Глава 2 Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве Томского государственного университета (тгу)

2.1 Организация экспертизы ценности документов в ведомственном архиве тгу

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев, изложенных в «Основных правилах…», с целью определения сроков их хранения и значимости. Иначе говоря, ЭЦД в ведомственном архиве ТГУ производится путём отбора из множества документов ценных и неценных.

Ценные документы – документы, которые отражают либо историю Томского государственного университета, либо касаются известных людей, сотрудников, студентов. Такие документы относятся к группе документов долговременного срока хранения.

К документам долговременного хранения относятся документы по личному составу, бухгалтерские документы, кадровские, хранящиеся в архиве 75 лет.

К документам по личному составу относят личные дела сотрудников, студентов, которые составляют основную массу документов в ведомственном архиве ТГУ. Следует отметить, что личные дела студентов сдаются в архив только после окончания ими университета или же отчисления. В текущем делопроизводстве, а точнее в отделе кадров, хранятся документы студентов, обучающихся в университете.

К кадровским документам относят карточки формы Т2, где хранятся основные сведения о сотрудниках университета, невостребованные трудовые книжки. Последние по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»¹ хранятся 50 лет, однако все относятся к группе документов долговременного срока хранения.

Ценными считаются и документы, содержащие историческую ценность и значимость. Такие документы относят к группе документов постоянного срока хранения, т.е. вечного хранения. Очевидно, что такие документы предоставляют возможность изучать историю создания и развития Томского государственного университета. К примеру, устав, различные положения, протоколы кафедр, деканатов, в которых отражаются решение важных вопросов; протоколы заседания учёных советов, приказы по основной деятельности, годовые планы, годовые отчеты, статистические сведения, сметы, отражающие расходы по университету, штатные расписания, отражающие структуру университета и др. На такие документы составляется отдельная опись под №1.

Поскольку ведомственный архив ТГУ – организация республиканского подчинения, то вышеперечисленные документы хранятся в нём по положению об архивном фонде РФ 15 лет.

После отбора документов на вечное хранение по описи производится их передача в Государственный Архив Томской области (ГАТО).

Документы ценные (постоянного и долговременного хранения) отделяют от документов временного хранения, т.е. таких, которые хранятся от 1 года до 5 лет. Такие документы чаще всего в архив не поступают, т.к. оседают в структурах университета. В структурах университета сотрудники по истечению сроков хранения таких документов так же, как и в архиве производят ЭЦД, т.е. обор документов, подлежащих дальнейшей сохранности или уничтожению. На документы, срок хранения которых истёк, составляются акты на уничтожение и списывают их.

Результатами ЭЦД являются акты на уничтожение и описи, составляющиеся на документы особой важности.

Как уже было сказано, отдельно составляется опись на дела постоянного хранения – опись №1 и опись на личный состав (студентов, сотрудников, аспирантов и т.д.).