данные для операции подстановки

В первую очередь необходимо создать новое поле в Таблице2, использовав конструктор, назвав его Подстановка. Как только из списка выбрана строка Мастер подстановки, этот Мастер активизируется. На первом шаге только подтверждается, что для подстановки используются данные из другой таблицы, а не фиксированный список констант.

На втором шаге необходимо выбрать таблицу – источник данных. Необходимо подчеркнуть, что выполнить подстановку в пределах одной таблицы нельзя, то есть подстановка – межтабличная операция. На этом шаге можно указать, какие источники данных могут быть использованы для подстановки: таблицы, запросы или то и другое вместе.

На третьем шаге необходимо выбрать список доступных полей выбранной таблицы.

Мастер должен переместить некоторые из них в правый список. Ин­формация, содержащаяся в выбранных полях, в дальнейшем будет использо­вана для формирования списка подстановки. Для переноса предусмотрены че­тыре кнопки. Кнопка с одинарной стрелкой переносит одно выбран­ное поле, а кнопка с двойной стрелкой — все поля, указанные в списке. Кнопки со стрел­ками, указующими влево, позволяют вернуть поля в левый список, если вы ошиблись или передумали. Порядок выбора полей, т. е. пе­реноса их из левого списка в правый тоже важен. То поле, которое будет указано в списке выбран­ных полей первым, станет источником данных в опе­рации подстановки.

Схема с двумя списками и кнопками со стрелками между ними часто ис­пользуется в современных программах, особенно фирмы Мiсrоsоft. По­этому, встретив подобную конструкцию, знайте, чего от вас ждут: сформиро­вать правый список, используя элементы левого. После того как поля выбраны (в данном случае - это одно поле Числа1), можно переходить к следующему шагу.

Четвертый шаг Мастера подстановок предос­тавляет пользователю воз­можность отрегулировать границы колонок выбран­ных полей. Сделать это можно обычным способом, при помощи мыши.

Несмотря на то, что в колон­ках присутствует мигающий курсор и име­ется возможность выделять поля и записи, отредактировать данные в этот мо­мент невозможно. Можно только изменять ширину колонок.

На пятом шаге Мастера подстановок можно задать подпись для столбца постановки. Про­грамма первоначально использует в качестве нее имя поля подстановки, ко­торое было задано при конструировании таблицы. Пользова­тель волен, изменить подпись на другую, что, впрочем, можно будет сделать и впоследствии. Таким образом, последний шаг Мастера подстановок — скорее формальность, чем необходимость.

После окончания работы Мастера можно проанализировать его рабо­ту в окне конструктора таблицы. Итак, что сделал Мастер? Во-первых, он заме­нил имя поля подстановки, заданное пользователем первона­чально, на имя ключевого поля (Код1) таблицы, являющейся источником данных. Разумеется, это не пустая формальность. Этот факт свиде­тельствует о том, что между двумя таблицами установлена связь, а для этого потребовалось использование ключевого поля. Во-вторых, ново­му полю таблицы Мастер подстановки при­своил числовой тип. Не надо ду­мать, что так случилось потому, что в Таб­лица1 было выбрано числовое поле для подстановки. Числовой тип в данном случае относится к ключевому полю Таблица1.Код1. В-третьих, старое имя поля подстановки Мастер использовал для создания подписи. Это значит, что при просмотре таблицы данное поле будет обозначаться своим старым име­нем, а не тем, которое стоит в графе Имя поля. Остальные свойства оставлены без изменения, но они доступны для редактирования.

Дальнейшее исследова­ние подстановки необходимо произ­водить в режиме просмотра таблицы.

а) б)

Рис.38. Поле подстановки: а – использование в таблице;

б– список с комментарием.

Открытая для просмотра таблица со списком комментарием изображена на рис.38. На рис.39 изображены свойства поля подстановки.

Некоторые из свойств поля подстановки (например, Присоединенный столбец) носят справочный характер, и менять их не имеет смысла. Другие свойства могут быть изменены по желанию пользователя.

Если необходимо удалить поле подстановки, то нужно вначале ликви­дировать связь между таблицами. Для этого командой Сервис/Схема данных вызывается графическое представление связи, щелкается по соединяющей ли­нии, чтобы она стала жирной и выбирается команда Удалить из контекстного меню. После этого поле подстановки можно удалить в режиме конструктора.

Рис.39. Свойства поля подстановки

Мастер таблиц. Еще одним способом создания таблицы является использование загото­вок, которые доступны в Мастере таблиц, когда можно использовать различ­ные заготовки. Все заготовки разбиты на две большие группы: для делового и личного применения. Из всех существующих полей надо отобрать те, которые должны входить в создаваемую таблицу. Если предлагаемое поле не в полной мере соответсвует предъявляемым требованиям, то его свойства можно будет изменить позднее в режиме конструктора.

Шагая по подсказкам Мастера можно изменить имя таблицы, присвоен­ное по умолчанию; определить ключевое поле в создаваемой таблице; связать ее с другими таблицами базы данных; определить режим, который будет акти­визирован после завершения работы Мастера переход в режим: конструктора, если необходимо внести изменения в структуру созданной таблицы; непосред­ственного ввода данных в таблицу; ввода данных через форму, созданную мас­тером.

Работа с Мастером таблиц в целом не вызывает больших сложностей. Поля, предлагаемые Мастером, не могут служить решением на все случаи жизни. Но тем не менее их можно использовать в качестве исходного мате­риала для дальнейшей разработки.

Импорт таблиц. Access может импортировать данные из файлов самых разных форма­тов. Окно диалога, позволяющее выполнить импортирование, внешне похоже на окна открытия и сохранения файлов. В нем необходимо определить тип файла, который будет служить источником данных, и найти необходимый файл. Окно Импорт имеет стандартные для программ Microsoft средства по­иска файлов.

Наиболее просто импорт выполняется из баз данных, например, dBASE, FoxPro, Paradox. Это объясняется тем, что в файлах разных СУБД определены одинаковые по смыслу элементы, имеющие схожие свойства. Импорт элек­тронной таблицы Excel проходит не так гладко и требует определенного диа­лога с пользователем для настройки алгоритма преобразования. Но если даже правильно ответить на все вопросы программы, нет гарантии, что данные бу­дут импортированы без потерь и искажений. В результате может понадобиться несколько приемов переноса.

Импорт из текстовых файлов осуществляется с использованием специ­ального Мастера. В процессе его работы необходимо объяснить, каким обра­зом разделяются колонки в тексте, задать тип разделителя полей, определить таблицу для сохранения импортируемых данных (новая или уже существую­щая), в случае необходимости изменить некоторые свойства будущих полей, как в режиме конструктора и задать ключевое поле, задать имя новой таблицы.

В заключение работы Мастера можно установить флажок Проанализи­ровать таблицу после импорта данных, который запустит другой Мастер, цель которого – установить, достаточно ли рационально организованы данные в новой таблице. Возможно, лучше будет разбить ее на несколько таблиц.

Связь с таблицами. Существует несколько форматов баз данных, которые поддерживаются в Access, поэтому в некоторых случаях нет необходимости импортировать базу данных, а достаточно установить связь с файлом. Такой способ позволяет ра­ботать с файлом базы данных, используя «родную» для него СУБД.

Работа с таблицами. Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами: один-к-одному, один-ко-многим, много-к-одному, много-ко-многим.

Примечание. Связь много-ко-многим реализуется с использованием вспомогательных таблиц.

Для создания многотабличной базы данных используются ключе­вые поля. В качестве общего ключевого поля лучше использовать произвольные величины, такие как номер служащего или его табель­ный номер, код товара и т.д. Оно должно однозначно идентифициро­вать объект. В таблицах, которые имеют отношение один - ко - мно­гим, таблица со стороны один отношения называют главной, а иногда - справоч­ной таблицей. В ней значения общего поля не могут повторяться. Та таблица, где возможно повторение, является стороной "много" отно­шения один - ко - многим. Ее называют подчиненной.

Обязательным условием нормальной работы с базой данных явля­ется однозначная идентификация каждой записи. Для этого каждой записи Access автоматически назначает индивидуальный номер. Авто­матическая нумерация записей выполняется в том случае, если таб­лица включает поле с типом данных Счетчик. Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, свойство Новые значения должно иметь значение Последовательные.

Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. Переходить от записи к записи и от поля к полю таблицы позволяют также клавиши управления курсором. С помощь клавиш Tab и En­ter можно перемещаться по полям слева направо, а посредством комбинации клавиш Shift+Tab - в обратном направлении.

Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области кнопки перехода, расположенной в левом нижнем углу листа данных. С их помощью можно быстро перейти к любому блоку данных. Эти кнопки соответствуют командам из подменю Перей­ти меню Правка. Для активизации записи с известным номером доста­точно ввести этот номер в специальное поле (которое в системе по­мощи называется Между кнопками перехода) и нажать клавишу En­ter.

В программе Access по умолчанию содержимое поля полностью выделяется, если переход произведен с помощью клавиш управления курсором или клавиши Tab. Если же поле активизировано путем вы­полнения на нем щелчка, то в нем появляется курсор ввода. Это связано с наличием в Access двух режимов обработки данных таблицы - режима замены и режима вставки.

Режим замены. В режиме замены содержимое активизированного поля полностью маркируется и удаляется в момент ввода новых данных.

Режим вставки. В режиме вставки внутри активизированного поля появляется курсор ввода. При вводе новых данных старые не удаляются, а сме­щаются вправо. Ввод осуществ­ляется в ту позицию, в которой был выполнен щелчок.

Переходить из режима вставки в режим замены и наоборот поз­воляет клавиша Ins. Режим замены обозначается индикатором ЗМЩ в строке состояния окна Access.

В активизированном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что можно начинать ввод. Переход в дру­гое поле расценивается программой как подтверждение ввода, выпол­ненного в предыдущем поле.

После активизации поля записи в строке состояния появляется комментарий, который введен пользователем в поле Описание при составлении таблицы.

Примечание: Поскольку программа автоматически сохраняет каждую запись по завершении ее обработки, необходимости в промежуточном сох­ранении таблицы нет.

Операции поиска. Поиск данных в таблице большого объема, выполняемый с по­мощью кнопок перехода, может занять много времени. Поэтому, если содержимое искомого поля известно, к нему следует переходить, ис­пользуя функцию поиска. При этом Access проверяет всю таблицу на наличие в ней полей, удовлетворяющих критерию поиска.

Диалоговое окно поиска открывается в результате активизации команды Найти из меню Правка или щелчка на кнопке с изображением бинокля.

В поле Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект (содержимое поля). Если не будут выполнены другие установ­ки, Access исследует все поля активной колонки на предмет совпа­дения их содержимого с объектом поиска. По умолчанию регистр при поиске не учитывается. Чтобы программа нашла только те поля, со­держимое которых соответствует объекту поиска и по способу напи­сания, надлежит активизировать опцию С учетом регистра.

Существенно расширить круг поиска можно, применив символы подстановки * и ?. Звездочка заменяет любое количество символов, а знак вопроса - только один символ.

По умолчанию в диалоговом окне поиска установлена опция Только в текущем поле, вследствие чего поиск осуществляется толь­ко в активном поле. Это позволяет быстрее получить результат. Название активного поля появляется в строке заголовка окна поис­ка. Если необходимо выполнить поиск во всей таблице, следует отк­лючить опцию Только в текущем поле. Программа начинает выполнять поиск после нажатия кнопки Найти. При обнаружении искомого объекта Access выделяет его, а в строке состояния появляется сообщение Образец поиска обнаружен. С помощью кнопки Найти далее можно про­верить остальные поля на наличие в них объекта поиска.

Диалоговое окно поиска находится на экране во время поиска, и пользователь в любое время может изменить установки в нем. В случае необходимости внести изменения в найденное поле таблицы, операцию поиска следует завершить с помощью кнопки Закрыть.

Другое ограничение сферы поиска устанавливается с помощью опции С учетом формата полей, которую можно использовать только совместно с опцией Только в текущем поле. Например, пользователю необходимо отобразить в поле День рождения даты рождения за июнь. Если он использует в качестве объекта поиска сочетание букв июнь, он ничего не добьется, так как внутренние форматы даты и времени отличаются от форматов их отображения. Однако объектом поиска июн все же можно воспользоваться, если установить опцию С учетом фор­мата полей. При ее активизации объект поиска сопоставляется с со­держимым поля в формате отображения. (При этом должно быть задано совпадение объекта поиска с любой частью поля, пос­кольку название месяца является лишь частью содержимого поля День рождения). Су­ществует другой способ решения данной задачи: указать в качестве объекта поиска порядковый номер месяца июнь - 05. Другим средством быстрого перехода к нужным записям являются фильтры.

Фильтрация данных в таблице. Для применения фильтра необходимо:

1.Раскрыв таблицу для просмотра, нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов. В окне таблицы будет видна только пустая запись для ввода критериев фильтрации.

2. Ввести в нужное поле необходимый критерий (это могут быть первые цифры кода, первые буквы или фамилия целиком, адрес и т.д.).

3.Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов или команду Фильтр/Применить фильтр.

4. Для возврата к прежнему состоянию необходимо нажать кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

При фильтрации можно ввести критерии на каждый столбец таблицы. Фильтрация отбирает записи, удовлетворяющие всем заданным условиям (объединение по И). Если ни одна из записей не удовлетворяет критерию, то строка таблицы остается пустой и никаких сообщений при этом программа не выводит.

В тех случаях, когда условие фильтрации формируется достаточно сложно, применяется расширенный фильтр. Его окно активизируется нажатием кнопки Расширенный фильтр или командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. Окно разбито на две панели. На верхней размещается список полей, а на нижней бланк для формирования условия фильтрации. Каждый столбец бланка предназначен для одного поля таблицы. Строки Условия отбора предназначены для ввода одного или нескольких значений поля. Фильтрация для одного поля выполняется для каждого введенного в бланк значения поля (объединение по ИЛИ). Здесь же можно задать сортировку. Сортировка может быть задана по любому полю независимо от того по какому полю производится фильтрация.

Со строкой Условия отбора связано контекстное меню, позволяющее командой Построить запустить построитель выражений для облегчения составления сложного условия отбора.

Отбор записей для расширенного фильтра выполняется по команде Применить фильтр контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши вне бланка. Здесь же имеется команда Очистить бланк для его очистки.

Поиск и замена. В процессе обработки базы данных может возникнуть необходи­мость заменить один объект другим во всей таблице. Быстро выпол­нить такую операцию позволяет команда Заменить из меню Правка. Диалоговое окно замены очень похоже на диалоговое окно поиска.

В поле ввода Образец указывается заменяемый объект, а в поле Заменить на - новые данные. Программа начинает выполнять замену в результате нажатия кнопки Найти далее. Она находит и маркирует подлежащий замене объект, но саму замену не производит. В этом случае пользователь может решить сам, стоит ли заменять содержи­мое данного поля. Подтвердить замену позволяет кнопка Заменить, а отменить ее и продолжить поиск следующего объекта замены - кнопка Найти далее.

Сферу поиска и замены можно ограничить с помощью опций С учетом регистра и Только поле целиком. Только в том случае, если пользователь абсолютно уверен в необходимости замены всех искомых объектов, можно воспользоваться кнопкой Заменить все, предназна­ченной для выполнения замены во всей таблице без консультации с пользователем.

Удаление данных. В Access для удаления данных предназначена команда Удалить из меню Правка. Удаляемую запись необходимо маркировать, иначе указанная команда не будет доступна. Выделение записей осущест­вляется посредством колонки маркировки,

Для удаления маркированных записей наряду с командой Удалить из меню Правка можно применять клавишу Del. После попытки уда­лить запись программа открывает окно для подтверждения удаления, так как удаленные данные будут безвозвратно утеряны.

Поле таблицы маркируется при выполнении щелчка на его заго­ловке, но удалить такое поле нельзя. Удаление полей осуществляет­ся в окне конструктора таблицы.

Изменение структуры таблицы. Изменение структуры таблицы (типа данных полей, порядка их следования и т.д.) выполняется в режиме конструктора таблицы.

Изменения в структуре записи заполненной таблицы чре­ваты по­терей данных. Поэтому к таким изменениям следует прибегать только в случае крайней необходимости.

Изменение образа таблицы. Существует несколько способов изменения внешнего вида (обра­за) таблицы. Можно изменить порядок, в котором располагаются столбцы, изменить ширину отдельных столбцов или изменить способ представления дат и числовых полей. Настроив образ можно его сох­ранить. В этом случае Access будет автоматически отображать таб­лицу в заданном виде при всякой последующей работе с таблицей, пока снова не будет изменен и сохранен новый образ.

Внешний вид таблицы мало зависит от ее структуры. Его можно изменить, не изменяя структуру таблицы и не переходя в режим конструктора.

В таблице, созданной Access, поля имеют одинаковую ширину. Для одних полей эта ширина слишком велика, а для других - слишком мала. В последних часть информации не отображается на экране.

В такой ситуации ширину полей следует привести в соответс­твие с объемом содержащихся в них данных. Ширина колонок устанав­ливается на листе данных путем перемещения разделительных линий в области заголовков полей. В режиме изменения ширины столбцов ука­затель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки с вертикаль­ной чертой посредине.

Если расположенные рядом поля должны иметь одинаковую шири­ну, ее можно установить за один раз. Достаточно маркировать все поля и задать требуемую ширину для одного из них. При перемещении разделительной линии одного поля соответствующим образом изменя­ется ширина остальных выделенных полей.

Чтобы, учитывая объем данных в поле, подобрать для него оп­тимальную ширину, надлежит установить указатель мыши на правой границе заголовка столбца и выполнить двойной щелчок. Можно также воспользоваться командой Ширина столбца из меню Формат и в окне Ширина колонки нажать кнопку По ширине данных. В поле Ширина ко­лонки определяется точная ширина поля. В нем указывается коли­чество символов, отображаемых на экране в маркированном поле.

Подобным образом подбирается высота строки, которая в Access измеряется в пунктах. Разделительные линии между строками перемещаются в колонке маркировки. Установить точные значе­ния высоты строк позволяет команда Высота строки из меню Формат.

Установка параметров шрифта. Размер площади, занимаемой полем, во многом зависит от вида и размера применяемого шрифта. Для установки параметров шрифта предназначена ко­манда Шрифт из меню Формат. Выбранные вид, размер и начертание шрифта применяются ко всем записям таблицы.

Параметры ячеек. Для установки параметров ячеек в Access предназначено специ­альное диалоговое окно Вид сетки, которое открывается вследствие активизации команды Ячейки из меню Формат.

В области Вид сетки можно выбрать способ оформления ячеек: - Обычное - стандартное оформление; - Приподнятое - невыделенные ячейки таблицы напоминают выпук­лые кнопки, а маркированные - нажатые кнопки; - Утопленное- этот способ оформления противоположен предыду­щему.

В случае выбора первого способа оформления ячеек становятся активными опции По горизонтали и По вертикали в области Линии сетки, которые позволяют отменять и восстанавливать отображение разделительных линий в таблице.

Поля Цвет линий сетки и Цвет фона служат для выбора цвета разделительных линий и фона ячеек.

Изменение расположения строк/колонок. В процессе работы с готовой таблицей часто приходится встав­лять, переносить и удалять поля. Желание пользователя получить удобную в применении таблицу (например, упорядочить ее поля таким образом, чтобы наиболее часто используемые из них располагались ближе к левому краю) является вполне естественным. Выполнение та­кого требования влечет за собой изменение структуры таблицы.

Поставленную задачу можно легко решить с помощью мыши. Для этого необходимо маркировать поле, установить указатель мыши на заголовке маркированного поля, удерживая нажатой левую кнопку ма­нипулятора, переместить поле в позицию перед полем, куда необходи­мо его вставить и отпустить кнопку мыши.

Изменить расположение полей можно и в окне конструктора таб­лицы. Для этого необходимо переместить строки в проекте таблицы.

Иногда целесообразно не перемещать поля, а копировать их, что позволяет сократить время, необходимое для создания таблицы, в которой многие поля имеют идентичные параметры. Чтобы, создавая очередное поле, не производить установку параметров повторно, следует скопировать имеющееся поле. Копирование полей осуществля­ется следующим образом:

- Активизируется режим конструктора таблицы.

- Маркируется копируемое поле.

- Выбирается меню Правка команда Копировать.

- Устанавливается курсор в строке проекта таблицы, соответс­твующей полю, перед которым нужно вставить копию.

- Вставляется пустая строка перед строкой, куда необходимо скопировать запись, для чего активизируется команда Вставка строки из меню Правка.

После вставки копии необходимо изменить ее имя, поскольку Access-таблица не может содержать поля с одинаковыми именами.

При копировании полей из одной таблицы в другую нет необхо­димости в изменении имен, поскольку речь идет о двух независимых таблицах.

Изменение типа поля. Изменение типа поля в таблице, в которую введены данные, мо­жет привести к появлению ошибок, поскольку программе Access при­дется конвертировать данные, что не всегда может быть выполнено однозначно. Существуют ограничения на ввод информации в поля оп­ределенного типа. Так, в числовые поля или поля даты нельзя вво­дить буквы.

В программе Access запрещено конвертирование данных всех ти­пов в данные типа Счетчик. Данные этого типа используются и обрабатываются программой особым образом. Если при состав­лении таблицы не создано поле счетчика, его можно вставить в таблицу в любое время.

Проблемы возникают и при преобразовании текстового поля в числовое. В этом случае удаляется содержимое всех полей, которые включают хотя бы одну букву. (Перед удалением данных Access, ко­нечно, выдает соответствующее сообщение.) Числовые же поля сво­бодно конвертируются в текстовые, поскольку последние могут со­держать как цифры, так и буквы.

В случае преобразования поля Memo в текстовое поле могут быть потеряны данные, если размер текстового поля окажется недос­таточным для размещения всего содержимого поля Memo. Часть симво­лов может быть утеряна и при уменьшении размера текстового поля без изменения типа.

Отображение полей. В таблицах с большим количеством полей часть информации не видна на экране. С целью решения этой проблемы можно уменьшить размер шрифта или упорядочить поля, сгруппировав самые необходи­мые.

Еще одно решение заключается в отмене отображения ненужных в данный момент полей. Скрытые поля легко сделать видимыми, если понадобится информация, содержащаяся в них.

Отображение одного или нескольких полей отменяется таким об­разом:

- Выделяются поля, отображение которых необходимо отменить.

- Выбирается команда Скрыть столбцы в меню Формат.

В результате выделенная область будет удалена с экрана (но не из таблицы). Access позволяет скрыть любое количество полей (даже все).

Необходимо иметь ввиду, что скрытые поля не используются при выполнении поиска и обра­ботке запросов.

Для восстановления отображения скрытых полей предназначена команда Отобразить столбцы из меню Формат. Диалоговое окно этой команды содержит список полей активной таблицы, в котором видимые поля отмечены. В этом окне можно как отменить, так и восстановить отображение полей - достаточно удалить или установить флажок нап­ротив их имен и нажать кнопку Закрыть.

Другой способ повышения удобочитаемости таблицы - фиксация полей. Зафиксированные поля всегда отображаются на экране в левой части таблицы, они не смещаются при перемещении по ней. Рекомен­дуется фиксировать поля, содержащие сведения, которые нужны поль­зователю постоянно.

Фиксация полей осуществляется следующим образом:

- Маркируется поле в таблице, которое необходимо зафик­сировать.

- Выбирается в меню Формат команда Закрепить столбцы.

После активизации указанной команды маркированное поле пере­мещается в левую часть таблицы и даже после перехода в последние поля остается видимым.

Отменить фиксацию позволяет команда Освободить все столбцы меню Формат. После отмены фиксации автоматический возврат поля в его исходную позицию не выполняется. Пользователь должен сам пе­реместить его с помощью мыши.