2.2 Нормативно-методическое обеспечение ведомственного архива тгу

Добавил:

Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Томский Государственный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

ЭЦД в ворганизации.doc

Скачиваний:

Добавлен:

17.09.2019

Размер:

181.25 Кб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 67 / 77

Название раздела (структурного подразделения организации)

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние даты

Срок

хранения

Кол-во

листов

Примечание

В результате ЭЦД используется следующая нормативно-методическая документация:

1) «Перечень типовых, управленческих документов, образующихся в организации в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»^¹. Утверждён Министерством культуры РФ приказом от 25 августа 2010 г. № 558;

2) Номенклатура дел Томского государственного университета, утверждённая 28 марта 2001 г;

3) ФЗ «Об архивном деле»^² от 22 октября 2004 г. N 125;

4) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Томского государственного университета от 15 апреля 2001 г.;

5) Приказ о составе ЦЭК от 21 мая 2004 г.

В «Типовом перечне…» проставляются сроки хранения только типовых видов документов, а в номенклатуре дел составляется перечень заголовков документов, применимых конкретно к университету.

Следует отметить, что данная выше номенклатура по Томскому государственному университету – устаревшая, поскольку номенклатура дел после её утверждения по правилам действует только 5 лет. Это указано в «Основных правилах…»^¹. Однако в настоящий момент идёт процесс составления новой номенклатуры, в которой будет указано, какие дела имеются в подразделениях, и какой у них срок хранения.

Отметим, что сотрудник ведомственного архива ТГУ, не проводит ЭЦД самостоятельно. ЭЦД проводится либо в структурах, отделах ТГУ в тот момент, когда в них накапливается множество документов и требуется освобождение места от документов временного хранения. К примеру, освобождение от журналов, переписки, имеющей малую ценность, т.е. документы, которые хранятся от 1 до 3 лет. Для этого в отделе созывается экспертная комиссия, которая решает вопрос о списании временных документов. Документы постоянного хранения не списываются, а сдаются в ведомственный архив ТГУ.

Один раз в 5 лет ведомственный архив ТГУ проводит обработку документов постоянного срока хранения, именно в этот период проходит экспертиза ценности документов по отбору на постоянное хранение. Эту экспертизу проводят работники Государственного архива Томской области (ГАТО).

Для проведения ЭЦД ведомственный архив ТГУ заключает договор с ГАТО, по которому сотрудники ГАТО обязаны собрать, отобрать дела полистно. При ЭЦД важен полистный просмотр дел, поскольку часто документы очень часто теряются.

Работники ГАТО отбирают документы на постоянное хранение, затем описывают. Результатом экспертизы ценности является создание следующих описей:

1) описи документов по личному составу, к примеру, описи на студентов;

2) опись №1 документов постоянного срока хранения.

Также составляются акты на выделение документов к уничтожению. В акте на выделение к уничтожению проставляется:

1) гриф утверждения (обычно акты утверждаются руководителем, директором ведомственного архива);

2) далее указывается вид документа;

3) название;

4) основание, по которому уничтожаются документы

5) форма, в которой прописывается порядковый номер, заголовки документов и дел (групповые или индивидуальные), индекс дел по номенклатуре, описи; крайние даты, индекс дела по номенклатуре, количество документов и дел, срок хранения и номера по перечню;

На последней странице указывается количество выделенных к уничтожению документов цифрами и прописью, и за какой год; также подпись председателя экспертной комиссии, составитель, дата и согласование экспертной комиссии.

15 апреля 2001 г. в ТГУ было утверждено положение о постоянно действующей экспертной комиссии Томского государственного университета.

Комиссия создана для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России. Комиссия должна проводить отбор управленческой, научно-технической, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемой и другой специальной документации, находящейся на ведомственном хранении в ТГУ.

Эта Комиссия постоянно действующая и является совещательным органом в ТГУ.

Персональный состав экспертной комиссии (ЭК) назначается приказом ректора ТГУ из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством ректора.

Основные функции ЭК:

1) ЭК разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации;

2) рассматривает предложения и представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими документами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими документами;

3) осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений;

4) рассматривает предложения и вносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

5) организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических документов по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации ( в том числе научно-технической документации и специальной документации) в ТГУ;

6) рассматривает и выносит решение об одобрении:

а) сводных описей для постоянного хранения, в том числе спецдокументации;

б) перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

в) актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;

г) актов об утрате или исправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

д) описей на документы по личному составу;

е) графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

ж) нормативно-методических разработок по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторов, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

7) совместно с Управлением делами и Управлением кадров организует для сотрудников ТГУ консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Отметим, что ЭК ТГУ работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного управления Администрации Томской области.

Все заседания ЭК протоколируются и считаются правомочными в случае, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК.

Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование её документов, ответственность за сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

На основании положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии документов, их отбора и подготовки для архивного хранения в подразделениях 21 мая 2004 г был принят приказ №390 «О составе центральной экспертной комиссии (ЦЭК)». Согласно приказу, в состав экспертной комиссии должны войти председатель, заместители председателя и члены комиссии. Членами комиссии являются методисты, лаборанты, секретари от каждого подразделения университета.

Как уже было сказано, любое заседание экспертной комиссии протоколируется. Так, в протоколе указывается основание или повестка дня, к примеру, рассмотрение описей дел по личному составу. Затем указывается состав комиссии. Далее какие вопросы обсуждали, какие решения предложили по данным вопросам и, наконец, какое решение было принято.

Итак, подводя итог всему вышесказанному, заметим, что в ведомственном архиве ТГУ, существуют недостатки в правовом и нормативно-методическом обеспечении. Один из них, это устаревшая номенклатура дел (2001). Также в ведомственном архиве используются устаревшие положения о постоянно действующей экспертной комиссии (2001).

Следует отметить, что сама процедура экспертизы ценности документов сотрудником архива не проводится, поскольку как уже было сказано, ей занимаются работники ГАТО, либо же сотрудники в структурах университета перед сдачей документов в ведомственный архив ТГУ..

Однако ведомственный архив ТГУ документов использует существующие федеральные законодательные акты, положения, приказы, внутреннюю документацию, необходимую для обеспечения экспертизы ценности документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Закономерное появление множества документов в организации порождает необходимость проведения экспертизы ценности документов (ЭЦД).

ЭЦД позволяет отобрать ценные документы от неценных, обозначить сроки их хранения, а также передать всю необходимую документацию на вечное (постоянное) хранение.

Помимо этого, экспертиза ценности документов предполагает, с одной стороны, освобождение архива от документов истекшего срока хранения, т.е. проведение процедуры выделения к уничтожению, с другой стороны, обеспечивает его максимально полное комплектование.

Кроме того, регулирование ЭЦД осуществляется с помощью нормативно-методического и правового обеспечения, которое включает в себя достаточно широкий спектр законодательных актов, положений, приказов, методических разработок и пр. Это ещё раз подтверждает сложность процесса ЭЦД.

Отметим, что не менее трудна и сама процедура организации и проведения экспертизы ценности документов. Сложность ЭЦД, во-первых, заключается в определении критериев, по которым осуществляется отбор документов. Во-вторых, в самой процедуре формирования описей дел после ЭЦД, где сотрудник должен быть предельно внимателен при заполнении какого-либо документа.

На практике, в частности в ведомственном архиве ТГУ, реализация ЭЦД проходит по иному, нежели это указано в законодательстве.

Во-первых, сама ЭЦД как таковая, в ведомственном архиве ТГУ не проводится. Однако, она проводится сотрудниками отделов, подразделений университета перед сдачей документов в архив и сотрудниками ГАТО при отборе документов на постоянное хранение.

Во-вторых, в архиве ТГУ преобладает устаревшая документация, в частности, номенклатура дел, принятая в 2001, хотя по законодательству номенклатура должна меняться 1 раз в 5 лет. Также существует устаревшее положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии.

С другой стороны, в ведомственном архиве ТГУ своевременно проводится сама процедура экспертизы ценности, т.е. составляются описи, акты на уничтожение дел.

Вцелом же, несмотря на различия процессов ЭЦД в теоретическом и практическом плане, в ведомственном архиве ТГУ реализация ЭЦД все же происходит.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ИСТОЧНИКИ:

1. ГОСТ Р 51141-98 [Электронный ресурс] : Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. URL:http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658, свободный.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Алексеева Е.В., Афанасьев Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. – М : ACADEMA, 2005.- 271 c.

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ:

1. BestPravo [Электронный ресурс] : постановление Правительства РФ от 03 марта 1993 №191. URL:http://www.bestpravo.ru/rossijskoje/rf-postanovlenija/y3v.htm, свободный.

2. Российская газета [Электронный ресурс] : Фед. закон от22 октября 2004 г. №125- ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации. URL:http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html, свободный.

3. Термика [Электронный ресурс] : Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. URL: ttp://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651, свободный.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Схема 1 – Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения^¹

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № __________ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за _____________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено_________________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с № _____________________________по № ________________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО CОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от_____________№_______ от_________________№__________

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Схема 2 – Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения^¹

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № __________ Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации

за _____________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с №________________________ по №____________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ № _______

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(справочное)

Схема 3 – Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу^¹

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № __________ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за _____________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с № _________________ по № _______________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от __________ № __________ от ______________ № __________

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

(справочное)

Схема 4 – Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению^¹

Документы в количестве _______________________________________________________ ед.хр.,

(цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в ____________________________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ №_______

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего

изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210×297 мм)

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

(справочное)

Схема 5 – Форма описи электронных документов постоянного хранения^¹

УТВЕРЖДАЮ

Протокол ЭПК _________________________________

(название архива)

____________ № ______________

Фонд №

Опись №

За ____________________ год

№

ед. учета

№ ед. хр

Заголовок ед. учета

Дата создания

Объем (Мбайт)

Формат данных

В данный раздел описи включено _______________________________ ед. учета с № _________ по № __________; (цифрами и прописью)

_________________________________ ед.хр. с № ______ по № _______ объемом ___________ Мбайт.

(цифрами и прописью)

Всего в опись включено _____________________________________ед. учета с № __________ по № __________;

(цифрами и прописью)

___________________________ ед.хр. с № _______ по № _______ объемом ___________ Мбайт.

(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК) организации № _____________________ Формат А4 (210297 мм)

Председатель ЭК (ЦЭК) организации ___________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

1 BestPravo [Электронный ресурс] : постановление Правительства РФ от 03 марта 1993 №191//Информационно-праовой портал. URL:http://www.bestpravo.ru/rossijskoje/rf-postanovlenija/y3v.htm (Дата обращения: 18.04.2012).

1 Термика [Электронный ресурс] : Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // Информационно-справочный портал: Делопроизводство и электронный документооборот URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651 (Дата обращения:17.04.2012).

2 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьев, Е.М. Бурова. Архивоведение : для студентов учреждений начального и среднего профессионального образования. М., 2005. С. 49.

1Термика [Электронный ресурс] : Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // Информационно-справочный портал: Делопроизводство и электронный документооборот URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651 (Дата обращения:17.04.2012).

2 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьев, Е.М. Бурова. Указ. соч. С.87.

1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьев, Е.М. Бурова. Указ. соч. С.88.

2 ГОСТ Р 51141-98 [Электронный ресурс] : электрон. текст. данные/Делопроизводство и архивное дело термины и определения. URL:http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658 (Дата обращения: 15.04.2012).

3 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьев, Е.М. Бурова. Там же. С. 88.

1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьев, Е.М. Бурова. Указ. соч. С.89.

2 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьев, Е.М. Бурова. Там же. С.90.

3Термика [Электронный ресурс] : Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // Информационно-справочный портал: Делопроизводство и электронный документооборот URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651 (Дата обращения:17.04.2012).

1Термика [Электронный ресурс] : Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // Информационно-справочный портал: Делопроизводство и электронный документооборот URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651 (Дата обращения:17.04.2012).

2 Российская газета [Электронный ресурс] : Фед. закон от 22 октября 2004 г. №125- ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации. URL:http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html (Дата обращения: 14.04.2012).

1Термика [Электронный ресурс] : Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // Информационно-справочный портал: Делопроизводство и электронный документооборот URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651 (Дата обращения:17.04.2012).

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 67 / 77

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

#
30.05.201563.61 Кб35Эссе по политологии.rtf
#
17.09.201994.21 Кб6эссе.doc
#
15.08.2019742.91 Кб18Этика. ч. 3. Титова_прав..doc
#
15.08.2019665.09 Кб16Этика.ч. 1 прав..doc
#
30.09.201973.22 Кб4Этический кодекс антрополога.doc
#
17.09.2019181.25 Кб6ЭЦД в ворганизации.doc
#
27.10.2018388.14 Кб11Юсупов Тимур Диплом.docx
#
13.11.2019692.74 Кб14Ющенко О.И..doc
#
30.05.201538.4 Кб25яз.конспекты[1].doc
#
26.03.2016445.44 Кб20язык разговора.doc
#
30.04.201938.69 Кб12Языковое сознание.docx