3.2.5. Создание форм

Формы используются для достижения комфорта в работе с Access и при обработке базы данных несколькими пользователями. Форма мо­жет служить средством защиты базы от действий неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

В Access существует несколько способов создания форм:

- Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.

- Мастер форм - создание формы с помощью мастера; в зависи­мости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.

- Режим конструктора - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм.

- Мастер диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.

- Мастер сводных таблиц - создание сводной таблицы Excel на основе таблиц или запросов Access.

Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом отк­рытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе ко­торого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Для обработки готовых форм предназначен конструктор форм. Чтобы создать форму, необходимо на вкладке Формы окна базы данных нажать кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новая форма, в котором программа предлагает пользователю выбрать способ создания формы.

Прежде чем выбрать в списке способ построения формы, надле­жит в поле, находящемся в нижней части окна Новая форма, указать таблицу или запрос, на основе которого она создается.

Виды формы и их особенности приведены в таблице.

Виды формы	Особенности
В один столбец	Для каждой записи отводится отдельная стра­ница формы. Подходит для записей с большим числом полей
Ленточная форма	Каждая запись размещается в одной строке таблицы. Позволяет наглядно представить не­скольких записей.
Табличная форма	Имеет вид таблицы и выступает в качестве подчиненной формы в составных формах.
Составная	Состоит из главной и подчиненной форм, связанных отношением One-To- Many
Диаграмма	Диаграмма создается на основе числовых зна­чений одного или нескольких полей таблицы.

Если выбрать в списке элемент Автоформа: в столбец и нажать кнопку ОК. то через некоторое время на экране появится готовая форма. Если попытаться закрыть ее, Access напомнит, что данная форма не сохранена, и предложит сохранить ее под именем той таб­лицы, по которой создается форма и которую можно всегда изменить.

Создание форм с помощью мастера. Если не знать, как создаются формы, то можно воспользоваться помощью мастера форм, который выполняет поэтапное руководство процессом создания формы.

При создании формы на основе стандартного шаблона должно быть открыто окно базы данных. Средства построения форм доступны независимо от того, в каком режиме находится система: в режиме конструктора или в режиме таблицы. Более того, таблица, для кото­рой создается форма, может быть закрыта.

Построение стандартной формы осуществляется следующим обра­зом:

- В окне базы данных открывается вкладка Формы и нажимается кнопка Создать.

- В появившемся окне Новая форма задается создание формы с помощью мастера форм и нажимается кнопка ОК.

- В первом диалоговом окне мастера форм выбирается в списке Таблицы/ Запросы нужная таблица, а в списке Доступные поля - поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой (>>) переносятся все поля в список Выб­ранные поля и, нажатием кнопки Далее, осуществляется пере­ход в следующее окно мастера форм.

-Во втором окне мастера форм активизируется переключатель В один столбец и нажимается кнопка Далее.

-В третьем окне мастера задается стиль оформления, после чего нажимается кнопка Далее.

-В последнем окне мастера вводится заголовок формы и нажимается кнопка Готово.

Перемещение и редактирование полей формы. Работать с формой удобнее, если для ее окна задано полноэк­ранное представление.

Чтобы на экране полностью были видны все элементы формы, не­обходимо использовать команду По размеру формы из меню Окно. Данная команда недоступна, если окно открыто в полноэкранном представлении.

Просмотр записей в форме осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенными в нижней части окна формы, а также посредством клавиш [PgUp] и [PgDn]. Переход из поля в поле вы­полняется с помощью клавиши [Tab] или клавиш управления курсором. Содержимое активизирован­ного поля маркируется. Режим редактирова­ния, в котором можно изменять содержимое полей формы, устанавли­вается в результате нажатия клавиши [F2]. При изменении содержи­мого поля в колонке маркировки окна формы появляется изображение карандаша.

В форму можно вводить новые записи. Для этой цели предназна­чена команда Ввод данных из меню Записи. В результате ее активи­зации появляется пустая запись, которая может быть заполнена но­вой информацией. Вернуться к просмотру всех записей позволяет ко­манда Удалить фильтр из меню Записи.

Удаление записей из формы производится с помощью клавиши [Del]. Удаляемую запись необходимо маркировать. Для этого доста­точно щелкнуть в столбце маркировки (левый столбец в окне). Выде­ление записи отменяется при выполнении щелчка вне столбца марки­ровки.

Маркированные записи могут быть вставлены в буфер обмена посредством команд Вырезать и Копировать из меню Правка.

В формах возможно выполнение операций поиска и замены.

В случае необходимости скопировать в буфер обмена несколько записей надлежит предварительно отобрать их с помощью филь­тра, а затем активизировать команду Выделить все записи из меню Правка.

Фильтрация данных в форме. Фильтры можно использовать в тех же целях, что и запросы на выборку данных, однако фильтры уступают запросам по функциональ­ным возможностям: при фильтрации нельзя подавить отображение от­дельных полей и выполнить вычисления и, наконец, фильтр позволяет только отобрать и отсортировать нужные записи.

Существует три способа создания фильтров в форме:

Фильтр по выделенному и Исключить выделенное – позволяет создать фильтр, основанный на выбранном тексте или значении.

Фильтр по форме – создает пустую форму или таблицу, в которую можно ввести данные, которые необходимо отображать.

Расширенный фильтр – позволяет ввести более сложные условия фильтрации и сортировки способом, аналогичным написанию запроса.

Форма ленточного типа. Выбрав форму ленточного типа, пользователь получает в свое распоряжение логическую структуру, определяющую столбцы и строки формы, которая очень близка к исходной таблице, а при выборе таб­личной формы - структуру, идентичную таблице. Преимуществом форм этих типов является возможность одновременного отображения на эк­ране нескольких записей. Для каждой записи в форме отводится по одной строке.

Если форма содержит небольшое количество полей, все они, как правило, видны на экране. Чтобы отобразить невидимую область фор­мы, следует использовать полосу прокрутки. Форма ленточного типа подходит для отображения информации из таблиц с большим числом записей.

Создание диаграмм. Access позволяет представлять в виде диаграммы сведения, со­держащиеся в форме. При этом диаграмму не обязательно строить на основе всех данных. Ее можно создать на основе данных, удовлетво­ряющих заданным условиям, например, на основе сведений, получен­ных в результате фильтрации.

Перед построением диаграммы следует указать программе, со­держимое каких полей таблицы или формы использовать. По умолчанию значения столбца образуют на диаграмме ряд данных, а значения строки - категорию. Диаграмма может состоять из нескольких рядов и категорий.

Для отображения числовых значений на диаграмме служат марке­ры данных - линии, полосы, секторы и т.д. Иногда маркеры данных снабжают метками, которые представляют собой числовые или тексто­вые значения элементов ряда. Оси используются для отображения шкалы - диапазона значений рядов данных, представленных на диаг­рамме.

Диаграмму часто сопровождают легендой - поясняющим текстом и сводом условных знаков.

В Access существует несколько способов построения диаграмм. Самый простой - создание стандартных диаграмм с помощью мастера диаграмм. Более эффектные диаграммы создаются посредством прог­раммы Microsoft Graph, входящей в состав пакета Microsoft Office.

Access позволяет создавать диаграммы 15-ти типов.

Поскольку возможности мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать Microsoft Graph, запуск которого осуществляется после выполнения двойного щелчка на диаграмме в режиме Вид/Заголовок/Примечание формы.

Существует много способов изменения стандартного оформления ди­аграммы. Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор па­раметров, значения которых устанавливаются в соответствующем диа­логовом окне, открывающемся вследствие двойного щелчка на элемен­те диаграммы.

Составные и связанные формы. Мастер, а также конструктор форм позволяют создавать сложные логические структуры из нескольких связанных таблиц - составных форм. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые име­на, однако они должны иметь одинаковые типы данных.

Главная форма включает содержимое некоторой записи главной таблицы, а подчиненная - зависимые записи подчиненной таблицы. Подчиненная форма встраивается в главную форму таким образом, чтобы они обе были видны в общем окне. Связь между таблицами мож­но проследить в окне Схема данных, которое открывается в результате активизации одноименной команды из меню Сервис.

Каждый вызов составной формы сопровождается обновлением дан­ных соответствующих таблиц.

Access позволяет устанавливать связь не только между табли­цами, но и между формами. Если во втором окне мастера форм активизировать опции Связанные формы, выбранные поля из связанных таблиц будут включены в разные формы (окна). В этом случае можно просматривать подчиненную форму параллельно с главной при условии, что кнопка вызова подчи­ненной формы, расположенная в левом верхнем углу окна, нажата.

Применение элементов управления в формах. Во время редактирования формы в режиме конструктора на экран автома­тически выводится Панель элементов, которая содержит инструменты для создания элементов управления. Наличие их в форме увеличивает эффектив­ность работы и делает ее более комфортной. Одна из кнопок на панели инст­рументов – Мастера элементов – определяет, каким способом создаются но­вые элементы управления. Если кнопка нажата, то для создания элемента за­пускается соответствующий мастер.

Если от услуг мастера отказаться, а для этого достаточно отжать кнопку Мастера элементов, то элемент управления создается как заготовка, без опре­деления многих свойств. Их необходимо будет задать на дальнейших этапах разработки.

Вставлять элементы управления лучше в поля данных и примечания. В форму можно вставить любой элемент, имеющийся на панели элементов.

Списки в формах. В Access существуют две разновидности списков как элементов управ­ления: Список и Поле со списком. Рассмотрим работу с ними на при­мере поля со списком. Для создания этого элемента в форме надо вы­полнить сле­дующую последовательность действий:

1. В режиме конструктора формы нажать кнопку Поле со спи­ском и нарисовать мышью прямоугольник — место будущего списка. Запустится мас­тер полей со списком.

2. На первом шаге мастера установить переключатель в положе­ние «Табли­ца или запрос содержат значения, которые использует поле со спи­ском».

3. На втором шаге мастера указать необходимую таблицу или запрос.

4. На третьем шаге мастера задать поля таблицы. Порядок выбора полей опреде­ляет порядок следования их в списке, когда последний раскрыва­ется в форме.

5. На четвертом шаге мастера необходимо настроить ширину коло­нок списка.

5. На пятом шаге мастера необходимо задать поле, которое будет одно­значно определять строку списка. Значения этого поля будут заноситься в поле списка.

7. На шестом шаге мастера определяется, каким образом предпо­лагается использовать список. Первое положение переключателя («За­помнить») пpедполагает, что выбранное из списка значение будет при­меняться для управ­ления формой или другим объектом. Второе поло­жение переключателя («Со­хранить в поле») подразумевает заполнение поля базы данных путем выбора значений из списка. Этот выбор целиком зависит от конкретной задачи.

8. На седьмом шаге мастера надо определить подпись для спи­ска. После того как мастер закончит работу, необходимо задать обяза­тельные свойства списка. Высоту рамки списка целесообразно выбрать равной высоте строки в форме.

Раскрыв контекстное меню, относящееся к списку, выбрать ко­манду Свойства и посмотреть, какое имя программа дала списку. Имена назначаются так, чтобы избежать повторений. Затем на вкладке Макет найти свойство За­главия столбцов. По умолчанию там стоит Нет, то есть заголовки не выво­дятся. Установить это свойство как Да, потому что списки, состоящие из не­скольких столбцов, лучше смотрятся, когда у последних есть заголовки. Вы­брать вкладку События. Она предна­значена для создания подпрограмм, кото­рые позволят списку нор­мально функционировать. Необходимо выбрать строку Нажатие кнопки. Ясно, что в приложении должно что-нибудь проис­ходить, когда пользователь раскроет список и щелк­нет мышью один из его элементов. Поэтому для такого события надо предус­мотреть реакцию системы. Справа от строки свойства имеется кнопка с тремя точками, которая позволяет раскрыть окно модуля (окно построителя) для редактирования подпро­грамм. Щелкнем эту кнопку и выберем Программы. В списке Проце­дура укажем Click, что соответствует обрабатываемому событию, и введем команду

MsgBox "Выбрано из списка; " & ПолеСоСпискомN

Здесь N – номер, который присвоила программа.

Это приведет к тому, что в дальнейшем при вы­боре элемента списка будет раскрываться окно сообщения. Далее необходимо за­крыть окно, где вводился код.

В реальной про­грамме в качестве элементов списка лучше ис­пользовать текстовые поля для удобства в работе.

Размещение в форме графического объекта. Для размещения присоединенного объекта в форме необходимо выполнить сле­дующие действия:

1. Для добавления графического поля типа OLE в форму нужно выбрать инструмент Присоединенная рамка объекта на панели элементов.

2. Нажать мышью место, где нужно добавить поле. Удерживая кнопку мыши в нажатом состоянии, переместить указатель по диаго­нали так, чтобы получилась рамка требуемого размера.

3. Открыть окно свойств созданного объекта.

4. Чтобы связать созданное поле с полем таблицы, выбрать свойство Данные. В поле ввода свойства необходимо воспользоваться кнопкой раскрытия списка и из списка полей открытой таблицы выбрать поле типа OLE.

5. Просмотреть форму в режиме формы. Если рисунок не помещается в рамке целиком, нужно вернуться в режим конструктора и увеличить размер поля.